Создание документа на основе шаблона и его регистрация в системе «ДЕЛО»

Порядок действий:

Если файл шаблона размещен в папке, в которой хранятся стандартные шаблоны MS Word, в строке меню окна MS Word щелкните пункт Файл и в раскрывшемся списке выберите команду Создать. Откроется окно Создание документа, содержащее список шаблонов, в том числе шаблоны, обеспечивающие регистрацию документов в системе «ДЕЛО». Выделите наименование нужного шаблона и щелкните на кнопке ОК.

Если файл шаблона находится в какой-либо другой папке, откройте эту папку, выделите нужный файл и щелкните на нем правой кнопкой мыши. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать.

Откроется окно нового документа, созданного на основе выбранного шаблона.

Внесите недостающую информацию в поля документа (например, текст документа).
Если требуется, дополните или измените значения каких-либо регистрационных реквизитов, установленных в шаблоне системным технологом.
Завершив оформление документа, сохраните его. Если документ перед регистрацией не будет сохранен, система выдаст сообщение:
Для запуска процесса регистрации в системе «ДЕЛО» исходящего документа щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов.

Для регистрации входящего документа – на кнопке .

В модуле «Документы» сформируется стандартная РК, относящаяся к группе документов, указанной в шаблоне.

Внимание. Если перед началом регистрации модуль «Документы» не запускался, его запуск будет инициирован автоматически. На экране появится окно Вход в систему ДЕЛО. Введите в полях этого окна имя и пароль пользователя на вход в систему и щелкните на кнопке Ввод. Откроется окно РК соответствующей группы документов.

Если группа документов в шаблоне не указана или указана неверно, откроется окно Выбор группы нового документа, в котором требуется выбрать группу документов для регистрации.

Если же выбранная группа документов не будет соответствовать виду регистрируемого документа (например, документ был отправлен на регистрацию как «исходящий», а выбрана «входящая» группа документов), то в модуле «Документы» появится сообщение.

Закройте окно сообщения, щелкнув на кнопке ОК, и выберите группу, соответствующую документу, отправленному на регистрацию. Откроется окно РК указанной группы.

Внимание. Если запуск системы «ДЕЛО» инициируется в процессе регистрации из приложения MS Office, то РК документа автоматически создается в картотеке и кабинете, установленных для пользователя, проводящего регистрацию, как «главные».

Если данный документ должен быть зарегистрирован в другой картотеке, следует перед регистрацией запустить модуль «Документы» и в полях Картотека и Кабинет его начального окна установить нужные значения.

Поля РК регистрируемого документа автоматически заполняются значениями регистрационных реквизитов, указанных в шаблоне. Файл с электронной копией документа прикрепляется к РК.

Если при создании документа были заданы все возможные значения реквизитов, то в РК исходящего документа автоматически заполняются следующие поля:

Подписал;
Содержание;
Исполнитель;
Адресаты;
Файлы.

Соответствие реквизитов, указанных в шаблоне документа, и полей РК исходящего документа приведено в следующей таблице:

Поля окна «Реквизиты РК для сохранения в системе ДЕЛО»	Поля РК исходящего документа
Закладка Реквизиты РК (общ)
Содержание	Содерж.
Должность подписавшего	Подписал
ФИО подписавшего	Подписал
Исполнитель	Исполн.
Описание прикрепленного файла	Раздел Файлы
Закладка Внешние адресаты
Название организации	Поле Адресат раздела Адресаты
Кому	Поле Кому раздела Адресаты
Закладка Внутренние адресаты
ФИО должностного лица	Поле Адресат раздела Адресаты

Если при оформлении входящего документа были заданы все возможные значения реквизитов, то в РК входящего документа заполняются поля раздела Корреспонденты:

Корр.;
Исх.№;
Дата;
Подписал.
А также поля:
Кому;
Содержание;
Связки (для связанных документов);
Файлы.

Соответствие реквизитов, указанных в шаблоне документа, и полей РК входящих документов приведено в следующей таблице:

Поля окна «Реквизиты РК для сохранения в системе ДЕЛО»	Поля РК входящего документа
Закладка Реквизиты РК (общ)
Содержание	Содерж.
Должность подписавшего	игнорируется
ФИО подписавшего	Поле Подписал раздела Корреспонденты
Описание прикрепленного файла	Раздел Файлы
Закладка Внешние адресаты
Название организации	игнорируется
Кому	Кому
Закладка Реквизиты РК (письма)
Организация-отправитель	Поле Корр. раздела Корреспонденты
Исходящий № …от	Поля Исх. № и Дата раздела Корреспонденты
Ответ на № … от	Связки
Тип связки	Связки

При необходимости измените или дополните значения автоматически переданных реквизитов.

Замечание. Если в шаблоне документа значения полей ФИО подписавшего и Исполнитель на закладке Реквизиты РК (общ) указаны не точно, то при регистрации исходящего документа такие поля РК, как Подписал и Исполнитель заполняются с использованием контекстного автопоиска.

Аналогично, если в шаблоне документа значение поля Кому на закладке Внешние адресаты указано неточно, то при регистрации входящего документа поле Кому РК заполняется с помощью контекстного автопоиска.

Завершите регистрацию документа.
При завершении регистрации исходящего документа (при сохранении РК) дата регистрации и номер РК, сформированные в модуле «Документы», автоматически передаются в MS Word и записываются в соответствующих полях зарегистрированного документа.