Ввод резолюции

Ввод резолюции:

  1. Откройте РК нужного документа.
  2. Из меню Поручения выберите команду Ввести резолюцию или щелкните на кнопке , расположенной справа от кнопки  на панели инструментов раздела Поручение и из раскрывшегося списка выберите пункт Резолюцию. 

При работе с папками кабинета №№ 2–6, установите указатель  рядом с нужной РК в списке документов и щелкните на кнопке  на панели инструментов. Откроется окно резолюции.

 

Замечание.  Команду ввода новой резолюции можно вызвать с помощью контекстного меню, находясь в окне Кабинеты.

В центральной части окна расположена панель инструментов, на которой находятся кнопки:

Кнопка

Название или действие

Добавить исполнителя (выбрать исполнителя из справочника Пользователи или из списка);

Добавить внешнего исполнителя (выбрать исполнителя из справочника Организации или из списка);

Удалить исполнителя из списка;

Ответственный исполнитель – назначить выделенного в списке исполнителя ответственным исполнителем;

Переместить выше/ниже по списку выделенную строку; 

Просмотреть отчет;

Редактировать отчет;

Настройки пользователя (открыть окно Настройки пользователя, подзакладку Поручения закладки Кабинеты);

Журнал передачи документа (ведение журнала);

Редактировать примечание (кнопка отображается, если на подзакладке Кабинеты → Поручения в настройках пользователя установлен флажок Исполнители поручения: Показывать примечание);

Рассылать автору;

Рассылать резолюцию;

Рассылка в кабинет автора (рассылать документ в свой кабинет или нет).


Если установлена и запущена Подсистема управления процессами, в которой сконфигурированы процессы, настроенные на тип объекта «поручения РК» с возможностью запуска вручную, на окне поручения будет доступна кнопка  для запуска процессов вручную. Кнопка доступна только в режиме просмотра.

  1. В поле Автор укажите автора резолюции. 

По умолчанию поле называется Автор (внутр.) и служит для ввода внутреннего автора резолюции. Укажите ФИО должностного лица – внутреннего автора резолюции. Нужное значение выбирается либо из раскрывающегося списка, содержащего перечень должностных лиц, за которых Вы имеете право вводить резолюцию, либо из справочника Подразделения – это определяется Вашими правами и установкой параметров (подзакладка Поручения - флажок Выбор автора резолюции из списка).

Если установлен выбор из справочника Подразделения, то можно ввести фамилию и инициалы должностного лица с клавиатуры (при этом можно воспользоваться автопоиском). 

Для выбора из справочника:

  • щелкните на кнопке , примыкающей к правой границе поля. Откроется справочник Подразделения;
  • руководствуясь общими правилами выбора значений из справочников, выберите нужное должностное лицо.

Если в настройках пользователя на подзакладке Поручения закладки Кабинеты установлен флажок Автор резолюции от предыдущей резолюции, то в поле Автор по умолчанию будет установлено значение, заданное при вынесении предыдущей резолюции.

Если пользователь имеет право вводить резолюции за всех должностных лиц какой-либо организации (организаций), поле Автор можно переключить на режим ввода внешнего автора. Для этого щелкните на названии-кнопке Автор (внутр.) и в открывшемся списке выберите значение «Внешний». Название поля изменится на Автор (внеш.) (отметим, что обратное переключение режима поля выполняется так же). Введите внешнего автора резолюции, выбрав его из раскрывающегося списка. В списке содержатся ФИО представителей тех организаций, за которые пользователь имеет право вводить резолюции. Отметим, что если для одной организации зарегистрировано несколько представителей, все они попадут раскрывающийся список для выбора.

Поле Автор обязательно для заполнения.

Для перехода к следующему полю используйте клавишу Tab.

  1. В поле от введите дату вынесения резолюции. Данное поле обязательно для заполнения.

По умолчанию, в зависимости от настроек пользователя, в поле от может быть установлено значение, соответствующее текущей дате или равное значению этого поля в предыдущей введенной пользователем резолюции. Дату, установленную по умолчанию, можно отредактировать.

