Добавление организации в справочник «Список организаций»

Добавлять в справочник новые организации могут только пользователи, обладающие абсолютным правом Добавление организаций и граждан. 

Вершина, в которую добавляются записи организаций, формируемые пользователем, определяется при настройке параметров этого пользователя на закладке Корр./адресаты (в поле Помещать новые организации в группу).

Если такая вершина не установлена при настройке параметров пользователя и не определена при создании записи новой организации (см. ниже), все новые организации, добавленные пользователем, будут записываться в корневую вершину справочника.

Чтобы добавить новую организацию в справочник, откройте окно выбора значений из справочника Список организаций. Для этого: 

• Находясь в окне РК:
• • введите в поле Корр. название новой организации (можно указать несколько первых символов) и нажмите клавишу Enter. Откроется окно выбора значений из справочника, не содержащее никаких элементов;
  • или щелкните на кнопке , расположенной справа от поля Корр. Откроется окно выбора значений из справочника, содержащее перечень вершин справочника Список организаций. Если поле Корр. уже заполнено, данная кнопка будет отсутствовать. Создайте новое поле для записи. Для этого установите курсор в поле Корр. и нажмите сочетание клавиш Ctrl + Insert. Сформируется новое поле. Справа от него будет находиться кнопка . 
• Находясь в окне Корреспонденты, щелкните кнопку  на панели инструментов этого окна. Откроется окно выбора значений из справочника Список организаций.

Если в справочник Список организаций требуется внести только название новой организации, укажите это название в поисковом поле (если название организации было введено в поле Корр. окна РК, оно будет скопировано в это поле автоматически) и щелкните на кнопку  на панели инструментов окна. Произойдет возврат к окну РК документа. Указанное название организации будет занесено в справочник Список организаций и установлено в поле Корр. 

При вводе названия новой организации в поле Корр. окна РК, цвет записи первоначально имеет синий цвет. После занесения организации в справочник, запись в этом поле станет черного цвета, как запись, проверенная по справочнику.

Если в справочник Список организаций требуется ввести не только название организации, но и ее реквизиты, в окне выбора значений из справочника Список организаций, щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов этого окна (или нажмите клавишу F2). Откроется соответствующее окно.

В верхней части окна находится поле, содержащее название вершины справочника, в которую будет добавлена новая организация.

Если же такая вершина в настройках пользователя не определена (поле не содержит значения), щелкните на кнопке , расположенной справа от поля родительской вершины, и в открывшемся перечне вершин справочника выберите название вершины, в которую должна войти новая организация.

В полях окна укажите реквизиты новой организации (при отсутствии каких-либо сведений оставляйте соответствующие поля незаполненными). В случае затруднений обратитесь за помощью к системному технологу.

• Название – краткое наименование организации, под которым она будет представлена в списке элементов справочника. Заполнение этого поля является обязательным.

В нижней части поля Название, при необходимости, можно указать полное наименование организации;

• Категория – наименование категории адресата. Категория адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадают документы, отправляемые в организацию, отнесенную к данной категории. 

По умолчанию в этом поле устанавливается наименование категории, заданное в родительской вершине. Установленное значение можно отредактировать, выбрав другую категорию адресата из справочника Категории адресатов.

• Регион – регион, в котором находится организация. Поле заполняется в тех случаях, когда для информационно-справочной работы требуется учитывать распределение корреспондентов и адресатов по регионам. Нужное значение выбирается из справочника Регионы (если данный справочник был предварительно сформирован);
• Индекс, Город, Адрес – почтовый индекс, название города (населенного пункта) и адрес организации;

• Е-mail – адрес электронной почты организации, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе;
• Использовать для всех представителей организации – флажок устанавливается в том случае, если на адрес, указанный в поле Е-mail, должны отправляться письма, адресуемые на имя всех контактных лиц организации. Флажок доступен для установки только при заполненном поле Е-mail;
• ЭЦП и Шифрование – данные флажки неактивны в окне с реквизитами организации при работе в модуле Документы. Изменять значение данных флажков может только системный технолог, редактируя реквизиты организации в модуле Справочники. 

