Справочник «Номенклатура дел»

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в процессе деятельности организации, с указанием сроков хранения дел.

Справочник Номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, утвержденных для подразделений организации, с разбивкой по годам их действия.

Значения элементов данного справочника используются при списании документов в дело, при работе с функцией Опись дел, а также при определении регистрационного номера документа, если его шаблон включает номер дела.

Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники Делопроизводства, Номенклатура  дел. Откроется соответствующее окно.

Справочник Номенклатура дел имеет особую структуру и не относится ни к линейным, ни к иерархическим справочникам.

В строке меню окна Ведение справочников, помимо стандартных пунктов Окно, Справка и Выход, описанных в разделе 4 настоящего руководства, находятся пункты:

  • Управление – содержит команды, предназначенные для  работы с заголовками дел (добавить, изменить, удалить и т.д.), команды выделения всех заголовков в номенклатуре и снятия выделения, команду проверки уникальности индексов дел и команды экспорта/импорта данных справочника;
  • Вид – включает в себя команды настройки отображения номенклатуры дел в рабочей области окна справочника;
  • Фильтр – содержит команды установки критериев отбора подразделений и заголовков дел для отображения в рабочей области окна справочника (Текущие или Текущие и переходящие, Открытые или Открытые и закрытые и т.д.).

На панели инструментов окна находятся кнопки, дублирующие часто используемые команды:

Кнопка

Название или действие 

Показывать в окне справочника только номенклатуру дел. Дублирует команды Вид, Только номенклатура; 

Показывать в окне справочника список подразделений организации и номенклатуру дел. Дублирует команды Вид, Подразделения и номенклатура;

Добавить заголовок дела. Дублирует команды Управление, Добавить;

Редактировать выделенный заголовок дела. Дублирует команды Управление, Изменить;

Закрыть выделенные дела (закрытые дела не могут быть выбраны при формировании регистрационного номера РК и при списании документа в дело). Дублирует команды Управление, Закрыть;

Открыть выделенные дела (открытые дела могут быть выбраны при формировании регистрационного номера РК и при списании документа в дело). Дублирует команды Управление, Открыть;

Завершить работу со справочником. Дублирует команды Управление, Выход.