Если данное поле осталось незаполненным, введите нужное значение с клавиатуры или выберите его из календаря.

  1. В расположенное ниже поле введите с клавиатуры текст резолюции или нажмите клавишу Insert – откроется окно для выбора значения из справочника Стандартные тексты. Выберите текст.
  2. Справа от поля от находится кнопка, определяющая контрольность поручения. Кнопка может находиться в одном из трех положений: Не контрольное, Контрольное, Снято с контроля. При каждом щелчке на кнопке ее вид меняется.  

Первоначальное положение кнопки регламентируется переключателями На контроле / Не контрольное / От РК (родительского поручения) на подзакладке Кабинеты → Поручения в настройках пользователя.

  1. Правее расположена кнопка, определяющая конфиденциальность резолюции. Нажатая кнопка (помечена флажком) означает, что данная резолюция будет конфиденциальной. 

Если резолюция обозначена как конфиденциальная, право ее просмотра имеют только те пользователи, которые могут работать за фигурантов резолюции (т.е. вводить резолюции за ее автора, исполнять резолюции за ее исполнителей, контролировать исполнение за контролера). 

  1. При необходимости в поле Категория укажите категорию резолюции. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка.
  2. Введите, если требуется, плановую дату исполнения резолюции в поле Дата исполнения / Плановая.

 

Замечание.  Если в РК документа поле Факт. (фактическая дата исполнения документа) не заполнено, а в поле План (плановая дата исполнения документа) установлено какое-либо значение, то при вводе резолюции к этому документу это значение будет скопировано в поле Дата исполнения / Плановая. При необходимости, данное значение можно отредактировать или удалить. 

 

Внимание.  Если в настройках пользователя на подзакладке Кабинеты → Поручения установлен флажок Корректировать флаг контрольности поруч. при изменении План. и Факт. дат, то при вводе значения в поле Дата исполнения / Плановая поручение (если оно до этого момента не являлось контрольным) становится контрольным. У контрольных поручений кнопка, определяющая контрольность, принимает вид . Если флажок не установлен, контрольность поручения не меняется.

  1. Введите, если требуется, промежуточную дату исполнения резолюции в поле Дата исполнения / Промежуточная – по умолчанию при записи РК она устанавливается такой же, как плановая.
  2. Введите данные в поле Исполнители (назначьте исполнителей резолюции). Для этого щелкните кнопку  на панели инструментов или нажмите функциональную клавишу F2. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения (Должностные лица) или список должностных лиц. Выберите исполнителей из числа должностных лиц организации.

Чтобы указать внешних исполнителей, щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется окно выбора значений из справочника Организации и из списка организаций. В качестве исполнителя могут выступать как организация, так и отдельные ее представители. 

Для выбора исполнителя-организации выделите в списке наименование нужной организации и переместите его в нижнюю часть окна щелчком на кнопке , затем щелкните на кнопке Выбрать. Окно закроется, а в поле Исполнители будет указано название внешней организации-исполнителя.

Для выбора исполнителя-представителя организации, выберите в списке наименование нужной организации и дважды щелкните на нем. Откроется окно Подробная информация. В его секции Представители необходимо выбрать из списка представителя организации, который назначен внешним исполнителем, и щелкнуть кнопку Выбрать. Произойдет возврат к окну Выбор из справочника Организации, щелкните в нем кнопку Выбрать. Окно закроется, а в поле Исполнители будет указано название внешней организации и ее представителя.

Также можно выбрать исполнителей, используя расположенное ниже поле Исполнитель (внутр.) с использованием автопоиска. Выбранные организации и/или должностные лица будут указаны в качестве внутренних исполнителей. Если щелкнуть мышью на надписи Исполнитель (внутр.), появится меню, в котором можно выбрать вариант внешний, надпись изменится на Исполнитель (внеш.). В этом случае указанные в поле организации и/или должностные лица будут фиксироваться как внешние исполнители. 

