Формирование общих и технологических списков

Чтобы перейти к работе с общими и технологическими списками, в окне Ведение пользователей выберите из меню Управление команду Общие списки. Откроется соответствующее окно.

В верхней части окна, в поле Тип списка указан тип, к которому относятся списки, отображаемые на экране.

Рабочая область окна разбита на два раздела. В левом разделе находится перечень общих и технологических списков заданного  типа.

Общие списки, подключенные с помощью копирования к настройкам всех пользователей системы, отмечены буквой «К». Технологические списки отмечены буквой «Т».

При выделении в левой части окна названия какого-либо списка в правом разделе отображаются элементы этого списка.

Если название списка или его элемента слишком длинное и не умещается в строке целиком, при наведении курсора на эту строку появляется всплывающее окно с полным значением названия.

Каждый раздел окна имеет собственную панель инструментов. На панели инструментов левого раздела находятся следующие кнопки:

На панели инструментов правого раздела находятся аналогичные кнопки, предназначенные для работы с элементами выбранного списка. Однако, в связи с тем, что элементы любого списка являются элементами того или иного системного справочника, их названия не подлежат редактированию при работе со списками. Поэтому кнопка  (редактировать) на панели инструментов правого раздела отсутствует.

При необходимости любой список можно распечатать. Для этого в левом разделе установите маркер  рядом с названием нужного списка и щелкните кнопку  на панели инструментов. Система сформирует документ в формате MS Excel, представляющий собой перечень элементов выбранного списка. Используя средства MS Excel, распечатайте список, после чего закройте приложение.

Формирование списка:

1. В поле Тип списка, расположенном в верхней части окна, укажите, к какому типу относится создаваемый список. Нужное значение выбирается из раскрывающегося списка. 
2. Щелкните кнопку  на панели инструментов левого раздела. Откроется соответствующее окно.
3. В поле Название списка укажите наименование нового списка.
4. Если список является общим и должен быть добавлен по умолчанию в настройки всех пользователей системы, установите флажок Копировать. 
5. Если флажок Копировать не установлен, список просто попадет в перечень общих списков системы (флажок Технологический, при этом, должен быть снят). В дальнейшем, при необходимости, пользователи могут самостоятельно подключить данный список к перечню своих персональных списков.
6. Если создаваемый список является технологическим и должен быть недоступен пользователям, установите флажок Технологический. 
7. Щелкните кнопку Добавить. Произойдет возврат к окну Ведение общих списков пользователей. 
8. Сформируйте значения нового списка. Для этого с помощью маркера  отметьте в левой части окна название этого списка и щелкните кнопку , расположенную на панели инструментов правого раздела. Откроется окно выбора значений из соответствующего справочника. Выберите нужные элементы справочника. 

При формировании списка возможен выбор из справочника не только элементов типа «лист», но и элементов типа «вершина». Например, при формировании списка должностных лиц допускается включать в список не только фамилии должностных лиц, но и наименования подразделений. Таким образом, с помощью списков можно поддерживать процедуру рассылки документов в подразделения, а также вести журнал передачи документа без указания конкретных должностных лиц.

При формировании списков на основе групп документов следует учитывать, что один из списков может быть взят за основу при сортировке документов в папках кабинетов. В такой список рекомендуется включать только листья справочника Группы документа. Если же в качестве элементов списка будут выбраны вершины справочника, то при сортировке все документы, относящиеся к этой вершине, будут помещены в конец перечня документов. То же самое произойдет с документами, относящимися к группам документов, не попавшим в данный список.

После завершения выбора элементов справочника произойдет возврат к окну формирования списков.

9. Если требуется ввести примечание к какому-либо элементу списка, в правой части окна отметьте этот элемент с помощью курсора  и в поле Примечания введите с клавиатуры текст комментария.

10. При необходимости с помощью кнопок   измените порядок расположения элементов списка. Если элементы списка должны быть отсортированы в алфавитном порядке, щелкните на кнопке , находящейся на панели инструментов правого раздела.

11. Завершив работу со списками, щелкните на кнопке Выход, расположенной в нижней части окна Ведение общих списков пользователей.