Подготовка документов к сканированию
Подлежащие поточному
сканированию документы (или архивное дело) необходимо
соответствующим образом подготовить.
- Подлежащий
поточному сканированию документ необходимо соответствующим образом
подготовить. Первым в пачке листов многостраничного документа
(архивного дела) должен быть лист со штрих-кодом или чистый лист
бумаги со штрих-кодом, идентифицирующим данный документ (архивное
дело).
- Документы,
входящие в архивное дело, должны быть отделены друг от друга
специальными листами-разделителями со штрих-кодом. Штрих-код
является признаком начала нового документа.
- Листы-разделители могут быть неоднократно использованы для
разделения документов при сканировании различных архивных
дел.
- Если пачка
документов (материалов архивного дела) слишком большая для
сканирования в один прием, ее можно разделить на
части.
- При этом все
листы, принадлежащие одному документу, должны находиться в одной
части, делить документ на разные части не допускается.
- Нужно
поместить подготовленную пачку в лоток подачи бумаги сканирующего
устройства.
- Если лоток
подачи бумаги большой, можно помещать в него пачку, состоящую из
нескольких документов (архивных дел).
|