После выбора исполнителей в поле Исполнители появится список выбранных организаций и/или фамилий должностных лиц (количество исполнителей отображается в заголовке секции «Исполнители» в скобках). В начале каждой строки списка стоит значок . В зависимости от того, является ли данный исполнитель владельцем какого-либо кабинета, значок будет цветным или серым. По умолчанию первый исполнитель указывается как ответственный – перед его фамилией стоит красный восклицательный знак .

Поле Исполнитель обязательно для заполнения.

Если на подзакладке Кабинеты → Поручения в настройках пользователя установлен флажок Исполнители поручения: Показывать примечание), в таблице в секции Исполнители будет отображаться графа Примечание. При создании новых записей в журнале передачи документов на основании данных об исполнителях поручения – информация из графы Примечание копируется в поле примечания новой записи журнала передачи документов. 

Чтобы заполнить графу, щелкните кнопку Редактировать примечание на панели инструментов секции. Откроется соответствующее окно. Заполните графу Примечание для нужного исполнителя и щелкните кнопку Записать.

  1. Внесите, если требуется, изменения в составленный список исполнителей:
  • назначьте другого ответственного исполнителя. Для этого выделите требуемую строку и щелкните кнопку  на панели инструментов или нажмите клавишу F5;
  • у поручения может не быть ответственного исполнителя, чтобы отобразить данную ситуацию – выделите исполнителя, по умолчанию назначенного системой ответственными, и щелкните кнопку  на панели инструментов или нажмите клавишу F5;
  • если в качестве ответственного необходимо указать еще одного исполнителя – выделите его в списке исполнителей и нажмите сочетание клавиш Ctrl + F5;
  • если ответственными надо назначить всех исполнителей – нажмите сочетание клавиш Shift + F5. Повторное нажатие приводит к снятию признака ответственности у всех исполнителей.
  • измените порядок строк в списке, выделяя строки и щелкая на кнопках  требуемое число раз;
  • удалите исполнителя из списка, выделив строку и щелкнув кнопку  или нажав сочетание клавиш Ctrl+Del. Появится системный запрос на подтверждение удаления. Подтвердите операцию.
  1. Внесите в журнал отметку о передаче документа (оригинала или копии) исполнителям. Для этого щелкните на кнопке .
  2. В зависимости от пользовательских настроек, будут доступны (или недоступны) кнопки , ,  в правом верхнем углу секции Исполнители. 

Чтобы запись об РК с резолюцией попала в кабинет к исполнителю (в папку Поступившие) и контролеру (в папку На контроле), установите флажок на кнопке Рассылать резолюцию . В противном случае, запись об РК останется только в текущем  кабинете.

Эту возможность можно использовать, в том случае, когда нужно зарегистрировать документ, имеющий уже исполненную резолюцию. Исполненной, в данном случае, считается резолюция, в которой в момент ввода одновременно вводится плановая и фактическая даты исполнения.

Если кнопка Рассылать резолюцию не нажата, то кнопки Рассылать автору и Рассылать исполнителям в каб. автора будут заблокированы.

 

Внимание.  Флажок на кнопке Рассылать резолюцию устанавливается и снимается только в режиме ввода резолюции. Последнее его состояние запоминается для использования в качестве значения по умолчанию при вводе следующих резолюций.

Для рассылки РК исполнителям в кабинет автора резолюции установите отметку на кнопке . После такой рассылки в папке На исполнении кабинета автора резолюции появится новая запись.

Если исполнитель и автор контрольной резолюции являются владельцами одного кабинета, то можно не рассылать резолюции в свой кабинет, т. е. не перегружать папку На исполнении. В этом случае запись об РК документа сохранится только в папке На контроле, а отчеты исполнителей могут вводиться из этой папки. Для отмены рассылки щелчком снимите флажок на кнопке . Кнопка изменится на . Повторный щелчок восстановит вид кнопки – признак того, что рассылка в свой кабинет производиться будет.

Нажатая кнопка Рассылать автору  означает, что резолюция будет отослана в кабинет ее автора в папку На контроле (эта функция может использоваться, например, если сотрудник, вводящий резолюцию, и ее автор являются владельцами разных кабинетов).

