Интеграция с MS Office

Панель инструментов для работы с документами OFFICE

При установке DocsVision Делопроизводство происходит интеграция DocsVision с Microsoft Office; при этом в приложениях Word, Excel, Power Point, Visio и Outlook в правом верхнем углу окна появляется панель инструментов DocsVision. Панель инструментов DocsVision для работы с документами Microsoft Office (рис. 11.1) предназначена для быстрого доступа к карточкам документов DocsVision напрямую из документов Microsoft Office. Необходимые требования для работы панели: установленные MS Office 2000, MS Office 2003, MS Office 2007 или MS Office XP.

Рис. 11.1. Панель инструментов DocsVision

При работе с карточкой документа DocsVision поддерживается тип нумерации версий файла, задаваемый в карточке файла.

С помощью данной панели инструментов (а также меню) DocsVision позволяет осуществлять следующие действия с документом, открытым для редактирования:

• открыть файл из карточки файла DocsVision с помощью кнопки панели Открыть карточку файла или аналогичной команды меню DocsVision;
• если файл был открыт из карточки файла, то сохранить его в карточку файла, а если был создан новый файл или открыт файл из файловой системы — выбрать карточку для его сохранения с помощью кнопки панели Сохранить файл в карточку файла или аналогичной команды меню DocsVision;
• прикрепить файл к существующей карточке документа DocsVision с помощью кнопки панели Присоединить файл к существующей карточке документа или аналогичной команды меню DocsVision; при этом предлагается выбрать карточку документа, к которой будет прикреплен файл;
• создать новую карточку документа и прикрепить к ней файл документа с помощью кнопки панели Присоединить файл к новой карточке документа или аналогичной команды меню DocsVision, при этом предлагается выбрать тип новой карточки; название карточки документа в поле Тема по умолчанию соответствует названию редактируемого документа;
• вставить в документ URL-ссылку на карточку системы DocsVision при помощи кнопки панели инструментов Вставить ссылку на карточку документа или аналогичной команды меню DocsVision, при этом пользователю будет предложено выбрать нужную карточку;
• для просмотра общих сведений о надстройке DocsVision для Microsoft Office нажмите кнопку О надстройке DocsVision ; здесь же можно выбрать действие после сохранения редактируемого документа — закрыть документ или продолжить его редактирование (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Настройки панели инструментов DocsVision

При использовании панели инструментов DocsVision можно использовать различные типы аутентификации (распознавания) пользователей:

• ввод имени и пароля пользователя каждый раз при использовании панели;
• автоматическая аутентификация пользователя.

Подробно о различных типах аутентификации пользователей и их настройке см. раздел «Работа с консолью настройки DV 4.1» в документе «Руководство администратора DocsVision 4.1».

Примечание

При создании нового документа в PowerPoint и последующем его сохранении в карточку файла DocsVision, документ будет сохранен под именем Презентация с порядковым номером документа PowerPoint.
Одновременно под тем же именем документ будет сохранен в файловой системе в папке, в которую производилось последнее сохранение, или, если пользователь до этого не сохранял никаких документов, в папке C:\Program Files\Common Files\System\Mapi\1049\N.