Прикрепление файлов к РК (АРК) 

Прикрепление файлов, содержащих электронные образы отсканированных документов, к РК дел/документов проводится в режиме записи в базу данных. 

В зависимости от информации, содержащейся в штрих-коде документов, опция «Поточное сканирование» определяет, в какую базу данных – модуля «Документы» или системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – должны поступить полученные в результате сканирования и распознавания файлы.

Если штрих-код содержит информацию о РК документа, хранящейся в модуле «Документы», электронный образ документа поступит в БД этого модуля и будет прикреплен к данной карточке.

Если штрих-код содержит информацию об АРК документа, хранящейся в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО», то полученные файлы будут прикреплены к этой АРК.

Если штрих-код идентифицирует архивное дело, то в процессе записи в базу данных в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» будут созданы новые АРК документов, входящих в данное архивное дело, а полученные файлы будут прикреплены к этим АРК.

Если в настройках АРМ сканирования отключена автоматическая запись в базу данных, то запуск этой функции осуществляется вручную.

Файлы, отобранные для прикрепления к РК (к АРК) должны находиться на закладке Файлы, готовые к записи в БД.

Для записи файлов в базу данных необходимо:

1. В строке меню главного окна опции выберите из меню Управление команду Запись в базу данных или щелкните кнопку  на панели инструментов. На экране появится окно.
2. Для запуска процесса записи файлов в БД щелкните на кнопке Да. Для отказа от записи – на кнопке Нет.

Файлы, записанные в БД (прикрепленные к соответствующим РК или АРК), удаляются с закладки Файлы, готовые к записи в БД.

Если в настройках АРМ сканирования установлен флажок Сообщение о не прикрепившихся к РК файлах (см. «Настройки АРМ сканирования  – закладка Страница 2»), то после завершения процесса записи в БД, в случае обнаружения таких файлов, на экране появится соответствующее сообщение. 

Если РК, данные которой содержатся в штрих-коде файлов, подготовленных к записи в БД, уже имеет прикрепленные файлы, полученные из опции «Поточное сканирование», дальнейшие действия подсистемы определяются настройками, заданными предварительно в настройках АРМ сканирования. 

Система либо удаляет ранее прикрепленные файлы, либо прикрепляет новые файлы, сохраняя при этом старые, либо автоматически уничтожает вновь полученные файлы (см. «Настройки АРМ сканирования  – закладка Страница 2»).

Если же в настройках АРМ сканирования установлен переключатель вызвать диалог, то при обнаружении у РК  прикрепленных файлов, полученных ранее из опции «Поточное сканирование», на экран выводится диалоговое окно.

В этом случае пользователю надо самостоятельно принять решение о дальнейших действиях и щелкнуть на соответствующей кнопке.

При работе с документами архивного дела опция удаляет ранее прикрепленные файлы (если они не были прикреплены вручную).