3.3. Поиск документов в системе документооборота.

Поиск в системе проводится в пределах доступного информационного пространства.  Документы можно искать по наименованию, идентификационному коду типу, виду и описанию. Описание документа представлено в аннотации, по которой проводится поиск с учетом регистра клавиатуры. Параметры поиска связаны между собой по умолчанию логической операцией «И». Операцию «И» можно изменить на операцию «ИЛИ», «И» в необходимом сочетании.

Эффективный способ поиска документов можно организовать за счет правильного подбора структуры и наименования рабочих групп и папок с документами. Форма задания параметров поиска представлена на рис. 3.3.1.

Рис. 3.3.1. Форма для поиска документов в системе.

Результаты поиска документов представлены на рис. 3.3.2.

Рис. 3.3.2. Форма представления результатов поиска документов.

Кнопка, находящиеся в левом верхнем углу формы для поиска данных (Рис. 3.3.1.), указывает на порядок сортировки данных, возвращаемых сервером:

Результаты поиска выводятся группами, величина которых назначается пользователем. В форме вывода документы могут быть отсортированы по размеру дате регистрации, типу документа. При установке курсора на документ в нижней части экрана выводится информация о конкретном документе и месте его расположения.

Для поиска внешних документов (поступивших или отправленных за пределы организации) существует отдельная форма поиска, которая вызывается нажатием кнопки на основной панели «Поиск внешних документов». Эта форма представлена на Рис. 3.3.3.

Рис. 3.3.3. Форма поиска внешних документов.

Представленная форма позволяет проводить поиск отправленных и полученных документов по реквизитам, адресатам или корреспондентам, наименованию организации, стране, способу доставки и регистрационному номеру документа. Поиск документов проводится в информационном пространстве доступном конкретному участнику документооборота. По умолчанию все параметры поиска документа связаны логической операцией  . Для замены, установленной по умолчанию операции на логическое «ИЛИ» необходимо проставить «птички» в ячейках у соответствующей операции. В форме для поиска должно быть заполнено хотя бы одно поле. Все поля за исключением регистрационного номера выбираются из справочных таблиц. Поиск по регистрационному номеру проводится по первым совпадающим значениям. Результаты поиска выводятся так же, как и внутренние документы. Информация о внешнем корреспонденте отображается в описании документа и имеет вид, представленный на рис.3.3.4.

Рис 3.3.4. Форма представления информации

о внешнем корреспонденте.

Форма для ввода параметров поиска внутренних документов представлена на рис. 3.3.5.

Рис. 3.3.5. Форма для поиска внутренних входящих

– исходящих документов.

Поиск документов проводится в зоне видимости участника документооборота.