1.7. Ведение журналов входящих и исходящих внутренних документов.

В системе документооборота имеется возможность ведения журналов входящих и исходящих документов в каждом департаменте. Существуют две возможности ведения журналов входящих- исходящих документов:

Входящие документы попадают в папку в результате копирование секретарем департамента документов, присланных на визирование.

Пример отчета исходящих документов по департаменты представлен на рис 1.7.1.

Рис. 1.7.1. Отчет об исходящих документах из департамента.

На рис.1.7.2. представлен отчет о входящих документах в департамент.

Рис.1.7.2. Отчет о входящих документах департамента.

В отчетах отражены все документы департамента, входящие и исходящие не зависимо от того, кто из сотрудников их отправлял или принимал. Рекомендуется так организовать рабочие группы и шаблоны администратора, чтобы исходящие и входящие документы в департамент попадали через одного сотрудника (секретаря департамента).

Отчеты могут быть отредактированы по желанию заказчика в редакторе отчетов.

Исходящие документы, это такие документы, которые завизированы и скопированы секретарями других департаментов.

Журнал входящих - исходящих внутренних документов – это отчет о содержимом папке. Поэтому, если количество документов небольшое, то они могут быть помещены в одну папку. При большом количестве документов, для удобства поиска, документы могут размещаться в разных папках. В новой папке хранения входных/выходных документов, для поддержания сквозной нумерации документов, необходимо синхронизировать нумерацию. Для этого необходимо, чтобы счетчики новой папки равнялись значению счетчиком последней заполненной документами папке плюс единица. Форма вывода отчетов о входящих и исходящих документах внутри организации представлена на рис. 1.7.3.

Рис. 1.7.3. Форма вывода отчета о входящих и исходящих документах

внутри организации.

Отчет о связанных документах выводит документы, на которые нужно подготовить ответы в установленный срок, и сами ответы на эти документы (если они имеются).

Журналы внутренних входящих и исходящих документов можно получить из отчетов по принятым и отправленным документам, находящимся в папке рабочей группы секретаря подразделения. Форму «Работа с папкой» активизируют нажатием кнопки «Работа с папкой» (необходимая папка должна быть активна). После появления формы, можно выбрать из меню отчетов по папке, отчет о принятых или отправленных документах. Пример отчета о принятых документах представлен на рис. 1.7.4.

Рис.1.7.4.Отчет о принятых документах.

Отчет содержит фамилию, имя и отчество владельца папки (Секретаря, принявшего документ), фамилию, имя и отчество, того, кто передал документ, дату принятия документа и наименования оригинала документа.

Пример отчета исходящих документов представлен на рис.1.7.5.

Отчет содержит фамилию, имя и отчество инициатора рассылки, дату начала рассылки, наименование документа и сокращенное наименование департаментов. Наименования департаментов, в которых документ был получен, выделены квадратными скобками. На разосланных документах можно уточнить дату копирования и инициалы принявшего документ. Достоверность информации, представленной в отчетах можно проверить в нескольких департаментах (между которыми шла переписка).