Реквизиты РК входящих документов, писем и обращений граждан

В процессе регистрации входящего документа (письма гражданина) при открытии окна РК в нем автоматически заполняются поля:

№ – регистрационный номер документа (если шаблон номера не содержит элемент {@} – «Свободный номер»). Номер формируется автоматически по шаблону, заданному для выбранной группы документов технологом системы. Регистрационный номер можно изменить в режиме редактирования РК (для РК, зарегистрированных в текущий день, редактирование регистрационного номера не допускается). Редактирование номера РК доступно только тем пользователям, которым системный технолог в списке абсолютных прав назначил право Редактирование регистрационного номера РК;
от – дата регистрации документа. Автоматически устанавливается в соответствии со значением поля Дата РК в окне Выбор группы нового документа.

При необходимости, установленное значение можно отредактировать – изменить число и месяц. Год изменению не подлежит (год можно изменить только при выборе группы нового документа).

Экз.№ – номер экземпляра оригинала документа. По умолчанию устанавливается равным 1, что означает существование единственного экземпляра оригинала документа. Если требуется, данное значение можно изменить.

В поле Экз. № допускается ввод любого значения от 1 до 9999, а также диапазон значений в указанных пределах. Если отслеживается движение нескольких нумерованных экземпляров, следует указать их номера, например, 1–3 или 1, 3, 5–7.

Изменить номер и количество экземпляров в РК возможно только при отсутствии записей в Журнале передачи документа во всех картотеках;

Доступ – гриф доступа документа. По умолчанию устанавливается значение общий (гриф, стоящий первым в списке элементов справочника Грифы доступа). При необходимости, установленное по умолчанию значение можно отредактировать, выбрав другой гриф из раскрывающегося списка, содержащего элементы линейного справочника Грифы доступа.

Если значение поля Доступ было изменено, то при регистрации следующей РК (независимо от группы документов) в поле Доступ будет установлено то же значение, что и в предыдущей РК.

Доставка – вид доставки документа. По умолчанию устанавливается вид доставки, стоящий первым в списке элементов справочника Виды доставки. При необходимости, установленное по умолчанию значение можно отредактировать.

Внимание. Если технолог системы при формировании справочника Группы документов для каких-либо групп входящих документов (писем и обращений граждан) установил рекомендуемые умолчательные значения тех или иных реквизитов, то при открытии РК этих групп поля данных реквизитов по умолчанию будут заполнены указанными значениями.

К основным реквизитам РК входящих документов, писем и обращений граждан относятся:

Корреспонденты – обязательный для заполнения реквизит.

Для входящих документов, поступивших от организаций, в этом разделе указываются названия организаций, приславших документ, исходящий номер этого документа, дата его регистрации в организации-отправителе, ФИО должностного лица, подписавшего документ, и, при необходимости, текст комментария.

Для писем и обращений граждан в разделе Корреспонденты указываются ФИО граждан, приславших документ, регион, город и адрес их проживания, а также индекс почтового отделения.

Внимание. После заполнения раздела Корреспонденты система проводит проверку текущего документа на повторность его регистрации.

Кому – фамилии и инициалы должностных лиц или наименования подразделений-адресатов документа внутри организации. Заполняется выбором из иерархического справочника Подразделения или из стандартного списка. При заполнении данного поля можно воспользоваться функцией контекстного автопоиска.

После заполнения поля Кому кнопка , расположенная справа от поля, будет заменена кнопкой . При щелчке на кнопке открывается окно, содержащее подробную информацию о должностном лице (подразделении), указанном в поле;

Коллективное – признак коллективного письма (только для писем и обращений граждан). Если письмо является коллективным, установите этот флажок;
Анонимное – признак анонимности письма (только для писем и обращений граждан). Если письмо является анонимным (корреспондент письма не обязателен), установите этот флажок;

Замечание. Если в РК вида «письма и обращения граждан» не указан отправитель (корреспондент), то при ее сохранении система предложит установить флажок Анонимное. Щелчок на кнопке Да приведет к установке флажка и сохранению РК, щелчок на кнопке Нет – к сохранению карточки без установки флажка, щелчок на кнопке Отмена даст возможность продолжить заполнение карточки.

Содерж. – краткое содержание документа. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения из списка стандартных текстов;
Рубр. – список тематических рубрик, к которым относится документ. Заполняется выбором из иерархического справочника Рубрикатор или из стандартного списка. Можно ввести несколько значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника;
Связки – сведения и связке текущего документа с другими документами или проектами документов (например, текущий документ является ответом на ранее зарегистрированный документ).
Прим. – текст комментария. Заполняется вводом с клавиатуры или выбором нужного значения из списка стандартных текстов.
Состав – справочная информация о составе документа (например, 5 листов, Приложение). Заполняется вводом с клавиатуры;
Почт.№ – номер почтового извещения. Заполняется вводом с клавиатуры.

Дополнительные разделы РК содержат следующую информацию:

Сопр. документ – сведения об организациях – авторах сопроводительных документов;
Адресаты – список адресатов, которым требуется переслать документ;
Журнал передачи документа – сведения о факте передачи документа внутри организации (см. раздел «Движение бумажного документа внутри организации»). При наведении указателя мыши на кнопку Журнал передачи появляется окно подсказки, содержащее информацию о местонахождении документа (это может быть фамилия владельца, номер дела, в которое списан документ; дата уничтожения);
Файлы – раздел содержит файлы, содержащие электронные образы документа.