Карточка исходящего документа

Карточка исходящего документа предназначена для регистрации исходящих (отправляемых из учреждения) документов. Поскольку внутри организации исходящий документ может являться объектом исполнения и контроля, форма исходящего документа обеспечивает для него:

• регистрацию;
• хранение;
• наблюдение за исполнением;
• контроль;
• поиск.

Рис. 4.5. Вкладка Основная карточки исходящего документа

Вкладка Основная карточки исходящего документа состоит из четырех секций:

• Регистрация;
• Содержание;
• Получатели;
• Хранение.

Информация, содержащаяся в полях секции Регистрация, связана с созданием и регистрацией бумажного документа. По умолчанию даты регистрации и отправки документа, а также имя пользователя, зарегистрировавшего документ, соответствуют текущей дате и имени пользователя, однако эти значения могут быть изменены. В основном эта секция исходящего документа аналогична секции регистрации входящего документа с той лишь разницей, что исходящий документ вместо поля, содержащего имена получателей документа, имеет поле Отправитель, которое может содержать единственное значение, вместо номера входящего документа — Исходящий номер, а также дополнительные поля Подписано и Согласующие лица, которые могут принимать несколько значений одновременно и в которых следует перечислить всех должностных лиц, подписавших и согласовавших документ соответственно.

Примечание

Исходящему документу присваивается номер в соответствии с теми же принципами, что и входящему документу, с той только разницей, что в качестве нумератора подразделения выступает нумератор подразделения отправителя.

Из раскрывающегося списка поля Состояние выберите степень готовности документа — состояние, в котором в данный момент находится документ. Возможные варианты состояний документов определяются в справочнике типов администратором.

Во вторую секцию вкладки Основная — Содержание — вносится краткое описание документа.

Для добавления в карточку дополнительных сведений или комментариев к документу, заполните поле комментария (большое поле непосредственно под названием секции Содержание). Чтобы отредактировать содержание поля в отдельном окне, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.

Внимание

Пользователь может проверить правильность написания текста, введенного в поля Тема и Содержание, установив курсор в нужное поле и нажав кнопку <F7> или сочетание клавиш <Alt+F7>. Проверка производится средствами MS Word в соответствии с правилами языка, установленного в окне Язык и региональные стандарты панели управления (Пуск > Панель управления > Язык и региональные стандарты); при обнаружении ошибки на экране появляется окно Правописание с предлагаемыми вариантами исправления.

Выберите в поле Контролер из справочника сотрудников лицо, которое будет осуществлять общий контроль карточки; при необходимости установите Дату контроля.

Заполните поле Реквизит, если требуется указать какие-либо особые сведения о документе, не отраженные в полях карточки документа.

Установите флажок Конфиденциально, если на документе стоит соответствующий гриф, а также флажок Отправлен, если документ уже отправлен получателю.

В третью секцию вкладки Основная — Получатели — вносятся данные о получателях одним из следующих способов:

• нажмите кнопку , расположенную справа от поля и выберите получателя из справочника контрагентов аналогично выбору лица, регистрирующего документ (см. выше); при этом в колонки Организация, Телефон, Адрес автоматически заносятся имеющиеся в справочнике сведения, а в колонку Номер входящего —номер входящего документа, по которому был создан редактируемый исходящий документ;
• выберите в контекстном меню команду Добавить получателей... и повторите действия предыдущего пункта;
• выберите в контекстном меню команду Добавить... и в раскрывшемся диалоговом окне Получатель (рис. 4.6) выберите получателя из справочника контрагентов (при этом остальные поля будут автоматически заполнены сведениями, имеющимися в системе DocsVision) или внесите сведения о нем самостоятельно.
• нажмите кнопку Добавить панели инструментов и, выбрав среди команд Добавить получателя..., повторите действия предыдущего пункта;
• для указания в качестве получателя организации или подразделения нажмите кнопку , расположенную справа от поля или, нажав кнопку Добавить панели инструментов выберите команду Добавить организации получателей...; выберите получателя из справочника контрагентов обычным образом, при этом колонки поля Получатели будут автоматически заполнены сведениями, имеющимися в системе DocsVision.

Рис. 4.6. Диалоговое окно Получатель

Четвертая секция вкладки Основная карточки исходящего документа — Хранение — содержит сведения относительно хранения документа и аналогична такой же секции входящего документа.

Совет

При одновременной регистрации нескольких исходящих документов вместо кнопки Сохранить воспользуйтесь кнопкой Сохранить и cоздать на панели инструментов карточки входящего документа.
При этом зарегистрированный документ будет сохранен и закрыт, а на экране появится чистая карточка исходящего документа того же вида, что и зарегистрированная (если была нажата кнопка со стрелкой и выбрана опция Сохранить и создать с тем же видом) или карточка исходящего документа документа без указания вида (если была нажата сама кнопка или из списка кнопки со стрелкой выбрана опция Сохранить и создать).

Если в дальнейшем бумажный документ подлежит сканированию и/или распознаванию с присоединением электронной копии к карточке документа, то на первой странице бумажной версии входящего документа следует напечатать штрих-код; для этого вставьте первый лист документа в принтер и нажмите кнопку Печатать штрих-код документа .