Особенности заполнения полей запросной формы 

Внимание. Указанные в данном разделе названия вершин и листьев дерева критериев, а также принадлежность листьев той или иной вершине дерева соответствуют значениям, заданным по умолчанию при инсталляции системы. Работая со справочником Настройка реквизитов, системный технолог может изменить названия тех или иных критериев и их расположение в дереве.

  1. В режиме поиска для всех параметров, устанавливаемых выбором из какого-либо справочника, возможен выбор нескольких значений. Например, при поиске документов по такому реквизиту, как Группа документов может быть выбрано несколько групп документов. При этом в результате поиска будут отобраны документы, отнесенные при регистрации хотя бы к одной из указанных групп (правило логического ИЛИ).
  2. Если количество одновременно выбранных из справочника элементов превышает максимально допустимое число (около 20 элементов), система сформирует сообщение с предложением сократить их число.
  3. При поиске РК документов помимо реквизитов РК и поручений, в качестве критериев отбора можно задавать параметры картотек:
  • картотеки регистрации, в которых были зарегистрированы РК (данный критерий входит в вершину РК);
  • картотеки, в которых были сделаны записи журнала передачи документа (критерий Картотека журнала передачи входит в вершины РК, Общие, Журнал передачи).
  1. Поиск РК документов можно проводить по тем записям в журнале передачи документа, по которым был получен внутренний реестр передачи документов. Для этого из вершины Журнал передачи документа (данная вершина входит в вершины РК, Общие) требуется выбрать критерий Получен реестр и установить в его поле значение «Запись включена в реестр».
  2. Существует возможность проводить поиск по отсутствию в Журнале передачи документа записей определенного вида. Для этого используется критерий Нет записи в ЖПД о (он входит в вершину РК). В поле этого критерия следует выбрать вид записей, по отсутствию которых будет выполняться поиск. Если значение не выбрано, поиск будет выполняться по отсутствию любых записей. 

Внимание. Не рекомендуется использовать критерий Нет записи в ЖПД о совместно с другими критериями поиска по журналу передачи.

  1. При поиске РК документов следует учитывать, что реквизит Дата регистрации документа (поле от в РК) в режиме поиска преобразован в два критерия отбора: Дата регистрации РК и Год регистрации РК (оба критерия входят в вершину РК). 
  2. Аналогично, в режиме поиска РКПД реквизит Дата создания РКПД (поле От в РКПД) преобразован в два критерия: Дата создания и Год создания.
  3. Если при заполнении текстового поля требуется указать какой-либо служебный символ (И, ИЛИ, пусто, начало поля и т. д.), щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля, и из раскрывшегося списка выберите название нужного оператора.
  4. При поиске РК по значению поля Содержание процедура поиска иногда занимает большое количество времени. Чтобы сократить длительность этого процесса рекомендуется, наряду с критерием Содержание РК использовать такой критерий отбора, как Ключевое слово в кратком содержании (оба критерия принадлежат вершине РК). 

В поле Ключевое слово указывается одно слово (часть слова), находящееся в тексте краткого содержания искомой РК, а в поле Содержание РК – какой-либо фрагмент этого текста. В процессе поиска сначала отбираются РК, в кратком содержании которых находится указанное ключевое слово (часть слова), а затем среди отобранных карточек проводится поиск РК по значению, указанному в поле Содержание РК.

При заполнении поля Ключевое слово следует руководствоваться следующими правилами: 

  • если требуется провести поиск по началу слова, введите первые буквы этого слова в поле Ключевое слово, завершив ввод символом *;
  • если необходимо осуществить поиск по фрагменту слова, введите часть этого слова, начав и завершив ввод символом *.
  1. При выборе в качестве критерия отбора регистрационного номера документа (проекта документа), поле этого критерия заполняется по правилам, изложенным ниже:

Введите в поле соответствующего реквизита номера искомых РК (РКПД), разделяя их пробелами. При этом достаточно вводить только порядковые номера, опуская все предшествующие элементы номера. При вводе нескольких номеров подряд можно ввести только первый и последний номер, разделив их двоеточием, например: 2 5:18 41. В этом случае будут отобраны все РК с порядковыми номерами 2, 41 и с 5 по 18. 

При поиске РК с шаблоном формирования регистрационных номеров «Свободный номер» (заведение регистрационных номеров проводилось вручную) руководствуйтесь правилами заполнения текстовых полей.

