ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ЗАМЕЩЕНИЕ И ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Делегирование и замещение являются вариантами перенаправления задания от назначенного исполнителя к другому лицу, при этом под замещением понимается автоматическое перенаправление сисетмой задания неактивного сотрудника (то есть сотрудника, чей статус в справочнике сотрудников отличен от Активен) его заместителю, а под делегированием — перенаправление задания другому сотруднику самим исполнителем.

ЗАМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Замещение — выполнение задания в отсутствие назначенного исполнителя другим сотрудником (заместителем); список возможных заместителей определяется в карточке сотрудника справочника сотрудников на вкладке Замещение (рис. 1).

Отсутствующим сотрудником, задание которого должен выполнить заместитель, считается неактивный сотрудник — сотрудник, статус которого отличен от Активен (статус указывается на вкладке Дополнительно этой же карточки в поле Состояние сотрудника).

Внимание

Заместитель заместителя сотрудника не считается его заместителем.
Автоматически задание может быть перенаправлено только сотрудникам, указанным в списке заместителей в справочнике сотрудников. Заместителю, назначенному в карточке согласования с помощью опции контекстного меню Добавить заместителя, автоматически задание не перенаправляется.

Рис. 1. Вкладка Замещение карточки сотрудника

В случае, если назначенный исполнитель задания неактивен, в личную папку заместителя направляется ярлык на карточку задания. Если назначенный исполнитель имеет несколько заместителей, ярлык будет напрвлен одному из них с учетом очередности в списке заместителей: ярлык будет направлен первому по списку активному сотруднику. Если список заместителей пуст или не содержит сотрудников со статусом Активен, автору задания будет направлено соообщение: «Исполнитель <ФИО сотрудника> неактивен и не имеет активных заместителей.»

Права заместителя определяются установкой флажков в диалоговом окне Заместитель (рис. 2):

• Ответственное исполнение — дает заместителю право исполнять те задания, предназначенные для замещаемого им сотрудника, в которых тот является ответственным исполнителем; при этом в его личную папку будут переданы ярлыки заданий остальных (рядовых) исполнителей;
• Исполнение — дает заместителю право исполнять те задания, предназначенные для замещаемого им сотрудника, в которых тот является рядовым исполнителем; если в каком-либо задании неактивный сотрудник является ответственным исполнителем, а его первый по списку активный заместитель не имеет прав ответственного исполнения, то он получит ярлык на задание и сможет его исполнить и завершить, но ярлыки на задания остальных исполнителей в его личную папку помещены не будут.
• Постоянный заместитель — флажок, устанавливаемый в дополнение к флажкам Исполнение и/или Ответственное исполнение; установка этого флажка позволит заместителю находить с помощью поискового запроса и исполнять задания замещаемого, даже если основной исполнитель активен и сам его исполняет.

Рис. 2. Диалоговое окно Заместитель

Установка флажка Право подписи уполномочит заместителя ставить на документах ЭЦП от имени замещаемого сотрудника, но, если сняты остальные флажки, не приведет к получению им ярлыков заданий. Таким образом сотрудник, для которого установлено только это право замещения, полноценным заместителем считаться не может.

Примечание

Если в настройках задачи назначенному исполнителю разрешено отказаться от задания, то отказаться от полученного по замещению задания сможет и его заместитель.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАНИЙ

Делегирование — передача исполнителем собственного задания другому сотруднику (далее будем называть его делегатом). В отличие от замещения, когда система автоматически перенаправляет задание неактивного исполнителя, делегирует задание непосредственно его активный исполнитель. Для каждого назначенного исполнителя задания формируется свой список возможных делегатов — сотрудников, которым можно перенаправить задание.

Чтобы делегировать задание, исполнитель должен нажать кнопку Делегировать панели инструментов полученной карточки задания и выбрать из предложенного списка делегата. Если эта кнопка в карточке отсутствует, то исполнителю делегировать задание не разрешено.

При нажатии кнопки Делегировать открывается диалоговое окно Выбор делегата (рис. 3), в котором исполнитель указывает, кому будет делегировано задание. Установка флажков, расположенных в рассматриваемом окне, позволяет моделировать поведение карточки в ходе делегирования.

Рис. 3. Диалоговое окно Выбор делегата

Делегирование заданий задачи

Список возможных делегатов составляется для каждого исполнителя задания индивидуально в окне Исполнитель карточки задачи. Чтобы разрешить сотруднику делегировать задание, следует на вкладке Делегирование (рис. 4) этого окна установить флажок Исполнитель может делегировать задание и указать возможных делегатов, выбрав нужные опции:

• установленный флажок Возмлжно делегирование заместителям позволит делегировать задание заместителям сотрудника, указанным для него в справочнике сотрудников; при выборе делегата (рис. 3) заместители будут отображаться в поле Делегировать сотруднику из списка;
• установка флажка Возмлжно делегирование любому сотруднику позволит делегировать задание любому активному сотруднику организации; впоследствие делегат может быть выбран из справочника сотрудников, открывающегося в режиме выбора при нажатии кнопки поля Делегировать сотруднику (рис. 3);
• в поле Список пользователей, которым можно делегировать задание можно задать (с помощью кнопок Добавить, Изменить и Удалить) конкретных сотрудников, которым можно будет делегировать задание; при выборе делегата (рис. 3) заместители будут отображаться в поле Делегировать сотруднику из списка.

Очевидно, что все вышеназванные опции могут быть выбраны одновременно или в любом сочетании.

Рис. 4. Диалоговое окно задания индивидуальных настроек исполнения, вкладка Делегировать

Делегировать задание задачи можно неограниченное число раз, но делегаты не должны повторяться, то есть каждому сотруднику можно делегировать задание только один раз.

Делегирование заданий по согласованию

Кнопка Делегировать в задании согласования присутствует всегда; делегировать такое задание можно заместителям, указанным в справочнике сотрудников и заместителям, назначенным для этого согласования при его формировании. Параметры задания заместителя полностью совпадают с заданием основного исполнителя и не редактируются.

Заместители в согласовании выбираются из справочника сотрудников, открывающегося в соответствующем режиме при выборе из контекстного меню основного исполнителя (или из меню кнопки панели инструментов карточки Добавить) пункта Добавить заместителя (рис.6).

Рис. 5. Вкладка Делегировать

Делегировать задание согласования можно только один раз; в полученной делегатом карточке задания кнопка Делегировать отсутствует.

Сводная таблица возможностей делегирования

Для наглядности обобщим все приведенные выше сведения о делегированиии в таблице 1.

Таблица 1