Описание состояний документа

Состояния документа предназначены для указания в карточках документов стадии их обработки, например, на рассмотрении, на согласовании и т. д. Состояния могут описываться как для всего типа документов (входящие, внутренние, исходящие или архивные), так и для каждой их разновидности, что отражается в ветке Состояния документа дерева справочника типов.

Чтобы описать новое состояние какого-либо типа документов, следует открыть справочник типов, выбрать в ветке Состояния документа дерева на левой панели элемент, для которого предполагается описать состояние, и нажать на панели инструментов справочника кнопку Добавить. Открывающееся при этом диалоговое окно содержит три элемента управления: Общие, Свойства и Категории.

В окне элемента Общие (рис. 3.3.33) указываются следующие настройки:

• Название — название состояния;
• Описание — дополнительные комментарии, позволяющие в случае возникновения сомнений точно определить назначение и границы использования данного состояния;
• Формат дайджеста — поле неактивно; в текущей версии DocsVision указать набор полей, которые составят дайджест состояния карточки, отличный от установленного по умолчанию невозможно;
• при снятом флажке Применять без подтверждения пользователь, изменяя состояние документа, получит предупреждение: «Применить настройки полей и свойств по умолчанию для выбранного состояния?», установка флажка отменяет его появление;
• флажок Не показывать при выборе исключит описываемое состояние карточки из раскрывающегося списка поля карточек документов Состояние;
• установка флажка Начальное состояние приведет к тому, что каждая вновь создаваемая карточка документа вида, к которому относится описываемое состояние карточки, по умолчанию будет отнесена именно к этому состоянию, хотя создающий карточку пользователь может изменить его по своему усмотрению.
• при установленном флажке Выбирать следующее состояние при закрытии карточки закрытие карточек, находящихся в данном состоянии, будет приводить к открытию диалогового окна, предназначенного для указания нового состояния документа.

Примечание

Если во время работы с карточкой пользователь изменил состояние документа, то, независимо от настроек, при закрытии карточки система не будет запрашивать его о новом состоянии.

Рис. 3.3.33. Вкладка Основная диалогового окна Состояние

Диалоговые окна элементов Категории и Свойства заполняются практически так же, как и аналогичные окна, предназначенные для создания пользовательского вида карточки документа.

Напомним, что Свойства — пользовательские поля, которые будут отображаться на вкладке Свойства каждого экземпляра карточки в этом состоянии; заполнение этого окна полностью совпадает с процедурой указания свойств в карточке отдельного документа и описывается в разделе Добавление в типизированную карточку пользовательских свойств (полей).

Примечание

При смене состояния карточки документа на ее вкладку Свойства добавляются все свойства, определенные при описании ее нового состояния. При последующих сменах состояния в карточке документа сохраняются свойства, занесенные в нее ранее. Если карточка документа содержит свойство, одноименное с определенным для некоторого состояния, то при переводе документа в это состояние текущее значение свойства будет заменено на значение из справочника.

Окно элемента Права на доступ к карточке (рис. 3.3.34) состоит из единственного поля Права на доступ к карточке для состояния, в котором указываются сотрудники, имеющие право открывать карточку, находящуюся в описываемом состоянии. При этом можно указать отдельного сотрудника (при помощи кнопки Добавить сотрудника ), подразделение организации (при помощи кнопки Добавить подразделение ), группу сотрудников, определенную в справочнике сотрудников (при помощи кнопки Добавить группу ), или сотрудников, выступающих в какой-либо роли из справочника сотрудников (при помощи кнопки Добавить роль ); если не указано ни одного сотрудника, право на открытие карточки, находящейся в описываемом состоянии не ограничивается. Следующие кнопки, входящие в группу кнопок поля Права на доступ к карточке для состояния — Только для чтения (позволяет назначить внесенному в список сотруднику (подразделению, группе или роли) атрибут Только для чтения) и Удалить (позволяет удалить сотрудника (подразделение, группу или роль), ошибочно внесенного в список).

Рис. 3.3.34. Вкладка Права на доступ к карточке диалогового окна Состояние

Примечание

Следует различать права на открытие карточки, находящейся в описываемом состоянии, определяемые на вкладке Права на доступ к карточке диалогового окна Состояние и права на смену состояний карточки, определяемые в диалоговом окне Безопасность, открывающегося при выборе из контекстного меню состояния одноименного пункта.