Добавление организации/подразделения

Организации (подразделения) могут добавляться как в корневой каталог дерева Организации, так и, в качестве дочерних, в состав уже существующих организаций (подразделений). Чтобы добавить в справочник контрагентов новую организацию, выполните следующие действия:

1. Откройте справочник контрагентов (см. рис. 3.2.1).
2. Выделите объект, в который будет добавлен дочерний объект.
3. Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить и выберите из меню добавляемый элемент. В открывшемся диалоговом окне Организация (рис. 3.2.4) укажите необходимые сведения о новом подразделении или организации (обязательным для заполнения является поле Название).
4. При необходимости (в случае наличия соответствующих записей) выберите из списков, открывающихся при нажатии кнопки , директора, главного бухгалтера и контактное лицо организации.

Рис. 3.2.4. Ввод атрибутов организации, вкладка Основная

Примечание

Имена директора, контактного лица, главного бухгалтера также выбираются из справочника контрагентов. Добавление информации в эти поля может производиться позднее, после внесения сведений о сотрудниках организации.

5. Чтобы указать тип юридического лица контрагента, нажмите кнопку поля Тип юридического лица, выделите нужный тип в открывшемся окне (рис. 3.2.5) и нажмите кнопку Выбрать или дважды щелкните левой кнопкой мыши по нужной записи. Используя кнопки панели инструментов справочника Добавить , Изменить и Удалить можно добавлять, редактировать или удалять типы юридических лиц.

Рис. 3.2.5. Справочник типов юридических лиц

6. Укажите в соответствующих полях адреса, телефоны, факс, телекс, адрес электронной почты (e-mail) и адрес сайта компании.
7. Если организация-контрагент является заказчиком или поставщиком товаров или услуг, установите флажок Клиент или Поставщик соответственно.
8. В секции Банковские реквизиты введите банковские данные для расчетов с компанией.
9. При необходимости установите флажок Не показывать при выборе, чтобы подразделение/организация было недоступно для выбора при заполнении полей других карточек документов.
10. Перейдите на вкладку Дополнительно (рис. 3.2.6).

Рис. 3.2.6. Ввод атрибутов организации, вкладка Дополнительно

11. Введите дополнительную контактную информацию в окно (рис. 3.2.7), открывающееся при нажатии кнопки Добавить секции Контакты:

• из раскрывающегося списка выберите Тип контакта (телефон, факс, E-mail, адрес URL, прочее);
• в поле Контакт укажите, соответственно, номер телефона, факса, E-mail, URL-адрес и др.;
• всю имеющуюся дополнительную информацию можно ввести в поле Комментарий.

Рис. 3.2.7. Окно свойств контактов

12. В секции Коды вкладки Дополнительно (рис. 3.2.6) нажмите кнопку Добавить , чтобы ввести государственные коды и указать их значения.
13. В секции Банковские реквизиты вкладки Дополнительно рис. 3.2.6) нажмите кнопку Добавить , чтобы ввести дополнительные банковские реквизиты организации.
14. В поле Дополнительная информация введите комментарии или любую дополнительную информацию для организации.
15. Если в регистрационных карточках дочерних подразделений и/или сотрудников контрагента предполагается хранение некоторой дополнительной, не отраженной на предыдущих вкладках информации, перейдите на вкладку Настройка свойств (рис. 3.1.9). Пользовательские поля (свойства), добавленные на эту вкладку, будут отображаться в регистрационных карточках справочника контрагентов на вкладке Свойства (эта вкладка появится в карточках только в том случае, если вкладка Настройка свойств не пуста).
16. В секции Разделы определите разделы, по которым будет группироваться дополнительная информация (создание раздела подробно описано в пункте Настройка полей и разделов пользовательской вкладки).

Рис. 3.2.9. Вкладка Настройка свойств

13. Выделите в поле секции Разделы раздел и в секции Свойства с помощью кнопки Добавить добавьте поля, в которых будет храниться информация этого раздела; изменить параметры уже описанного свойства или удалить его из списка можно при помощи кнопок Изменить и Удалить соответственно.
    Настройка параметров конкретного свойства проводится в диалоговом окне Свойства (рис. 3.1.10), подробно описанном в пункте Добавление на вкладку Свойства типизированной карточки пользовательских свойств (полей). Если предполагается, что свойство будет отображаться в карточках сотрудников, установите в этом окне флажок Использовать для сотрудников, а если в карточках подразделений — флажок Использовать для подразделений. Очевидно, что эти флажки могут быть установлены одновременно, тогда поле свойства будет отображаться в регистрационных карточках и подразделений и сотрудников.

Рис. 3.2.10. Окно описания пользовательского поля (свойства)

14. Для табличного раздела настройте относительное расположение полей на вспомогательной форме Свойства (подробно см. в пунктах Добавление на вкладку Свойства типизированной карточки пользовательских свойств (полей) и Настройка полей и разделов пользовательской вкладки). Настройка расположения производится отдельно для свойств подразделений и свойств сотрудников; настройка проводится в окне Расположение свойств, открывающемся при нажатии кнопок секции Свойства для свойств подразделений и для свойств сотрудников.
15. Для всех разделов настройте взаимное расположение свойств и разделов (эти действия подробно описаны в пунктах Добавление на вкладку Свойства типизированной карточки пользовательских свойств (полей) и Настройка полей и разделов пользовательской вкладки). Настройка расположения производится отдельно для свойств подразделений и свойств сотрудников; окно Расположение свойств вызывается нажатием кнопки для свойств подразделений и кнопки для свойств сотрудников. Если взаимное расположение разделов и свойств не настроено, они не отобразятся в регистрационных карточках.
16. Чтобы передать настроенные свойства в регистрационные карточки, установите флажки Установить свойства сотрудников данного подразделения, Установить свойства подчиненных подразделений, Установить свойства сотрудников подчиненных подразделений; из названий этих флажков ясно, в какие карточки будут переданы свойства при их установке.
17. Если хотя бы для одного свойства в окне создания (рис. 3.2.10) установлен флажок Использовать для подразделений, то в редактируемую регистрационную карточку добавляется вкладка Свойства, открывающаяся в режиме формы. На этой вкладке можно ознакомиться со всеми настроенными свойствами подразделений.
18. Чтобы сохранить выполненные изменения и закрыть окно свойств, нажмите кнопку OK.