Регистрация проекта документа

Регистрировать проекты документов могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Исполнение поручений. 

Проект документа можно зарегистрировать:

  • В функции Кабинеты (в папке Управление проектами);
  • Из РК обычного документа. При этом РКПД связывается с инициативной РК связкой, имеющей категорию «Исполнение»;
  • Из любой РКПД, которую можно найти с помощью функции Поиск, в личных папках пользователя или в функции Регистрация документов (в задаче Проекты);
  • Из приложения  MS Word .


Создание РКПД:

  1. Находясь в папке Управление проектами, выберите из меню Управление команду Создать РКПД или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется соответствующее окно.  

Окно содержит перечень групп документов, которые могут быть зарегистрированы как проекты документов (для таких групп в справочнике Группы документов установлен флажок Проекты документов и сформирован шаблон регистрационного номера).

Если этот перечень очень длинный, рекомендуется предварительно сформировать персональный список пользователя, состоящий из групп документов, которые могут быть зарегистрированы данным пользователем как проекты документов.

В этом случае, пользователь может установить в поле Список название данного списка и в верхней части окна отобразится перечень только тех групп документов, которые вошли в выбранный список.

  1. Выделите наименование нужной группы и щелкните кнопку Выбрать. Откроется окно РКПД выбранной группы документов. 

Новая РКПД автоматически получает статус «Создан». Данный статус будет сохраняться до тех пор, пока РКПД не будет отправлена на визирование или на подпись выбранным должностным лицам. 

  1. В поле Плановая дата введите дату, к которой проект документа должен пройти все необходимые стадии подготовки проекта и стать подписанным документом. Значение задается вводом с клавиатуры или выбором из календаря.
  2. В поле Исполнители укажите должностных лиц, являющихся исполнителями данного проекта документа. Работа с реквизитом Исполнители описана выше в п. «Исполнители РКПД». 
  3. Заполните поля реквизитов РКПД, руководствуясь правилами ввода информации.
  4. Если требуется, в разделе Файлы прикрепите электронные образы документов и, при необходимости, заверьте их электронной цифровой подписью. 

Если в настройках системы установлен переключатель Ввод виз / подписей только визирующим / подписывающим должностным лицом в положение Да, исполнитель проекта не может редактировать и удалять файлы, которые добавлены визирующими / подписывающими должностными лицами.

  1. В разделе «Управление проектом» введите визирующих и/или подписывающих должностных лиц. При необходимости, отправьте проект документа на визирование и/или подписание (см. соответствующие разделы ниже).
  2. Указав нужные реквизиты РКПД, и сформировав раздел «Управление проектом», сохраните введенную информацию. Для этого выберите из меню Файл команду Записать РКПД или щелкните кнопку  на панели инструментов РКПД.
  3. Если для текущей РКПД установлен параметр Автоматическая регистрация, и шаблон номера группы документов данной РКПД включает в себя индекс дела, при сохранении РКПД на экран будет выведено сообщение: «Индекс дела обязателен». 

Выберите из меню Файл команды Параметры РКПД, Индекс дела. Откроется соответствующее окно.

Щелкните кнопку  и в открывшемся окне справочника Номенклатура дел выберите нужную номенклатуру. Окно справочника закроется, а индекс выбранной номенклатуры будет установлен в поле Индекс дела. Щелкните на кнопке Записать. Выбранный индекс дела будет записан в БД системы и использован при автоматической регистрации проекта документа.