Navigation:  4. Обязанности администратор системы > 4.3. Создание рабочих групп и назначение руководителей.

Администратор системы, руководствуясь документами, определяющими организационную структуру, вносит наименования «Рабочих групп» выделяет им квоты памяти для групповых документов на сервере и регистрирует руководителя группы. В поле формы «Описание» заносится информация о целях создания и ссылка на документ, который является основанием для создания рабочей группы. Руководить одновременно можно несколькими рабочими группами и при этом быть участником других рабочих групп. Квоты на группы выделяются, как и у пользователей системы. Администратор может поменять руководителя группы (командировки, увольнение и т.п.). Все права на групповые документы переходят к новому руководителю группы. Личные документы руководителя группы будут удалены. В случае если удаленный руководитель входил с состав должностных лиц визировавших документы (и это было прописано в шаблонах визирования типовых документов), в шаблонах визирования новый руководитель группы занимает место старого руководителя, при условии, что старый руководитель удален из системы. В случае если старый руководитель группы остаётся руководителем других групп, то шаблоны с его визами остаются неизменными. Назначение и удаление руководителей рабочих групп записывается, и храниться в системных журналах и может быть выведено в виде отчета администратором системы.

При замене руководителя рабочей группы запросы на визирования в групповых документах этой группы удаляются.

Доступ к документам в системе осуществляется в рамках рабочих групп. Управляет доступом к документам рабочей группы её руководитель. На все документы, которые находятся в рабочей группе, руководитель имеет полные права. Руководитель рабочей группы может передать документ только руководителю рабочей группы, в которую он входит участником. Операции передачи документов регистрируются в журналах системы. Они могут быть распечатаны в виде отчета. Форма для создания рабочих групп представлена на рис. 4.3.1.

Рис. 4.3.1 Форма назначения руководителей
рабочими группами.

Рабочие группы могут быть отсортированы по наименованию, объёму памяти занимаемой на диске, квотам на занимаемое место.

Администратор устанавливает квоту на дисковое пространство, занимаемое групповыми документами. Назначение руководителя группы производится нажатием кнопки с тремя точками, расположенной в правом углу поля «Руководитель группы». Эта операция выводит форму списка пользователей зарегистрированных в системе документа, вид которой представлен на рис. 4.3.2.

Рис. 4.3.2. Форма выбора руководителя группы.

 

Список сотрудников, представленный в форме, может быть отфильтрован по департаменту и отсортирован по одному из столбцов данных. На форме можно сделать «Закладку». Наличие закладки, позволяет установить курсор на отмеченную строку при повторном открытии формы. Устанавливается закладка нажатием кнопки с изображением книжки, при повторном нажатии указатель переходит на закладку. Закладка снимается нажатием кнопки с изображением красного креста. Наличие или отсутствие закладки определяется словами «Да» или «Нет», соответственно.