Технология поточного сканирования
с помощью опции «Поточное
сканирование»
Технология поточного
сканирования включает три этапа:
- Печать штрих-кода
- Подготовка документов к
сканированию
- Сканирование документов и
обработка их электронных образов
Печать штрих-кода
Прежде чем приступить к
сканированию документов, на первых листах документов или отдельных
чистых листах необходимо напечатать назначаемый системой «ДЕЛО» или
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» уникальный штрих-код, содержащий информацию о
параметрах сохранения файлов, прикрепляемых к РК
(АРК).
В зависимости от вида
документа штрих-код печатается в модуле «Документы» системы «ДЕЛО»
или в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО».
Если (в системе «АРХИВНОЕ
ДЕЛО») у предназначенных к сканированию документов дела нет АРК, то
штрих-код, идентифицирующий архивное дело, должен быть напечатан на
первом листе материалов этого дела, либо на отдельном чистом листе
бумаги. Также штрих-код должен быть напечатан на специальных чистых
листах-разделителях, которыми отделяются документы дела друг от
друга. В этом случае АРК документов, входящих в архивное дело,
будут созданы автоматически.
Подготовка документов к
сканированию
Подлежащий поточному
сканированию документ необходимо соответствующим образом
подготовить. Пачка подготовленных документов помещается в лоток
подачи бумаги сканирующего устройства, при этом первым листом в
пачке должен быть первый лист документа (архивного дела) со
штрих-кодом или чистый лист бумаги со штрих-кодом, идентифицирующим
данный документ (архивное дело).
Сканирование документов и
обработка их электронных образов
В процессе сканирования и
распознавания система анализирует штрих-код в соответствии с
указанной в нем информацией обрабатывает отсканированные документы.
Полученные электронные образы документов прикрепляются к
соответствующим РК (АРК), хранящимся в базе данных.
|