Назначение картотечных прав

На закладке Права в картотеках для каждой из доступных пользователю картотек устанавливаются права, позволяющие пользователю выполнять соответствующие операции в этой картотеке и в ее кабинетах.

Назначение и редактирование картотечных прав пользователя:

Закладка разделена на 2 области. В левой области находится перечень прав, которые могут быть назначены пользователю для работы в картотеке, название которой указано в поле, расположенном в верхней части этой области (по умолчанию, отображается наименование картотеки, заданной для данного пользователя как «главная»). Права, которыми пользователь уже наделен, отмечены флажками.

Если требуется наделить пользователя и другими полномочиями для работы в данной картотеке, установите флажки рядом с наименованиями соответствующих прав:

Внимание. пользователь будет иметь возможность редактирования и удаления зарегистрированной им РК при работе в функции Регистрация документов вне зависимости от остальных его прав в выбранной картотеке. Это возможно в режиме «Регистрация РК» в течение периода, который задается системным технологом в параметрах системы.

В том числе пользователь получает право добавлять и редактировать пункты, а также вводить отчет за исполнителя пункта в процессе регистрации документа.

При назначении данного права необходимо сформировать список групп документов, которые пользователь имеет право регистрировать. Для этого щелкните на кнопке

(кнопка будет доступна только после установки флажка Регистрация документов). Откроется окно выбора значений из справочника Группы документов.

Выберите нужные группы документов. В правой части закладки отобразится сформированный список.

В качестве элементов списка могут быть выбраны как листья, так и вершины справочника Группы документов. Если выбрана вершина, пользователь сможет регистрировать документы, принадлежащие всем группам документов, входящим в выбранную вершину. Признаком того, что пользователь имеет право регистрировать документы той или иной вершины или группы, является маркер

слева от ее наименования. На отсутствие такого права указывает маркер

. Чтобы предоставить право, выделите группу документов (или вершину) и щелкните кнопку

, расположенную возле правой границы поля. Вид кнопки поменяется на

, а повторный щелчок приведет к отмене предоставленного права.

Чтобы удалить группу (или вершину) из списка, выделите ее и щелкните кнопку

Редактирование РК – дает пользователю право редактировать все изменяемые реквизиты РК из функций Поиск, Кабинеты, Опись дел (если для этих реквизитов не предусмотрено предоставление отдельных прав). В том числе пользователь получает право добавлять и редактировать пункты поручений. Кроме того пользователь получает право вводить отчет за исполнителя пункта, но только в том случае, если пункт не принят к контролю.

При назначении права Редактирование РК системный технолог может установить определенные ограничения:

установка флажка Ограничить картотекой регистрации приведет к тому, что пользователь сможет редактировать РК только находясь в картотеке регистрации данной РК (данный флажок появляется только после установки флажка Редактирование РК);
формирование списка групп документов (см. выше) приведет к тому, что пользователь сможет редактировать РК только указанных групп документов. Если список не будет сформирован, пользователь сможет редактировать РК всех групп документов.

При назначении права Удаление РК системный технолог может установить определенные ограничения:

установка флажка Ограничить картотекой регистрации приведет к тому, что пользователь сможет удалять РК только находясь в картотеке регистрации данной РК (данный флажок появляется только после установки флажка Удаление РК);
формирование списка групп документов (см. выше) приведет к тому, что пользователь сможет удалять РК только указанных групп документов. Если список не будет сформирован, пользователь сможет удалять РК всех групп документов.

Пересылка РК – если пользователю не дано право регистрировать документы в выбранной картотеке, то назначение права Пересылка РК обеспечит ему доступ к команде Переслать РК из окон функций Кабинеты, Поиск и Опись дел.
Получение отчетов – дает пользователю право работать с модулем «Отчетные формы» и получать отчеты по документам, находящимся в данной картотеке.
Переотметка документов – дает пользователю право редактировать в указанной картотеке дополнительный раздел РК Журнал передачи документов.
Списание документов в дело – дает пользователю право списывать документы в дела подразделений указанной картотеки. При списании документа в дело (путем редактирования дополнительного раздела РК Журнал передачи документов) пользователь может выбирать дела подразделений всех доступных ему картотек.
Отметка ознакомления – дает пользователю право вносить изменения в дополнительный раздел РК Журнал ознакомления с документом (для РК выбранной картотеки).
Отправка по e-mail – дает пользователю право отправлять РК по электронной почте. Т.е. обеспечивает доступ к командам Отправить по E-mail, Подготовить E-mail в текущей картотеке и Выгрузить РК в электронную почту.
Отметка отправки документов – дает пользователю право выполнять в текущей картотеке регистрацию отправки документов. Данное право может осуществляться даже при отсутствии права редактирования РК.
Опись дел – дает пользователю право работать с одноименной функцией. При этом пользователь может выбирать дела подразделений всех доступных ему картотек.
Добавлять файлы – дает пользователю право добавлять новые файлы к РК, принадлежащим указанной картотеке, при этом учитываются ограничения на доступ к РК по грифу и группе документов.

