Установка параметров группы «Электронная почта»

В данной группе определяются параметры отправки и приема документов системы «ДЕЛО» по электронной почте. 

Чтобы перейти к установке параметров группы Электронная почта, щелкните последовательно на закладках Регистрация и Эл. почта. Откроется соответствующее окно.

Данная закладка содержит две подзакладки. По умолчанию открывается подзакладка Параметры отправки. 

Настройка параметров отправки сообщений

При отправке РК по электронной почте к сформированному сообщению автоматически прикрепляется служебный файл, содержащий значения реквизитов отправляемой РК. В настоящее время система «ДЕЛО» поддерживает формирование двух типов файлов: 1) со старым паспортом РК, использовавшимся в предыдущих версиях системы; 2) с новым паспортом РК, на основе межкорпоративного стандарта, разработанного «Гильдией Управляющих Документацией». В первом случае формируется файл с зарезервированным именем regcard.txt, во втором – Паспорт РК (passport.xml). Файл passport.xml формируется и прикрепляется в обязательном порядке, файл regcard.txt – в зависимости от установленных параметров.

Перечень реквизитов, которые должны быть включены в эти файлы, и параметры отправки сообщений задаются на закладке Параметры отправки.

На закладке находится список флажков, состоящий из трех разделов, соответствующих тем или иным параметрам отправки (раздел Общие параметры отправки сообщений), параметрам формирования паспорта документа (раздел Параметры формирования паспорта) и различным реквизитам РК (раздел Реквизиты РК для отправки). Для получения доступа к флажкам, расположенным в нижней части этого списка, следует воспользоваться полосой вертикальной прокрутки.

В разделе Общие параметры отправки сообщений могут быть установлены флажки:

• Скрыть операцию «Отправить E-mail» - если установлен этот флажок, в меню Действия окна РК будет отсутствовать команда «Отправить E-mail», а на панели инструментов окна множественного реквизита Адресаты - соответствующая этой команде кнопка. Кроме того, не будут работать горячие клавиши Ctrl+F12, вызывающие эту команду. Отправить E-mail можно будет только с помощью команды «Подготовить E-mail».
• Шифрование – означает, что отсылаемые сообщения будут зашифрованы.
• Электронная подпись – отсылаемые сообщения будут подписаны электронной цифровой подписью. 
• Сжимать прикрепленные файлы – если установлен этот флажок, перед отправкой РК по электронной почте все прикрепленные к ней файлы (кроме служебного файла regcard.txt или passport.xml) будут сжаты в один файл формата ZIP. 
• Учитывать вид отправки – установка флажка обеспечивает при подготовке E-mail автоматический отбор только тех адресатов, у которых существует указанный в справочнике E-mail, а вид отправки не установлен или установлен вид «E-mail». 
• Сообщить о доставке этого сообщения – установка флажка обеспечивает доставку на адрес отправителя уведомления о получении отправленного сообщения. Сообщение о доставке документа, отправленного по электронной почте, формируется и передается автоматически.
• Требуется уведомление о регистрации или отказе от нее – установка флажка обеспечивает доставку на адрес отправителя уведомления о регистрации отправленного сообщения или отказе от его регистрации в системе «ДЕЛО» получателя.

При необходимости, в поле Адрес для квитанции о регистрации укажите электронный адрес, по которому должно быть отправлено уведомление о регистрации (или отказе от нее) данного сообщения в системе «ДЕЛО» получателя. Если поле оставить незаполненным, уведомление будет отослано на адрес отправителя.  

Установки раздела Параметры формирования паспорта определяют, какие поручения по умолчанию будут отмечаться на закладке Поручения как подлежащие пересылке (в дальнейшем пользователь сможет самостоятельно изменить список поручений для пересылки).

• Переключатель Для «многопунктовых» документов отправлять:

• Флажок Резолюции – при его установке предоставляется возможность посылать адресату не только информацию об РК, но и информацию о резолюциях документа. Если флажок установлен, необходимо определить состав посылаемых резолюций:

В разделе Реквизиты РК для отправки находится перечень реквизитов РК. Отмеченные флажками реквизиты записываются в файл Паспорт РК (passport.xml), который пересылается  адресату. Отдельные флажки установлены и неактивны – это обязательная для отправки информация. Значение некоторых реквизитов (например, Адрес) можно конкретизировать, указав, какие именно их составляющие должны быть отосланы, а какие – нет (например, при указании адреса можно отметить реквизиты Город, Район, Улица, дом и не отметить Почтовый индекс). Часть значений реквизитов берется из системных справочников.  

