Редактирование журнала передачи документов

Редактирование журнала передачи документа:

  1. Откройте окно журнала передачи документа в режиме редактирования.
  2. Чтобы изменить параметры передачи документа (оригинал на копию и наоборот), выделите одну или несколько записей:

Если оригинал представлен в единственном экземпляре и копии не нумерованы: 

  • Для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке  (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списка будут проставлены текущие дата и время, и  у первого должностного лица появится значок Оригинал, у всех остальных Копии. 
  • Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку , либо нажмите клавишу F3
  • Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку . Либо нажмите клавиши Ctrl + F3 соответственно;

Если оригиналов несколько, а копии не нумерованы: 

  • для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке  (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списках будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных – копии. 
  • Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов  документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку  (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа.  
  • Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку  (клавиши Ctrl + F3);

Если оригинал один, а копии нумерованы:

  • для одновременной отметки передачи оригинала и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке  (клавиши Shift + F3), во всех выделенных строках списка одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первого должностного лица по списку появится значок оригинала, у всех остальных – копии (например 1/1, 1/2 и т.д.). 
  • Для отметки передачи оригинала выделите требуемую запись и нажмите кнопку  (клавиша F3). 
  • Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку  (клавиши Ctrl + F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемый номер копии документа;

Если оригиналов более одного и копии нумерованы: 

  • для одновременной отметки передачи оригиналов и копий выделите требуемые записи и щелкните на кнопке , и во всех выделенных строках списках одновременно будут проставлены текущие дата и время. У первых должностных лиц по списку будут проставлены номера оригиналов по порядку, у всех остальных – копии (в виде дроби). 
  • Для отметки передачи одного или нескольких оригиналов  документа выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку  (клавиша F3), и в выделенных строках по порядку будут проставлены номера оригиналов. Для того, чтобы изменить номер оригинала, выделите требуемую запись, и в поле № внизу окна укажите требуемый номер оригинала документа. 
  • Для отметки передачи копии выделите одну или несколько записей и нажмите кнопку  (клавиши Ctrl + F3). Для того, чтобы изменить номер передаваемой копии, выделите требуемую запись, и в поле № копии внизу окна укажите требуемые номера оригинала и копии документа.
  1. Для отмены передачи оригинала или копии какому-либо должностному лицу, выделите требуемую запись и щелкните на кнопке .
  2. Чтобы добавить должностное лицо или подразделение к списку получателей оригинала или копии документа, щелкните кнопку  или нажмите клавишу F2 и в открывшемся окне выбора значений из справочника Подразделения выберите нужных должностных лиц. 
  3. Чтобы передать оригинал или копию другому должностному лицу или в другое подразделение, выделите требуемую запись и нажмите кнопку. Откроется справочник Подразделения для выбора должностного лица или подразделения. Выберите требуемое значение и нажмите кнопку Выбрать.  Выбранное должностное лицо или подразделение появится в списке владельцев документа и у него появится соответствующий значок  или . В строке должностного лица или подразделения, от которого передавался оригинал или копия документа, значок изменится на   или .
  4. Для отметки Возврата копии, выделите требуемую запись и нажмите кнопку . В выделенной строке значок   изменится на . При повторном нажатии на кнопку  восстановится первоначальный вид значка. Кнопка   работает только для ненумерованных копий.
  5. Если необходимо, отредактируйте в каких-либо записях дату и время передачи, предварительно щелкнув на требуемой строке и изменив требуемые значения в полях, относящихся к данной строке внизу окна.  
  6. Если необходимо, введите с клавиатуры в графу Примечание текст примечания.
  7. Если требуется удалить какую-либо запись из журнала, выделите ее и щелкните на кнопке .

10. Завершите редактирование журнала передачи документа, щелкнув на кнопке Записать (ОК), чтобы записать внесенные данные.