Действие права может быть ограничено определенными группами документов, а также при помощи установки флажка Ограничить картотекой регистрации.

При составлении списка групп документов (в правой части закладки) можно использовать кнопку Скопировать от. При щелчке на этой кнопке появляется меню, в котором нужно выбрать наименование права, от которого будет копироваться перечень групп документов.

Некоторые права, связанные с работой с РК и прикрепленными файлами, ассоциированы друг с другом, т.е., например, при назначении права «Редактирование РК» система предлагает пользователю автоматически установить права «Добавлять файлы», «Читать файлы», «Редактировать файлы», «Удалять файлы», если эти права еще не установлены для пользователя.

4. Завершив установку прав пользователя для текущей картотеки, перейдите к определению его полномочий для работы в кабинетах этой картотеки. Для этого щелкните на кнопке Кабинеты, расположенной в правой области закладки. Откроется соответствующее окно.

В окне находится список всех кабинетов, созданных при выбранной картотеке. Список представлен в виде таблицы, графы которой содержат следующую информацию:

условный значок кабинетов ( – недоступный для пользователя, – доступный для пользователя);
Кабинеты – наименования кабинетов;
Папки – условное изображение папок кабинета, расположенных в следующем в порядке: Поступившие, На исполнении, На контроле, У руководства, На рассмотрении, В дело, Управление проектами, На визировании, На подписи. Папки, доступные пользователю, отмечены красными галочками;
Учитывать огр. доступа – установленный флажок означает, что при работе в данном кабинете будут учитываться ограничения, установленные для пользователя на закладке Огр. доступа. При этом записи об РК запрещенных групп документов, а также об РК с грифами, не указанными для пользователя, не будут отображаться в папках кабинета.

Изначально пользователь не имеет доступа ни к одному кабинету картотеки, поэтому в окне нет никаких значков.

5. Чтобы открыть пользователю доступ к тому или иному кабинету, установите указатель

рядом с наименованием этого кабинета и щелкните на кнопке Кабинет, расположенной в нижней части окна. При этом:

Появится окно предупреждения. Щелкните кнопку ОК. Кроме того, картотечное право «Просмотр поручений» в текущей картотеке автоматически присваивается пользователю при открытии 1,2 или 3 папок любого кабинета картотеки.
условный значок (недоступный кабинет) будет заменен значком (доступный);
при назначении первого кабинета, около его названия автоматически появляется красная галочка, показывающая, что данный кабинет является «главным» для пользователя. Главный кабинет будет открываться по умолчанию при входе пользователя в систему или при смене картотеки;
все папки выбранного кабинета будут отмечены галочкой – признак того, что пользователь может работать со всеми папками данного кабинета;
в нижней части окна станут активными все флажки. Причем все они будут находиться в положении «установлен» (т.е., по умолчанию, пользователю дается доступ ко всем папкам кабинета).

6. Если требуется запретить доступ пользователя к каким-либо папкам кабинета, снимите флажки, соответствующие этим папкам. Автоматически будут сняты красные галочки в надлежащих папках, расположенных в строке данного кабинета. Для восстановления доступа пользователя к папкам вновь установите нужные флажки.

7. Если требуется ограничить доступ пользователя к документам, находящимся в данном кабинете, с учетом ограничений, установленных на пользователя на закладке Огр. доступа, установите флажок Учитывать ограничения доступа по грифам и группам документов.

8. Если пользователю должны быть доступны несколько кабинетов текущей картотеки, повторите действия, описанные в пп. 5-8 для каждого кабинета.

Отметим, что если РК доступна пользователю в одном кабинете, то она доступна ему и в других доступных кабинетах, вне зависимости от наличия в них ограничений доступа по грифам и группам документов.

9. При необходимости, смените главный кабинет. Для этого установите указатель

рядом с названием кабинета, который должен стать для пользователя главным, и щелкните на кнопке Главный, расположенной в нижней части окна. Название выбранного кабинета будет отмечено красной галочкой

10. Если требуется отменить доступ к какому-либо ранее назначенному кабинету, установите указатель

рядом с его наименованием и щелкните на кнопке Кабинет, расположенной в нижней части окна. Все значки в строке выбранного кабинета будут удалены, а флажки, расположенные в нижней части окна, станут неактивными.

11. Сделав необходимые назначения, щелкните на кнопке Закрыть, расположенной в нижней части окна. Произойдет возврат к окну закладки Права в картотеках.