В нижней части окна находится поле Организация – отправитель. Если требуется предоставить пользователям возможность отправки сообщений по электронной почте и формирования паспорта РК от имени организаций, отличных от текущей организации системы, в этом поле нужно выбрать технологический список, содержащий наименования нужных организаций. Технологический список организаций - отправителей должен быть создан заранее и должен относиться к типу «Организации (контакты)». Если значение в поле Организация – отправитель задано, при отправке документов по электронной почте пользователь сможет выбирать организацию-отправителя (текущую или другую из технологического списка). Если значение в поле Организация – отправитель не задано, пользователи не смогут выбирать организацию-отправителя, отличную от текущей.

Настройка параметров регистрации сообщений

Подзакладка Параметры регистрации (см. Рис. 14‑4) содержит следующие флажки и переключатели:

• Установка флажка Удалить сообщение после регистрации обеспечивает автоматическое удаление зарегистрированного сообщения из почтового ящика. Если флажок не установлен, сообщение можно удалить вручную;
• Установка флажка Удалить сообщение после отказа от регистрации обеспечивает автоматическое удаление из почтового ящика сообщения, которому отказано в регистрации. Если флажок не установлен, сообщение можно удалить вручную;
• Установка флажка Уведомлять о регистрации или отказе от нее приведет к тому, что после регистрации поступившего сообщения по обратному электронному адресу (или по адресу, который указал отправитель в своих параметрах отправки) будет автоматически отправлено уведомление о факте регистрации, которое содержит прикрепленный файл с зарезервированным именем receipt.xml или receipt.txt. А если сообщению было отказано в регистрации, отправителю, соответственно будет отправлено уведомление об отказе в регистрации.

После установки флажка становится активным переключатель, который может принимать два положения:

• Всегда – уведомление отсылается отправителю всегда, вне зависимости от его требования об уведомлении
• По заказу корреспондента – уведомление отсылается отправителю, только если у него в параметрах отправки установлен флажок Требуется уведомление о регистрации или отказе от нее.

Уведомление о регистрации формируется в системе «ДЕЛО» адресата автоматически и включает в себя прикрепленный файл (receipt.xml или receipt.txt) – квиток, содержащий информацию о номере, присвоенном документу при регистрации, и дате его регистрации. 

Формат квитанции о регистрации, отправляемой отправителю, зависит от формата паспорта РК в присланном отправителем сообщении. В ответ на старый паспорт квитанция о регистрации формируется в формате .txt, в ответ на новый паспорт или пакет docx – в формате .xml.

Уведомление об отказе от регистрации формируется при выполнении операции Отказ в регистрации. Если в регистрации отказано документу, поступившему с новым XML-паспортом, то к уведомлению об отказе от регистрации прикрепляется паспорт уведомления (refusal.xml). Команда (и кнопка) Отказ в регистрации доступны пользователю только при следующих настройках:

И 

ИЛИ

• При установке флажка Прикрепить к РК паспорт документа к РК будут прикреплены служебные файлы regcard.txt и Паспорт РК (passport.xml).
• Установка флажка Принимать рубрики РК приведет к тому, что при регистрации документа его РК будет автоматически отнесена к той же рубрике, в которой она находилась в системе «ДЕЛО» отправителя (если у отправителя в параметрах отправки проставлен флажок Рубрики). В соответствии с тем, в какое положение установлен переключатель, расположенный под флажком, автоматический подбор рубрики будет осуществляться по указанным параметрам.
• Установка флажка Автоматически добавлять организации и представителей приведет к тому, что при регистрации документа данные о реквизите - организации (и ее представителях) из его РК будут автоматически добавлены в справочник, если в справочнике такой организации не обнаружено. Добавление организации или ее представителей в справочник производится, только если у регистрирующего документ пользователя имеется абсолютное право Добавление организаций и граждан.
• Установка флажка Проверять ЭЦП сообщения приведет к тому, что при открытии окна входящего сообщения будет автоматически выполняться проверка его ЭЦП;
• Установка флажка Проверять ЭЦП вложенных файлов приведет к тому, что при открытии окна входящего сообщения будет автоматически выполняться проверка ЭЦП его вложенных файлов;
• Установка флажка Сообщать отправителю, если ЭЦП недействительна приведет к тому, что если при открытии окна входящего сообщения будет обнаружено, что ЭЦП сообщения и/или его вложенных файлов недействительна, отправителю будет автоматически отправляться уведомление об этом;
• Установка флажка Сообщать отправителю, если ЭЦП действительна приведет к тому, что если при открытии окна входящего сообщения будет обнаружено, что ЭЦП сообщения и/или его вложенных файлов действительна, отправителю будет автоматически отправляться уведомление об этом.