КАРТОЧКА ЗАДАЧИ

Автоматизированный процесс исполнения документов

Работа с документом, как правило, не заканчивается на этапе его регистрации, а представляет собой сложный процесс, включающий принятие должностными лицами решений по содержанию документа, формирование распоряжений, для выполнения которых необходимо осуществить ряд мероприятий, а также дальнейшее исполнение этих мероприятий сотрудниками и последующий контроль. Для автоматизации большинства функций, включенных в этот сложный процесс, в системе DocsVision предусмотрено специальное средство автоматизации — карточка задачи. Карточка задачи представляет собой детализированное распоряжение по документу, разбитое на отдельные подзадачи — задания, каждое из которых предназначено для определенного исполнителя или группы исполнителей, снабжено описанием работ, сроками их исполнения и другими параметрами, а также предусматривает необходимый контроль за ходом его реализации. После активизации карточки задачи система автоматически создает бизнес-процесс в соответствии с указанными параметрами, и далее рассылка заданий исполнителям и другим участникам также производится автоматически.

Создать карточку задачи можно из карточки документа (если в карточке документа данного типа в справочнике типов предусмотрена вкладка Задачи; очевидно, что такая вкладка может присутствовать только в карточках входящих, внутренних и исходящих документов) или непосредственно из Навигатора — в этом случае будет создан шаблон карточки задачи, по которому впоследствии может активизироваться неограниченное количество так называемых экземпляров карточки задачи.

Кроме того, в приложение «Управление процессами» включена функция рассылки карточки задачи, которая, будучи включенной в бизнес-процесс, автоматически создаст карточку задачи с указанными в функции параметрами.

В автоматизированном процессе выполнения задач участвуют:

• автор, создающий карточку задачи и описывающий все ее параметры;
• исполнитель (исполнители);
• ответственный исполнитель (не всегда) — один из исполнителей, который получает ярлыки на задания остальных исполнителей и может в любой момент самостоятельно завершить любое из этих заданий; ответственный исполнитель может назначаться только для последовательного и параллельного вариантов исполнения;
• контролер (не всегда) — принимает или отклоняет исполнение мероприятий по документу, возвращая задания исполнителям на доработку.

Внимание

Обработка карточки задачи выполняется специализированным бизнес-процессом под названием Мониторинг задач, один экземпляр которого должен быть активен в системе постоянно (карточка экземпляра указанного бизнес-процесса находится в системной папке Карточки в подпапке Бизнес-процесс библиотеки Управление процессами). В случае ошибки в работе процесса, созданного по задаче, для ее выявления следует обратиться к журналу вышеназванного процесса.
Описание бизнес-процесса приводится в разделе Функция рассылки задачи руководства по работе с приложением «Управление процессами».