Отнесение документа к категории

Категории используются для классификации документов организации произвольным удобным для нее образом. Обычно категории организовывают в сложную иерархическую структуру при помощи справочника категорий, в соотетствии с которым в указанной (обычно специально создаваемой и доступной для просмотра всем пользователям) папке автоматически создается дерево виртуальных папок. В каждую виртуальную папку (соответствующую элементу дерева в справочнике категорий) помещаются ярлыки карточек документов, отнесенных к данной категории. Для упрощения поиска документа он может быть отнесен к нескольким категориям.

Все категории, к которым отнесен документ, указываются на вкладке Категории карточки документа.

Чтобы отнести карточку к документам какой-либо категории:

  1. Откройте карточку документа и перейдите на вкладку Категории.
  2. Для открытия диалогового окна Выбор категории (рис. 4.17) нажмите кнопку Добавить и выберите команду Добавить категорию или перейдите в область Категории документов и выберите команду контекстного меню Добавить.

Рис. 4.17. Выбор категории

  1. Выберите категорию, к которой следует отнести документ, и дважды щелкните по названию этой категории мышью или поставьте флажки напротив нужных категорий и нажмите на панели инструментов кнопку Выбрать .
  2. Для быстрого поиска необходимой категории введите в поле Быстрый поиск сочетание символов, присутствующее в ее названии, и нажмите кнопку или сочетание клавиш <Ctrl + K> . В раскрывающемся списке будут представлены все найденные элементы, начинающиеся с заданных букв.
  3. Выберите нужную запись и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши, чтобы выделить ее в дереве категорий; после этого дважды щелкните по названию этой категории мышью или поставьте флажки напротив нужных категорий и нажмите на панели инструментов кнопку Выбрать .

Если документ отнесен к категории, удаленной из справочника категорий, или на категорию документа у пользователя отсутствуют права, то на вкладке Категории в соответствующих вышеуказанным случаям строках, пользователь увидит запись <Значение недоступно>.