  1. В режиме поиска для реквизитов типа «Дата» можно задавать условия поиска с учетом состояния данного реквизита в РК (реквизит не заполнен; реквизит заполнен, но его значение не учитывается; реквизит заполнен и его значение попадает в установленный диапазон).

Поля таких реквизитов имеют следующий вид:

Если из раскрывающегося списка поля Дата… выбрать значение «пусто», в результате поиска будут отобраны  только те карточки, в которых данный реквизит остался незаполненным.  Поля с и по, расположенные справа, при этом, будут недоступны для редактирования.

При выборе значения «не пусто» будут рассматриваться только те РК, в которых данный реквизит заполнен, но значение этого реквизита не будет учитываться при поиске. Поля с и по в этом случае будут также недоступны для установки значений.

Внимание. Для некоторых критериев (например, Дата регистрации РК, Дата резолюции) значения «пусто» и «не пусто» не существуют.

При выборе значения «диапазон дат» в полях с и по, расположенных справа, требуется указать границы временного диапазона, в который должны попасть значения соответствующего поля искомых объектов. Поля с и по заполняются вводом с клавиатуры или выбором из календаря.

При выборе значений типа «сегодня + N дней», «+ N дней и ранее» и «+ N дней и позднее», справа от поля Дата… появляется дополнительно поле N=, в котором следует указать конкретное количество дней, которое будет отсчитано от текущей даты для определения временного диапазона по выбранному алгоритму. 

Например, 28 мая требуется найти РКПД, в которых плановая дата попадает в период «до 30 мая». Для этого в поле Плановая дата установите значение «+ N дней и ранее», а в поле N= – значение «2». При этом поле с останется незаполненным, а в поле по появится дата, рассчитанная по следующей формуле: текущая дата (28/05/2006) + 2 дня = 30/05/2006. 

В полях типа «Дата» можно задавать конкретный диапазон дат:  «сегодня», «текущая неделя», «предыдущий месяц» и т.д. При этом в полях с и по автоматически устанавливаются соответствующие значения, рассчитанные от текущей даты. 

При сохранении и повторном использовании поисковых запросов, в которых критерии типа «Дата» были заданы подобным образом, значения, определяющие вид временного интервала («сегодня», «текущая неделя», «предыдущий месяц» и т.д.) остаются неизменными, а значения полей с и по автоматически пересчитываются с учетом текущей даты.

  1. При поиске РК и поручений существует возможность отбора поручений с просроченной датой их исполнения или просроченной датой отчета исполнителя:
  • Для поиска РК и поручений с просроченной датой исполнения из вершин Резолюции, Контрольность выберите критерий Нарушение срока исполнения. В правом поле данного критерия введите количество дней, соответствующее разнице между плановой датой исполнения поручения и фактической. В левом поле укажите, какие именно поручения должны быть отобраны в результате поиска: поручения, у которых эта разница равна указанному количеству дней, меньше его, больше и т.д. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
  • Для поиска РК и поручений с просроченной датой отчета исполнителя из вершин Поручения, Исполнение выберите критерий Нарушение срока отчета. В правом поле данного критерия введите количество дней, соответствующее разнице между промежуточной датой исполнения поручения и датой отчета исполнителя. В левом поле укажите, какие именно поручения должны быть отобраны в результате поиска: поручения, у которых эта разница равна указанному количеству дней, меньше его, больше и т.д. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
  1. Существует возможность искать поручения по уровню. Для этого из вершины Основные реквизиты РК, Поручения выберите критерий Уровень поручения. В правом поле данного критерия введите искомый уровень поручения. В левом поле критерия укажите, какие именно поручения должны быть отобраны в результате поиска: поручения, уровень которых больше-равно либо меньше-равно указанному значению. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
  2. В правом поле критерия необходимо вводит любое числовое значение не менее 1. Самым верхним уровнем поручения на РК является поручение 1-го уровня.
  3. Существует возможность искать РК и поручения по наименованию исполнителей поручений. Для этого из вершин Основные реквизиты РК, Поручения, Исполнение выберите критерий Исполнитель. К левому краю поля Исполнитель примыкает кнопка Внутр./Внеш.. Щелкните на этой кнопке и из раскрывшегося списка ее значений выберите категорию исполнителя - Внутренний или Внешний. В поле Исполнитель введите выбором из справочника наименование исполнителя поручения. Внутренние исполнители выбираются из справочника Подразделения. Значением может быть как подразделение, так и конкретное должностное лицо – сотрудник подразделения. Внешние исполнители выбираются из справочника Список организаций. Значением может быть как организация, так и конкретное должностное лицо – сотрудник организации. Если в поле Исполнитель задано наименование организации/подразделения, то при поиске будут отобраны РК или поручения, в которых исполнителем является заданная организация/подразделение или же какие-либо сотрудники заданной организации/подразделения.
  4. При поиске РКПД по реквизитам Визировал и Подписал, с помощью кнопки, находящейся перед полем реквизита, указывается категория визирующего/подписывающего – внешний или внутренний.
  5. Отбор РК и РКПД можно проводить по значениям дополнительных реквизитов (вершина Доп. реквизиты). РК также можно отбирать по значениям дополнительных реквизитов тематических рубрик (вершина Доп. реквизиты тем). Эти вершины содержат все доп. реквизиты РК, РКПД и рубрик, созданных системным технологом в справочнике Настройка реквизитов.
  6. Задавая в качестве критериев отбора РК значения дополнительных реквизитов РК и/или рубрик, руководствуйтесь следующими правилами:
  • Если в качестве критерия отбора используется дополнительный реквизит типа «число», заполняются поля ОТ и ДО, соответствующие данному реквизиту. 

