Применение фильтра

Фильтр можно применить сразу после его создания или в любое другое время по мере необходимости.

Если в текущей папке кабинета существуют фильтры для отбора документов, в меню Управление будет активна команда Фильтр, Применить фильтр, а на панели инструментов соответствующая ей кнопка .

При выборе этой команды или при щелчке на кнопке  записи, находящиеся в данной папке, фильтруются в соответствии с параметрами главного фильтра папки (см. ниже).

Если требуется применить другой фильтр, откройте список фильтров папки и выберите в нем требуемый фильтр или сформируйте и примените новый фильтр.

Чтобы открыть список фильтров текущей папки кабинета, выберите из меню Управление команды Фильтр, Настройка фильтра или щелкните кнопку  на панели инструментов окна. Откроется 2 окна: неактивное Настройка фильтра и поверх него – активное окно Список фильтров.

Окно Список фильтров имеет собственную панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки:

Чтобы выполнить то или иное действие с фильтром (отредактировать название, удалить или переместить по списку), следует выделить его строку в списке, а затем щелкнуть на соответствующей кнопке.

Один из фильтров, находящийся в списке, является главным фильтром текущей папки и отмечен красным флажком. По умолчанию главным назначается фильтр, сформированный первым в данной папке.

Если требуется, чтобы при открытии текущей папки кабинета всегда отображались только записи, отвечающие параметрам главного фильтра, установите флажок Применять главный фильтр при открытии, расположенный в нижней части окна Список фильтров.

Если главным фильтром папки следует назначить другой фильтр, выделите его строку в списке фильтров и щелкните на кнопке Главный, расположенной в нижней части окна.

Если требуется, чтобы записи папки были отфильтрованы в соответствии с параметрами другого фильтра, выделите строку этого фильтра в списке и щелкните на кнопке Выбрать.

Окно Список фильтров закроется, а окно Настройка фильтра станет активным. В его полях будут установлены параметры выбранного фильтра. Просмотрите параметры фильтра и, при необходимости, внесите какие-либо изменения, а затем щелкните на кнопке Применить.

В результате применения фильтра в перечне записей, находящихся в папке, останутся только записи, соответствующие критериям отбора используемого фильтра.

В заголовке рабочей области окна после названия папки появится название примененного фильтра (например, «Применен фильтр «Контрольные резолюции Захарова»»).

Рассмотрим пример использования фильтра. Предположим, в папке Управление проектами (папка №7) требуется на время скрыть записи о РКПД, работа с которыми временно приостановлена. Тогда в таких РКПД нужно в поле «Примечание» ввести текст «отложен». Для папки нужно создать два фильтра. Один - с условием, что в поле «Примечание» не содержится строка «отложен». Другой - с обратным условием, что в поле «Примечание» содержится строка «отложен». При применении первого фильтра в папке будут отображаться записи РКПД, не являющиеся отложенными. При применении второго фильтра в папке будут отображаться записи РКПД, работа с которыми отложена.