Передача документов

Если должностные лица организации являются авторами резолюций или их проектов, исполнителями или контролерами поручений, исполнителями проектов документов или лицами, визирующими / подписывающими проекты документов, за ними закрепляются соответствующие документы.

В случае увольнения или перемещения по службе этих должностных лиц, документы, закрепленные за ними, должны быть переданы другим должностным лицам.

Процедура передачи документов осуществляется в модуле «Справочники» пользователем, обладающим полномочиями системного технолога и имеющим право выполнять данную процедуру (в модуле «Пользователи» при формировании прав доступа к системным справочникам должен быть установлен флажок Процедура передачи документов).

Чтобы перейти к выполнению данной процедуры, в главном окне модуля «Справочники»  выберите из меню Сервис команду Процедура передачи документов. Откроется соответствующее окно.

В верхней части окна располагаются поля, в которых указываются данные передающего и принимающего документы должностных лиц. Нужные значения выбираются из иерархического справочника Подразделения.

В нижней части окна находится ряд кнопок, соответствующих папкам кабинета, владельцем которого является должностное лицо, передающее документы. На кнопках рядом с названием папки в скобках указывается общее количество документов, хранящихся в этой папке.

Если в той или иной папке данного кабинета документы отсутствуют, кнопка, соответствующая этой папке, будет неактивной.

Передача документов, закрепленных за должностным лицом, другим должностным лицам:

  1. В поле От должностного лица установите ФИО должностного лица, документы которого должны быть переданы.

В окне появится название кабинета, владельцем которого является данное должностное лицо, и станут активными кнопки, соответствующие тем папкам кабинета, в которых находятся документы. 

  1. В поле Должностному лицу установите ФИО должностного лица, которому следует передать документы. 

 

Замечание.  При заполнении полей От должностного лица и Должностному лицу можно воспользоваться функцией контекстного автопоиска (см. Руководство пользователя, п. «Контекстный автопоиск» раздела «Особенности интерфейса системы «ДЕЛО»»). Если требуется удалить значение, установленное в одном из этих полей, выделите его и нажмите клавишу Delete.

Если должностные лица, указанные в полях От должностного лица и Должностному лицу, в своих кабинетах имеют доступ к одним и тем же папкам, активизируется кнопка Документы во всех папках, предназначенная для осуществления пакетной передачи документов.

  1. Если при передаче документов требуется добавлять в журналы передачи этих документов запись об их новом владельце, установите флажок Заменять владельца документа в ЖПД.

Запись о новом владельце документа будет заноситься в ЖПД только в том случае, если в нем присутствует запись о том, что должностное лицо, передающее документы, являлось их владельцем. В противном случае журналы передачи обновляться не будут.

  1. Если требуется передать все документы одним пакетом, щелкните на кнопке Документы во всех папках. 
  2. На экран будет выведен запрос: «Передать все найденные документы?». Щелкните на кнопке Да, чтобы осуществить пакетную передачу документов.
  3. Если требуется передать документы, лежащие в определенной папке, щелкните на кнопке, соответствующей этой папке (папкам). Откроется соответствующее окно.

Окно содержит перечень документов, хранящихся в выбранной папке (папках) кабинета, владельцем которого является передающее должностное лицо.

  1. Выделите строки документов, которые следует передать. Для выделения всех документов, находящихся в данном списке, щелкните на кнопке  или нажмите сочетание клавиш Ctrl + A (кнопка  предназначения для отмены выделения записей).
  2. Щелкните на кнопке Передать выделенные. 
  3. Если одна часть документов, находящихся в выбранной папке, должна быть передана одному должностному лицу, а другая часть – другому, то, выполнив действия, описанные в п. 6 и 7, для первого должностного лица, удалите значение из поля Должностному лицу. Затем, установите в этом поле ФИО второго должностного лица и вновь повторите эти действия (новое должностное лицо должно иметь доступ к аналогичной папке в своем кабинете).

10. Передав все документы, хранящиеся в данной папке, щелкните на кнопке Закрыть, расположенной в нижней части окна. Окно закроется, произойдет возврат к окну Передача документов.

11. Повторите действия, описанные в пп. 5 – 9 для каждой из папок, содержащей документы, закрепленные за передающим должностным лицом.

12. Завершив передачу документов, щелкните на кнопке Закрыть, расположенной в нижней части окна Передача документов.

После передачи документов, записи об этих документах появятся в папках кабинетов должностных лиц, которым они были переданы. В РК переданных документов (проектов документов) автоматически будут изменены значения соответствующих реквизитов (автор резолюции, исполнитель поручения, визирующее должностное лицо и т.д.).