Файлы и карточки файлов

Включение файлов в карточку документа предназначено для хранения и обработки совместно с карточкой документа текстов (например, текстов документов), графических изображений или любой другой информации, которую невозможно хранить непосредственно в полях карточки. Таким образом в карточку можно добавить:

• файл, имеющийся в файловой системе;
• ссылку на карточку файла (см. раздел «Карточка файла»);
• файл, автоматически создающийся при сканировании бумажного документа.

Каждый из указанных выше вариантов предполагает различные способы дальнейшей работы со связанным файлом:

• При добавлении в карточку документа файла, имеющегося в файловой системе, система DocsVision создает копию файла и дальше работает только с этой копией; при редактировании файла из файловой системы изменения в карточке DocsVision не отражаются, также как и изменения, вносимые в файл, который содержит карточка DocsVision, не отображаются в файле, находящемся в файловой системе.
• Если карточка файла содержит файл или изображение, при добавлении в карточку документа ссылки на карточку файла копирования файла не происходит: карточка файла и карточка документа работают с одним и тем же файлом; изменения, вносимые в файл, отображаются как в карточке документа, так и в карточке файла.
• Если карточка файла содержит URL-ссылку на документ, то при добавлении в карточку документа ссылки на карточку файла вся дальнейшая работа осуществляется с файлом, находящимся в файловой системе; копирования файла в систему DocsVision не происходит. В файле отображаются изменения вносимые в него как из системы DocsVision, так и из любых других программ.
• При конвертации в шаблон карточки документа, в которую включена ссылка на карточку файла с файлом или изображением, система DocsVision создает свою копию файла; карточки, создаваемые в дальнейшем по этому шаблону, содержат копию файла в той редакции, которая существовала в момент создания шаблона; изменения, вносимые в этот файл, нигде больше не отображаются.
• При конвертации в шаблон карточки документа, в которую включена ссылка на карточку файла, содержащую URL-ссылку на файл, копирования файла в систему DocsVision не происходит. Как в шаблоне, так и во всех созданных на его основе документах будут отображаться все изменения, вносимые в файл как из системы DocsVision, так и из любых других программ.

Со связанным файлом могут выполняться следующие действия:

• просмотр и редактирование связанного файла;
• взятие в работу связанного файла (блокировка файла);
• управление версиями файла: для каждого связанного файла может быть создано несколько версий (например, при разработке договора при каждом последующем редактировании создается новая версия исходного документа);
• определение права на редактирование, удаление и блокировку файла, а также сохранение более ранних версий;
• назначение пользователям прав доступа к связанному файлу;
• подписание и шифрования связанного файла;
• удаление файла из карточки документа.

Примечание

Номер текущей версии файла (вне зависимости от их общего количества) указан в карточке документа в столбце Версия на вкладке Документы и ссылки.