Прикрепление файлов к РК документов

Прикрепление файла можно выполнять как в окне РК документа, так и в окне раздела Файлы.

Файлы к РК документа можно прикрепить следующими способами:

• выбором нужного файла или группы файлов в проводнике;
• с помощью буфера обмена;
• при сканировании документа.

При прикреплении файла его содержимое переписывается в базу данных системы или, в зависимости от настроек серверной части для платформы MS SQL, в специальное хранилище, и все дальнейшие изменения прикрепленной информации, производимые из системы «ДЕЛО», не затрагивают исходный файл. Аналогично, последующее редактирование исходного файла не изменяет информацию, прикрепленную к РК (в частности, исходный файл можно удалить).

Прикрепление файла выбором нужного файла в проводнике:

1. Откройте окно раздела Файлы.
2. Щелкните кнопку  на панели инструментов этого раздела. Откроется стандартное окно выбора файла.
3. Найдите и откройте папку, в которой хранится нужный файл. Выделите его (можно выделить сразу несколько файлов) и щелкните кнопку Открыть. Произойдет возврат к окну Файлы. Выбранный файл (файлы) добавится в список файлов, прикрепленных к РК. 
4. При необходимости в поле Описание измените имя файла. 
5. Если требуется, защитите файл от редактирования и удаления. Для этого выделите в списке прикрепленных файлов строку нужного файла и установите флажок Запрещено редактировать.

Защищенный файл, вне зависимости от прав пользователя, будет открываться только для просмотра. Этим признаком, как правило, помечаются уже готовые документы (приказы, распоряжения и т. д.). 

При защите файла с помощью ЭЦП данный признак устанавливается автоматически.

6. Прикрепленные к РК документа файлы могут иметь грифы доступа, отличающиеся от грифа самой РК. Такой гриф может ограничить право на просмотр, редактирование и удаление прикрепленных файлов, несмотря на то, что пользователь может работать с самой РК и иметь соответствующие права на работу с прикрепленными файлами.

Если требуется, присвойте файлу соответствующий гриф доступа. Для этого выделите в списке прикрепленных файлов строку нужного файла и в поле Доступ установите нужное значение.

7. Доступ к прикрепленному файлу может быть ограничен не грифом доступа, а перечнем пользователей системы «ДЕЛО». 

Чтобы сформировать список лиц, имеющих право работать с тем или иным файлом, выделите строку нужного файла и установите в поле Доступ значение «Список ДЛ». Справа от поля Доступ появится кнопка В списке 0 ДЛ.

Щелкните на этой кнопке. Если список пустой, откроется 2 окна: неактивное окно Перечень должностных лиц для доступа к файлу и поверх него активное окно выбора значений из справочника Подразделения. 

Сформируйте список должностных лиц и подразделений, имеющих право работать с выделенным файлом. Щелкните на кнопке Выбрать. Окно выбора значений из справочника закроется, а окно Перечень должностных лиц для доступа к файлу станет активным. Список выбранных элементов справочника скопируется в это окно.

В список добавляются не все выбранные элементы, а только те, которые имеют ассоциацию с конкретным пользователем системы «ДЕЛО» (т.е. в учетной записи пользователя системы установлена ассоциативная связь с каким-либо должностным лицом организации). Для вершины-подразделения условием для включения в список является то, что в нее входит хотя бы одно должностное лицо этого подразделения, ассоциированное с конкретным пользователем. 

Если какие-либо из выбранных должностных лиц не ассоциированы с пользователями системы, на экран будет выведено сообщение о невозможности включения этих элементов в список.  

Если пользователь, ограничивающий доступ к файлу списком должностных лиц, сам ассоциирован с каким-либо должностным лицом, то данное должностное лицо также добавляется в список.

Таким образом, доступ к файлу будет иметь пользователь, ассоциированный с одним из должностных лиц, указанных в списке, или с должностным лицом, входящим в одно из подразделений включенных в данных список. 

Если требуется добавить в список дополнительные элементы, щелкните кнопку  на панели инструментов окна. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения. 

Чтобы удалить элемент из списка, выделите его строку и щелкните кнопку .

После завершения составления списка ДЛ щелкните в окне Перечень должностных лиц для доступа к файлу на кнопке Записать. Произойдет возврат к окну раздела Файлы. На кнопке В списке … ДЛ будет показано количество элементов, вошедших в список (например, В списке 2 ДЛ). 

Следует учесть, что если пользователь имеет право просмотра файла, доступ к которому ограничен списком должностных лиц, то он может самостоятельно изменять этот список.

Прикрепление файла с помощью буфера обмена:

1. Поместите в буфер обмена файы, подлежащие прикреплению к РК документа (т.е. скопируйте в проводнике или в MS Outlook нужные файлы, используя средства MS Office). 
2. Откройте окно раздела Файлы и щелкните кнопку  на панели инструментов. Файлы из буфера обмена будут помещены в список файлов, прикрепленных к текущей РК. При необходимости в поле Описание можно изменить имена файлов.
3. Если требуется, защитите файл от редактирования и удаления. Для этого выделите в списке прикрепленных файлов строку нужного файла и установите флажок Запрещено редактировать.
4. При необходимости ограничьте доступ к файлу, установив соответствующий гриф доступа или сформировав список должностных лиц, имеющих право работать с этим файлом (см. выше). 

В дальнейшем при работе с РК или с отдельным ее реквизитом Файлы возможность редактирования названия файла, а также редактирования и просмотра содержимого файла определяется следующими правилами: