Журнал передач

Вкладка Журнал передач (рис. 4.20) карточки документа предназначена для учета информации о движении физических (бумажных) экземпляров документов (оригиналов и копий) между сотрудниками и подразделениями.

Вкладка делится на две части: в верхней половине расположена таблица журнала с основными сведениями о передаче, нижнюю занимают поля, содержащие детальные сведения о движении бумажного экземпляра документа.

Подробнее узнать об интересующем моменте передачи документа можно, выделив нужную строку журнала левой кнопкой мыши. При этом поля нижней части рассматриваемой вкладки будут автоматически заполнены сведениями, внесенными пользователем в окне Передача документа (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Вкладка Журнал передач карточки архивного документа

Добавить в таблицу журнала передач новую строку можно, выбрав из меню кнопки панели инструментов Добавить пункт Добавить передачу документа или, щелкнув в поле журнала правой кнопкой мыши, выбрать команду контекстного меню Добавить...; при этом открывается диалоговое окно Передача документа (рис. 4.21), в котором можно заполнить параметры передачи.

Рис. 4.21. Диалоговое окно Передача документа

Одно из полей Сдан или Принят окна Передача документа заполняется автоматически данными текущего сотрудника; какое из полей будет заполнено, определяется выбором типа передачи в раскрывающемся списке Тип передачи (Сдан или Принят); автоматически заполненное поле нельзя отредактировать (на рисунке  4.20 это поле Принят).

Оставшиеся поля заполняются сведениями о типе документа (оригинал или копия), сотруднике и/или подразделении, принявшем или сдавшем документ (на рисунке 4.20 поля Сдал (сотрудник) и Сдал (подразделение)), дате передачи и комментариями.

После внесения записи в журнал передач ее автор может изменить содержание поля Комментарий, раскрыв окно Передача документа, или удалить запись, воспользовавшись командой контекстного меню Удалить