КАРТОЧКА СОГЛАСОВАНИЯ

Автоматизированный процесс согласования

Согласование — это предварительное рассмотрение должностными лицами вопросов, содержащихся в проекте документа. Поскольку согласование является достаточно распространенным бизнес-процессом в любой организации, для его автоматизации в приложении «Делопроизводство» предусмотрена специальная карточка, которая так и называется — карточка согласования, где производится описание всех параметров согласования. Запуск процесса согласования осуществляется активизацией карточки согласования, при этом система автоматически создает бизнес-процесс в соответствии с указанными пользователем параметрами и в дальнейшем рассылка заданий согласующим лицам и другим участникам согласования производится также автоматически.

Кроме того, в приложение «Управление процессами» добавлена функция рассылки согласования, которая, будучи включенной в бизнес-процесс, автоматически создаст карточку согласования с указанными в функции параметрами.

Если в результате согласования участники не смогли выработать единого мнения, может быть проведено повторное согласование при обновленных (вероятно, но не обязательно) параметрах — измененном списке участников и новых версиях документов, предназначенных к согласованию.

В автоматическом процессе согласования участвуют:

• инициатор — должностное лицо, определившее необходимость согласования документа (документов);
• регистратор — сотрудник, создающий карточку согласования и указывающий все необходимые сведения: документ(ы), предназначенный к согласованию; список согласующих лиц; сроки согласования и др.;
• согласующее лицо (лица) или его заместитель (заместители) — должностное лицо, которое должно ознакомиться с документом (документами), предназначенным к согласованию, и высказать свое мнение;
• ответственное лицо — сотрудник, осуществляющий (в случае необходимости) общий контроль над процессом и подводящий итоги согласования.

Один и тот же сотрудник может одновременно исполнять несколько функций, например, регистратора и ответственного лица; кроме того, один и тот же сотрудник может являться заместителем сразу нескольких согласующих лиц.

Внимание

Обработка карточки согласования выполняется специализированным бизнес-процессом под названием Мониторинг согласований, один экземпляр которого должен быть активен в системе постоянно (карточка экземпляра указанного бизнес-процесса находится в системной папке Карточки в подпапке Бизнес-процесс библиотеки Управление процессами). В случае некорректной работы согласования для выявления ошибки следует обратиться к журналу вышеназванного процесса.
Описание бизнес-процесса приводится в разделе Функция рассылки согласования руководства по работе с приложением «Управление процессами».