Прикрепление файлов к РК (АРК)
Прикрепление файлов,
содержащих электронные образы отсканированных документов, к РК
дел/документов проводится в режиме записи в базу
данных.
В зависимости от информации,
содержащейся в штрих-коде документов, опция «Поточное сканирование»
определяет, в какую базу данных – модуля «Документы» или системы
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – должны поступить полученные в результате
сканирования и распознавания файлы.
Если штрих-код содержит
информацию о РК документа, хранящейся в модуле «Документы»,
электронный образ документа поступит в БД этого модуля и будет
прикреплен к данной карточке.
Если штрих-код содержит
информацию об АРК документа, хранящейся в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО»,
то полученные файлы будут прикреплены к этой АРК.
Если штрих-код идентифицирует
архивное дело, то в процессе
записи в базу данных в системе
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» будут созданы новые АРК документов, входящих в
данное архивное дело, а полученные файлы будут прикреплены к этим
АРК.
Если в настройках АРМ
сканирования отключена автоматическая запись в базу данных, то
запуск этой функции осуществляется вручную.
Файлы, отобранные для
прикрепления к РК (к АРК) должны находиться на
закладке Файлы, готовые к записи в
БД.
Для записи файлов в базу
данных необходимо:
- В строке меню
главного окна опции выберите из меню Управление команду Запись в
базу данных или щелкните
кнопку на панели инструментов. На экране появится
окно.
- Для запуска
процесса записи файлов в БД щелкните на
кнопке Да. Для отказа от записи – на кнопке Нет.
Файлы, записанные в БД
(прикрепленные к соответствующим РК или АРК), удаляются с
закладки Файлы, готовые к записи в
БД.
Если в настройках АРМ
сканирования установлен флажок Сообщение о не прикрепившихся к РК
файлах (см. «Настройки АРМ
сканирования – закладка Страница 2»), то после завершения
процесса записи в БД, в случае обнаружения таких файлов, на экране
появится соответствующее сообщение.
Если РК, данные которой
содержатся в штрих-коде файлов, подготовленных к записи в БД, уже
имеет прикрепленные файлы, полученные из опции «Поточное
сканирование», дальнейшие действия подсистемы определяются
настройками, заданными предварительно в настройках АРМ
сканирования.
Система либо удаляет ранее
прикрепленные файлы, либо прикрепляет новые файлы, сохраняя при
этом старые, либо автоматически уничтожает вновь полученные файлы
(см. «Настройки АРМ сканирования – закладка Страница
2»).
Если же в настройках АРМ
сканирования установлен переключатель вызвать диалог, то при
обнаружении у РК прикрепленных файлов, полученных ранее из
опции «Поточное сканирование», на экран выводится диалоговое
окно.
В этом случае пользователю
надо самостоятельно принять решение о дальнейших действиях и
щелкнуть на соответствующей кнопке.
При работе с документами
архивного дела опция удаляет ранее прикрепленные файлы (если они не
были прикреплены вручную).
|
Замечание. Если РК
(АРК), к которой должны быть прикреплены файлы, во время записи в
БД открыта для редактирования другим пользователем, файлы,
соответствующие этой РК (АРК), останутся на
закладке Файлы, готовые к записи в
БД. При этом будет выведено
соответствующее предупреждение. В этом случае запись файлов в БД
следует повторить через некоторое время.
|
|