Настройка отображения номенклатуры дел в рабочей области окна справочника

При работе со справочником Номенклатура дел пользователь может изменять параметры отображения номенклатуры в рабочей области окна справочника. Ниже приведен список команд, с помощью которых выполняется настройка:

Вид, Только номенклатура

Показывать в окне справочника только номенклатуру дел;

Вид, Подразделения и номенклатура

Показывать в окне справочника список подразделений и номенклатуру дел;

Вид, По умолчанию

Восстановить вид справочника, принятый по умолчанию;

Вид, Другой

Открыть окно для выбора реквизитов дел, которые должны отображаться в таблице номенклатуры дел (см. ниже);

Фильтр, Текущие

В номенклатуре дел показывать только те заголовки дел, которые имеют признак Текущие (в текущих делах год Ввода в действие и год Завершения равны текущему году);

Фильтр, Текущие и переходящие

В номенклатуре дел показывать заголовки дел, имеющие как признак Текущие, так и признак Переходящие. Признак Переходящие устанавливается для дел, в которых год Завершения не заполнен или не равен году Ввода в действие;

Фильтр, Открытые

В номенклатуре дел отображать только те заголовки дел, у которых не установлен флаг Закрыто;

Фильтр, Открытые и закрытые

Показывать как открытые, так и закрытые дела (т.е. значение флага Закрыто не учитывается);

Фильтр, Подразделения, с лог. удаленными

В списке подразделений показывать все подразделения, включая логически удаленные;

Фильтр, Подразделения, без лог. удаленных

В списке подразделений не показывать  логически удаленные подразделения.

Если при настройке отображения номенклатуры дел было задано отображение и номенклатуры, и списка подразделений организации (команда Вид, Подразделения и номенклатура), рабочее окно справочника Номенклатура дел: [наименование подразделения] будет разделено на две части.

В левой части окна располагается перечень подразделений организации (список элементов верхнего уровня иерархии справочника Подразделения). При выделении наименования того или иного подразделения, в правой части окна отображается номенклатура дел выбранного подразделения (в номенклатуре будут присутствовать только те заголовки дел, которые соответствуют требованиям, заданным с помощью команд меню Фильтр).

Список подразделений и номенклатура дел выделенного подразделения формируются за год, указанный в поле Номенклатура за… год, расположенном в нижней части окна. По умолчанию, в этом поле устанавливается текущий год. При необходимости это значение можно изменить вводом с клавиатуры или с помощью кнопок . Если требуется вывести на экран список всех подразделений организации и перечень всех заголовков дел выбранного подразделения, независимо от года, удалите значение из этого поля. 

 

Замечание.  При установке значения в поле Номенклатура за… год список подразделений отображается в соответствии со значениями, заданными для подразделений в полях Дата начала действия и Дата окончания действия.  Если в справочнике Подразделения для каких-либо подразделений эти поля не заполнены, то эти подразделения будут всегда присутствовать в списке подразделений организации, независимо от значения поля Номенклатура за… год.

Справа от поля Номенклатура за… год находятся переключатели Текущие и с Переходящими, которые дублируют команды Фильтр, Текущие и Фильтр, Текущие и переходящие соответственно.

Номенклатура дел подразделения представлена в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному заголовку дела. Графы таблицы содержат значения основных реквизитов номенклатурных заголовков. Если в меню Вид установлен переключатель По умолчанию, то для каждого заголовка дела указывается:

  • Безымянная графа – если задано отображение открытых и закрытых дел, заголовки закрытых дел отмечаются значком ;
  • Индекс – индекс дела;
  • Гриф – гриф дела;
  • П – если задано отображение текущих и переходящих дел, заголовки переходящих дел отмечаются значком «+»; 
  • Заголовок – наименование заголовка дела;

При необходимости, перечень реквизитов заголовков, представленных в таблице, можно изменить. Для этого выберите из меню Вид команду Другой. Откроется окно, содержащее список реквизитов, значения которых могут быть показаны в таблице номенклатуры:

  • Закрытые/открытые – при отображении открытых и закрытых дел отмечать закрытые дела значком ;
  • Индекс  – индекс дела;
  • П – при отображении текущих и переходящих дел отмечать переходящие дела значком «+»;
  • Год Н – год создания дела (Ввод в действие);
  • Год З – год завершения дела (Завершение);
  • Заголовок – наименование заголовка дела.

Установите флажки рядом с названием тех реквизитов, которые должны быть показаны в номенклатуре дел, и щелкните на кнопке Закрыть. В таблице номенклатуры дел появятся колонки с выбранными реквизитами.

Заголовки граф таблицы номенклатуры дел одновременно являются кнопками сортировки. Щелчок на заголовке-кнопке приводит к сортировке записей таблицы в соответствии со значениями данной графы. При этом сортировка производится по алфавиту (от А до Я) для буквенных значений и в порядке возрастания значения для индекса. Повторный щелчок на заголовке меняет порядок сортировки на противоположный текущему.

 

Замечание.  Настройки отображения номенклатуры дел, выполненные с помощью команд меню Вид, действительны только на время текущего сеанса работы со справочником.