Особенности заполнения раздела «Корреспонденты» в РК входящих документов, поступивших от организаций

Заполнение раздела Корреспонденты в РК входящих документов, поступивших от организаций, имеет следующие особенности:

Поле Корр. является обязательным для заполнения. В нем указывается наименование организации, приславшей документ. Нужные значения выбираются из иерархического справочника Список организаций или из стандартного списка. Значения поля должны соответствовать листьям данного справочника.

Если при заполнении данного поля из справочника Список организаций (или из стандартного списка) были выбраны конкретные представители организации, в поле Корр. будет установлено название организации, а в поле Подписал – фамилии выбранных контактных лиц.

При этом если при заполнении справочника Список организаций в него были введены фамилии представителей организации, то при выборе этих представителей в качестве корреспондентов входящего документа в разделе Корреспонденты сформируется одна запись, в которой будет указано название организации и, через запятую, перечислены все выбранные представители этой организации. Если же фамилии каких-либо контактных лиц не были введены в справочник (указаны только их должность и/или подразделение), то для каждого из них сформируется отдельная запись, содержащая лишь название организации.

Для ускорения поиска организации в справочнике можно задать дополнительные параметры отбора. Для их установки щелкните кнопку на панели инструментов окна выбора значений из справочника Список организаций. Откроется окно с перечнем дополнительных параметров поиска. В двух верхних полях задаются критерии поиска по соответственно краткому и полному наименованиям организации.

Установив дополнительные параметры поиска, щелкните на кнопке Ввод.

Внимание. Если организация отсутствует в справочнике, следует либо добавить ее туда (если у Вас есть соответствующее право), либо обратиться за помощью к системному технологу.

При заполнении поля Корр. непосредственно в окне РК можно воспользоваться функцией контекстного автопоиска.

Если заполнение поля Корр. осуществлялось в окне РК, то значение, введенное в поле с клавиатуры, имеет синий цвет, заполненное из справочника – черный. Если Вы введете значение в данное поле с клавиатуры без обращения к справочнику Список организаций, то при сохранении РК система выведет следующее информационное окно:

Щелкните кнопку ОК и выполните проверку введенного значения, то есть найдите указанную организацию в справочнике и выберите ее. После выбора организации из справочника в поле Корр. будет помещено ее наименование.

В окне РК после заполнения поля Корр. кнопка , расположенная справа от этого поля, будет заменена кнопкой . При щелчке на этой кнопке открывается окно, содержащее подробную информацию об организации, название которой находится в данный момент в поле.
После заполнения обязательного поля Корр. для каждого корреспондента в соответствующих полях раздела можно указать дополнительную информацию (в окне РК для перехода от записи одного корреспондента к записи другого используйте сочетание клавиш Ctrl+↑ или Ctrl+, а в окне раздела – выделяйте строки нужных корреспондентов в таблице):

Исх.№ – исходящий номер поступившего документа. Заполняется вводом с клавиатуры;
Дата – дата отправки документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором значения из календаря;
Подписал – ФИО должностного лица, подписавшего документ. При заполнении этого поля нужное значение можно выбрать из списка ранее заданных в данном поле значений. Для этого введите в поле Подписал первые буквы нужной фамилии и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений, начинающихся с указанной последовательности букв.

Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать (или одновременно нажмите клавиши Ctrl + Enter). Выбранное значение скопируется в поле Подписал.

Если требуемой фамилии в списке нет, введите ее полностью с клавиатуры.

Внимание. Если при настройке параметров данного пользователя на закладке Корр./адресаты был установлен флажок Заполнять поле «Подписал» (Корреспондент) из справочника (см. гл. «Установка параметров группы «Корреспонденты/адресаты»), то при заполнении поля Корр. автоматически будет установлено значение поля Подписал. В него будет скопирована фамилия представителя организации-корреспондента, стоящего первым в списке контактных лиц.

Прим. – дополнительная информация. Значение вводится с клавиатуры.