На практике сотруднику часто бывает полезно напомнить самому себе или другому сотруднику о любом событии (совещание, день рождения, отправку письма, исполнения документа, телефонный звонок и т.п.) через некоторый период времени. Для автоматизации данной операции в Системе существует механизм напоминаний. Напоминание — это документ, который создается через заданный интервал времени. Дата создания напоминания будет устанавливаться в соответствии с настройкой периода повторения.

Напоминания могут быть как самостоятельными, так и связанными с каким-либо документом.

Для создания напоминания выполните следующие действия:

n   Перейдите в папку «Напоминания» или на закладку «Напоминания» какого-либо документа.

n   Нажмите кнопку  (Создать) на закладке «Напоминания» карточки документа или  (Создать) на панели инструментов при выбранной папке «Напоминания». В результате появится карточка нового документа «Напоминание»:

Рис. 146 — Карточка напоминания

n   Заполните необходимые значения полей, и выберите получателей этого напоминания, нажав . Появится диалог выбора пользователей. По умолчанию Система предлагает получателем пользователя, который создает напоминание. Отметьте в диалоге галочками необходимых получателей (или снимите лишние галочки) и нажмите Выбрать.

n   Вы можете также выбрать в поле «Автор» сотрудника, от имени которого будет приходить напоминание. Если этот сотрудник не ваш пользователь, то после сохранения напоминания, ему придет этот документ на визирование. И только после визирования данное напоминание придет получателю.

n   Укажите настройки периодичности (одноразовое напоминание или напоминать с заданной периодичностью). В дополнительных настройках можно указать дату/время первого и последнего напоминания. А также указать, активно ли данное напоминание или пока приостановлено.

n   Сохраните изменения.

При наступлении времени напоминания Система формирует об этом поручение, которое приходит в папку «Входящие документы» получателя напоминания. При открытии поручения открывается напоминание либо соответствующий документ, к которому данное напоминание относится.

Созданное Вами напоминание будет отображаться записью в списке документов папки «Напоминания» и «Исходящие поручения».

На закладке «Маршруты» Вы можете увидеть весь маршрут напоминания с визированием (если было):

Рис. 147 — Карточка напоминания. Закладка «Маршруты»