Если требуется найти РК, в данном поле которых введено определенное число (например, 200), введите это число в оба поля (ОТ и ДО).  

Эти правила распространяются и на поиск по реквизитам типа «число», значения которых ограничены списком фиксированных элементов.

  • Если в качестве критерия отбора используется дополнительный реквизит типа «дата» руководствуйтесь правилами, приведенными в п. 8. 
  • Правила заполнения распространяются на поиск по реквизитам типа «текст», значения которых ограничены списком фиксированных элементов.
  • Поиск РК по значению доп. реквизита типа «из справочника» выполняется по правилам поиска по текстовому полю, т.к. значения этого реквизита имеют текстовый формат.
  1. В режиме поиска поля-флажки могут иметь следующие значения:

 – прямое значение флажка;

 – обратное значение флажка.

 - значение флажка в поиске не учитывается.

  1. Поиск РК и РКПД можно проводить по тексту прикрепленных к ним файлов. Для этого в поле реквизита Текст файла укажите искомое значение. В режиме поиска РК документов данный реквизит находится в вершинах Основные реквизиты РК, РК, Общие, Файлы. В режиме поиска РКПД – в вершине Основные реквизиты РКПД.

Поиск РКПД можно проводить по наименованиям адресатов. Для этого из вершины Основные реквизиты РКПД выберите один из следующих критериев:

  • Организация, если требуется провести поиск РКПД, по внешнему адресату – организации. В поле критерия выберите из справочника Организации наименование нужной организации.
  • Кому, если требуется провести поиск РКПД, по внутреннему адресату – сотруднику подразделения или подразделению.  В поле критерия выберите из справочника Подразделения наименование нужного должностного лица или подразделения.
  • Гражданин, если требуется провести поиск РКПД, по внешнему адресату – гражданину. В поле критерия выберите из справочника Граждане наименование нужного гражданина.

21. При поиске РК пользователь может отобрать РК, в котрых им были прочтены/не прочтены определенные объекты:

  • РК – поиск РК, которые были/не были прочтены текущим пользователем, ведется с помощью критерия Отм. О прочтении РК;
  • Поручения - поиск РК, имеющих хотя бы одно поручение, которое было/не было прочтено текущим пользователем, ведется с помощью критерия Отм. О прочтении поручения;
  • Отчеты - поиск РК, имеющих хотя бы один отчет исполнителя поручения, который был/не был прочтен текущим пользователем, ведется с помощью критерия Отм. О прочтении отчета;

По аналогичным критериям можно проводить поиск поручений.

Аналогично можно проводить поиск прочтенных/не прочтенных текущим пользователем РКПД по критерию Отм. О прочтении РКПД.

22. При поиске РК вида «Письма граждан» по наименованию корреспондента-гражданина для заполнения поля поискового реквизита Корреспондент (гр) можно использовать автопоиск. Введите фрагмент наименования гражданина в поле и нажмите клавишу Enter. Будет выполнен автопоиск элемента справочника Граждане. Если найден один элемент, он будет введен в поле реквизита. Если найдено более одного элемента или, наоборот, не найдено ни одного, откроется окно выбора из справочника Граждане, в котором в секции поиска будет установлен введенный фрагмент наименования гражданина.