Добавление файла с помощью сканирования и распознавания бумажного документа

Приложение «Делопроизводство» предлагает возможность позднее автоматически присоединить к уже зарегистрированной карточке документа файл, содержащий текст документа, полученный при помощи сканирования и распознавания. При этом к карточке может быть прикреплен как файл, содержащий распознанный текст документа, так и файл, содержащий графическое изображение документа. Чтобы эта операция стала возможной, необходимо при регистрации бумажного документа распечатать на его первой странице штрих-код, который приложение автоматически генерирует при регистрации документа. Кроме того, компьютер пользователя должен иметь доступ к сканеру.

Для добавления к карточке файла, содержащего отсканированный и распознанный бумажный документ, выполните следующие действия:

1. Откройте карточку документа.
2. Выберите в меню кнопки Добавить команду Отсканировать и добавить файл или перейдите на вкладку Документы и карточки и в секции Файлы документов выберите из контекстного меню команду Отсканировать и добавить файл.
3. В открывшемся диалоговом окне Сканирование и распознавание произведите сканирование документа; для этого нажмите на панели инструментов кнопку Сканировать , а затем следуйте указаниям Мастера сканирования. Если документ был отсканирован ранее и уже имеется его электронная версия (в виде графического файла), его можно открыть, нажав на панели инструментов кнопку Загрузить файл и выбрав нужный файл.
4. После сканирования бумажного документа вы получите графическй файл, содержащий изображение; такой документ нельзя редактировать. Распознавание текста документа и перевод его в текстовый формат производится при помощи программ ABBYY Fine Reader 6.0 Scripting Edition или ABBYY Fine Reader 7.0 Scripting Edition. Для передачи графического файла в программу распознавания нажмите на панели инструментов кнопку Загрузить в OCR.
5. Сохраните файл с помощью кнопки Сохранить ; можно сохранить только текстовый файл, только файл изображения или и то, и другое.
6. В открывшемся диалоговом окне Тип поддержки версий (см. рис. 6.2) укажите способ работы с версиями файла: Автоматическое создание версий, Ручное создание версий или Нет (создание версий не поддерживается). При необходимости шифрования файла установите в этом же окне флажок Шифровать файл.

Примечание

При работе с файлами можно пользоваться следующими комбинациями клавиш («горячие клавиши»):
<Ctrl+O> — загрузка существующего файла;
<Ctrl+N> — сканирование файла;
<Ctrl+S> — сохранение файла;
<Ctrl+D> — удаление файла;
<Ctrl+X> — закрытие окна сканирования.

При сканировании изображения (в частности, бумажного документа) доступны следующие функции:

1. Изменение масштаба вывода изображения на экран при помощи кнопок и поля Масштаб изображения. Изменение масштаба просмотра не влияет на качество сканируемого изображения.
2. Вращение изображения при помощи кнопок и поля Вращение (также не влияет на качество сканируемого изображения).
3. Просмотр изображений, отсканированных во время текущей сессии; осуществляется с помощью кнопок со стрелками вправо и влево в поле Страница.
4. Изменение имени сканируемого файла в поле Имя файла. По умолчанию файлу присваивается имя, состоящее из даты сканирования и порядкового номера сканируемого файла.
5. Выбор формата сканируемого файла из списка поля Тип файла:

• GIF;
• JPEG: при выборе этого формата необходимо указать Качество изображения, влияющий на качество изображения и размер файла:
• • 100% — максимальное качество изображения;
  • 75% — рекомендуемый процент сжатия, обеспечивающий стандартное качество изображения;
  • 50% — среднее качество изображения;
  • 25% — низкое качество изображения;
• TIFF;
• BMP.