Проверка входящего документа на повторность его регистрации

При регистрации входящего документа проводится проверка данного документа на повторность его регистрации. Такая проверка осуществляется только после заполнения полей Корр., Исх. № и Дата. Если в результате проверки в БД системы будут обнаружены ранее зарегистрированные документы с сочетанием таких же значений указанных полей, их список будет выведен на экран. Найденные документы можно просмотреть и, при необходимости, связать с текущим документом.

 

Замечание. Проверка повторности не выполняется, если в поле Исх. № не введено значение. При регистрации документов, не имеющих исходного номера, в поле Исх. №  рекомендуется вводить какое-нибудь стандартное значение (например, БН или Б/Н). Если это значение, обозначающее отсутствие исходного номера, будет всегда одинаковым, оно тоже будет участвовать в проверке повторности. При проверке регистр значения не имеет (БН=бн=Бн)

Проверка на повторность регистрации проводится автоматически в следующих случаях:

  • если пользователь заполняет раздел Корреспонденты непосредственно в окне РК и использует клавишу Tab для перехода от одного поля к другому. Проверка будет выполнена после заполнения полей Корр., Исх. № и Дата и перемещения курсора в поле Подписал. В этом случае открывается соответствующее окно.
  • если ввод информации о корреспонденте осуществлялся в окне Корреспонденты (проверка выполняется при закрытии данного окна). В этом случае открывается соответствующее окно.
  • при сохранении РК (в случае установки флажка Автоматически вызывать проверку повторности РК в настройках параметров пользователя на закладке Регистрация → Доп. операции).

В этом случае выдается окно запроса. При щелчке на кнопке Да РК связывается с РК перечисленных документов и сохраняется в базе данных. Щелчок на кнопке Нет записывает РК без установления связок. Щелчок на кнопке Отмена открывает окно Первичные документы.  

При необходимости, проверку документа на повторность его регистрации можно запустить вручную. Для этого заполните поля Корр., Исх. № и Дата и выберите из меню Действия команду Проверить повторность или щелкните кнопку  на панели инструментов окна РК (или нажмите клавиши Ctrl + F10). 

Если аналогичные документы (т.е. документы, совпадающие с текущим документом по значению полей Корр., Исх. № и Дата) уже были зарегистрированы в системе, откроется окно, содержащее список записей об РК этих документов – список первичных документов.

Чтобы просмотреть РК того или иного первичного документа, откройте ее двойным щелчком мыши.

Чтобы отказаться от регистрации без просмотра РК, щелкните кнопку Отказ от регистрации. Произойдет закрытие окна Первичные документы и окна регистрировавшейся РК без ее сохранения. 

Отказ от регистрации повторного документа с просмотром РК:

  1. Находясь в окне Первичные документы, откройте РК нужного первичного документа.
  2. Выберите из меню Действия команду Отменить рег. повторной РК или щелкните кнопку  на панели инструментов (данная команда и соответствующая ей кнопка присутствуют только в окне РК, открытой из окна Первичные документы). На экране появится запрос:
  3. Щелкните на кнопке Да, чтобы оказаться от регистрации повторного документа. 

Если Вы в текущей картотеке обладаете правом Редактирование РК той группы документов, к которой относится первичный документ, то окно РК повторного документа закроется, а окно РК первичного документа будет переведено в режим редактирования. Если требуется, внесите дополнительную информацию в РК первичного документа. 

Если у Вас в текущей картотеке нет права редактирования РК той группы, к которой относится первичный документ, окно РК повторного документа закроется, а на экране появится окно ограниченного редактирования реквизитов первичного документа.

  1. При необходимости отредактируйте значения полей Состав, Доставка, Примечание, установите / снимите флажки Без досылки бумажного экземпляра и Срочно.
  2. Введите в Журнал передачи документа данные о его передаче внутренним адресатам. Для этого щелкните кнопку  справа от таблицы Отметить передачу и в открывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения выберите нужных адресатов. В графе Вид для каждого выбранного внутреннего адресата автоматически будет установлено значение, определяющее, что именно передается этому адресату: оригинал или копия документа. Если требуется изменить данное значение, щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе графы Вид, и в открывшемся списке выберите другое значение.
  3. Если Вы в текущей картотеке обладаете правом Пересылка РК, то в нижней части окна ограниченного редактирования реквизитов РК будет находиться секция Переслать. Если требуется, перешлите РК текущего документа для ознакомления в другие подразделения (должностным лицам других подразделений). Для этого, щелкните на кнопке , расположенной справа от секции, и в отрывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения выберите нужных адресатов.
  4. Завершив редактирование РК первичного документа, сохраните введенную информацию, щелкнув на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна ограниченного редактирования реквизитов.

Если требуется зарегистрировать повторный документ и связать его с каким-либо первичным документом:

  1. В окне, содержащем список записей о первичных документах, в поле Тип связки укажите название нужного типа связки (по умолчанию в этом поле установлено значение «Первичный»). 
  2. Выделите строку РК нужного документа (можно выделить строки нескольких документов) и щелкните кнопку Связать (кнопка Отменить предназначена для выхода из списка первичных документов без установки связки). 

Окно Первичные документы закроется. Произойдет возврат к окну регистрируемого документа, данные об установленной связке будут введены в поле Связки. 

Если регистрируемый документ связан с выбранным документом связкой «Первичный – Повторный» (связкой, предложенной системой по умолчанию), в верхней части окна его РК появится метка – , показывающая, что данный документ является повторным документом.