• В формате – положением переключателя укажите, в каком формате следует отправлять в организацию документы в электронном сообщении:
• • «Старый паспорт» - будет формироваться паспорт РК старого образца - служебный файл regcard.txt;
  • «Паспорт XML» - будет формироваться паспорт РК нового образца - служебный файл passport.xml. Значение установлено по умолчанию;
  • DOCX – паспорт РК в формате xml и прикрепленные к РК файлы «упаковываются» в документ pack.docx, в котором паспорт РК имеет более удобное для пользователя представление.

• Представители – список должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты. Методика заполнения секции Представители изложена ниже.
• Примечание – текст комментария.

Указав основные реквизиты организации, щелкните мышью на наименовании закладки Дополнительные реквизиты. Откроется соответствующее окно. При необходимости введите следующие реквизиты организации:

• Тип – тип организации. Поле заполняется выбором нужного значения из справочника Типы организаций (если данный справочник был предварительно сформирован);
• Сертификат – реквизиты сертификата, выданного организации;
• Юрид. адрес – юридический адрес организации;
• ИНН, ОКПО, ОКОНХ – значения ИНН организации и кодов классификации организации по ОКПО и ОКОНХ;
• Код орг-ции – четырехзначный код организации. Он необходим для формирования и отправки выписок. Если на закладке Основные реквизиты для организации задан регион, то в поле Код орг-ции по умолчанию устанавливается значение, состоящее из двух первых цифр кода заданного региона и двух нулей после них. Это происходит только, если для региона в справочнике Регионы задан код. Автоматически заданное значение можно изменить вводом с клавиатуры.
• Банковские Реквизиты – реквизиты банковских счетов организации. Методика заполнения секции Банковские Реквизиты описана ниже.

Для сохранения введенной информации щелкните на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна. Окно Регистрация новой организации будет переведено в режим просмотра. Щелкните на кнопке Закрыть. Произойдет возврат к окну выбора значений из справочника Список организаций. 

Заполнение секции «Представители»

Секция Представители содержит список должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты. Список оформлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному представителю организации. В графах таблицы содержится информация о контактных лицах (ФИО, должность, подразделение, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.).

Чтобы внести информацию о контактном лице, щелкните на кнопке . В таблице появится новая строка. Сведения о представителе организации можно вносить как непосредственно в ячейки таблицы, перемещаясь по ним с помощью клавиши Тав, так и в специальном окне. 

Чтобы открыть окно, соответствующее конкретному представителю организации, дважды щелкните мышью на его записи в таблице или установите курсор в строке этого представителя и щелкните на кнопке . Откроется окно Сведения о представителе организации. 

Вводом с клавиатуры внесите необходимую информацию. Флажки ЭЦП и Шифрование неактивны в данном окне при работе в модуле Документы. Изменять значение данных флажков может только системный технолог, редактируя реквизиты организации и ее представителей в модуле Справочники.

Если в поле Фамилия введено соответствующее значение, то для того, чтобы заполнить поле ФИО, дательный падеж, щелкните кнопку  справа от этого поля. В поле автоматически запишется фамилия представителя организации в дательном падеже. При необходимости установленное значение можно отредактировать вводом с клавиатуры.

Завершив ввод данных, щелкните на кнопке Записать, расположенной в нижней части окна. Окно закроется, сведения о контактном лице скопируются в таблицу Представители.

Заполнение секции «Банковские реквизиты»

Секция Банковские реквизиты содержит записи о реквизитах банковских счетов организации:

• Название – название отделения банка;
• Банк – название банка, в котором открыт счет организации;
• Счет №, Корр. счет №, БИК – банковские реквизиты счета;
• Город – город, в котором находится отделение банка;
• Примечание – текст комментария.

Секция имеет собственную панель инструментов, на которой находятся кнопки  (Добавить запись) и  (Удалить запись).

Рядом с названием секции в скобках указывается номер текущей записи и общее количество записей, находящихся в данной секции (например, «2 из 3»).

Если в секции находится две и более записи, то в верхнем правом углу секции становятся активными кнопки , позволяющие последовательно переходить от одной записи к другой.

Если организация имеет 2 и более счета, то указав сведения о первом счете, щелкните на кнопке . Откроется новый набор полей, предназначенных для ввода информации о следующем банковском счете. 

При необходимости запись о счете можно удалить. Для этого установите ее в качестве текущего значения секции (т.е. перейдите к этой записи, используя кнопки ) и щелкните  кнопку  на панели инструментов (или нажмите одновременно клавиши Ctrl + Delete). Текущая запись будет удалена.