  1. В поле Контроль выбором из справочника или при помощи автопоиска укажите должностное лицо, на которое возложена функция контроля за исполнением резолюции. Если резолюция является контрольной, то данное поле обязательно для заполнения.

При установке признака контрольности в поле (если оно еще пустое) автоматически указывается должностное лицо, прописанное в безымянном поле на подзакладке Кабинеты → Поручения в настройках пользователя. Если поле в настройках пустое и поле Контроль остается незаполненным, система при сохранении резолюции выдаст запрос: 

Щелчок на кнопке Да приведет к тому, что контролером резолюции будет назначен ее автор; щелчок на кнопке Нет – вернет пользователя к окну резолюции. 

  1. В поле Состояние исп. устанавливается уровень исполнения резолюции, выбираемый из справочника Состояние исполнения (поручения).
  2. Если требуется, заверьте свою резолюцию ЭЦП. 
  3. Завершите ввод резолюции, щелкнув кнопку Записать. 

Если в вашей системе «ДЕЛО» контрольность документов определяется контрольностью их поручений (Правило 1), то характер этой зависимости может быть как абсолютным, так и картотечным.

При абсолютной зависимости ­– документ автоматически ставится на контроль во всех картотеках, в которых находится запись о его РК, если хоть одно поручение первого уровня этого документа является контрольным (поручениями первого уровня являются пункты и резолюции; поручениями второго и ниже уровней – подчиненные резолюции).

При картотечной зависимости – документ автоматически ставится на контроль только в тех картотеках, которым принадлежат его контрольные поручения (независимо от их уровня). Таким образом, документ может менять свою контрольность, в зависимости от того, в какой картотеке пользователь его видит.

При сохранении контрольной резолюции, которая (по описанным выше правилам) влияет на контрольность документа, если в РК документа поле План (плановая дата исполнения документа) осталось незаполненным, а в поле Дата исполнения / Плановая в окне резолюции дата проставлена, на экран будет выведен запрос:

При щелчке на кнопке Да значение, уставленное в поле Дата исполнения / Плановая в окне резолюции, будет скопировано в поле План РК документа. При щелчке на кнопке Нет поле План в окне РК остается незаполненным.

Если в вашей системе «ДЕЛО» контрольность документов устанавливается вручную и вы обладаете абсолютным правом Постановка на контроль, то при записи контрольной резолюции система выведет на экран предложение установить контрольность и для документа:

Чтобы поставить документ на контроль, щелкните на кнопке Да. Для отказа – на кнопке Нет.

Если документ имеет несколько контрольных резолюций, такое сообщение будет выводиться при сохранении каждой из них. Если, сохраняя одну из этих резолюций, вы решили изменить контрольность документа и щелкнули на кнопке Да, то при сохранении других контрольных резолюций документа, данное сообщение выводиться уже не будет.

При постановке документа на контроль значение, введенное в поле Дата исполнения / Плановая окна резолюции, автоматически копируется в поле План окна РК и становится плановой датой исполнения документа.

 

Замечание.  Правило, по которому определяется контрольность документов в Вашей системе, указано в модуле «Справочники», в окне Параметры системы (см. Руководство технолога). Это правило устанавливается при создании базы данных системы и может быть изменено только системным администратором.  

Если ввод резолюции производился из какой-либо папки функции Кабинеты, произойдет возврат в окно исходной папки, в остальных случаях – в окно РК.

Если был установлен флажок Рассылать резолюцию, то после ввода резолюции запись об РК документа копируется в папку Поступившие всех кабинетов, владельцами которых являются исполнители резолюции. При этом если несколько исполнителей прикреплены к одному кабинету, в папке появится соответствующее число записей. Кроме того, запись об РК копируется в кабинет контролера в папку На контроле.

При нажатой кнопке Рассылать автору запись об РК дублируется в папку На контроле кабинета автора резолюции.

 

Замечание. Чтобы неконтрольная резолюция не рассылалась автору и контролеру в папку На контроле – необходимо соответственно, чтобы кнопка Рассылать автору находилась в не нажатом положении (), а поле Контроль было пустым.