Реквизиты элемента-листа

В верхней части окна находится поле, в котором автоматически устанавливается название родительской вершины текущего листа. 

Все реквизиты элемента-листа разбиты на две группы и размещены на закладках Основные реквизиты и Дополнительные реквизиты. Чтобы перейти от одной закладки к другой, следует щелкнуть мышью на названии нужной закладки.

При открытии окна элемента по умолчанию активна закладка Основные реквизиты.

На закладке Основные реквизиты указываются следующие реквизиты организации:

  • Название – краткое наименование организации, под которым она будет представлена в списке элементов справочника. Заполнение этого поля является обязательным. 

    В нижней части поля Название, при необходимости, можно указать полное наименование организации;
  • Категория – наименование категории адресата. Категория адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадают документы, отправляемые в организацию, отнесенную к данной категории. 

    По умолчанию в этом поле устанавливается наименование категории, заданное в родительской вершине. Установленное значение можно отредактировать, выбрав другую категорию адресата из справочника Категории адресатов.
  • Регион – регион, в котором находится организация. Поле заполняется в тех случаях, когда для информационно-справочной работы требуется учитывать распределение корреспондентов и адресатов по регионам. Нужное значение выбирается из справочника Регионы (если данный справочник был предварительно сформирован);
  • Индекс, Город, Адрес – почтовый индекс, название города (населенного пункта) и адрес организации;

 

Замечание.  При заполнении поля Город нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других листьев справочника. Для этого введите в поле Город первые буквы названия города и нажмите клавишу Enter. Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений. Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно листа справочника. В поле Город будет установлено выбранное значение.

  • Е-mail – адрес электронной почты организации, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе;
  • Использовать для всех представителей организации – флажок устанавливается в том случае, если на адрес, указанный в поле Е-mail, должны отправляться письма, адресуемые на имя всех контактных лиц организации;
  • В формате – положением переключателя укажите, в каком формате следует отправлять в организацию документы в электронном сообщении:
  • «Старый паспорт» - будет формироваться паспорт РК старого образца - служебный файл regcard.txt;
  • «Паспорт XML» - будет формироваться паспорт РК нового образца - служебный файл passport.xml. Значение установлено по умолчанию;
  • DOCX – паспорт РК в формате xml и прикрепленные к РК файлы «упаковываются» в документ pack.docx, в котором паспорт РК имеет более удобное для пользователя представление.

Внимание.  При работе на ОС Windows 2000 отправка документов в формате DOCX невозможна.

Внимание.  При сохранении элемента система проверяет значение реквизитов «E-mail» и «В формате» на совпадение с аналогичными реквизитами других элементов справочников «Граждане» и «Список организаций». Кроме того, проверяется совпадение этих значений у самой организации и у ее представителей. Если обнаруживается еще один элемент с таким же значением E-mail, но другим форматом сообщения, появляется системное предупреждение, в котором требуется подтвердить сохранение информации

  • ЭЦП – флажок устанавливаются в том случае, если документы, отправляемые по электронной почте в адрес данной организации, требуется подписывать электронной цифровой подписью (ЭЦП);
  • Шифрование – если документы, отправляемые по электронной почте в адрес данной организации, требуется защищать шифрованием, щелкните на кнопке . Откроется окно Выбор сертификата, содержащее список сертификатов открытых ключей, лежащих в БД системы «ДЕЛО». Найдите и выделите строку, соответствующую открытому ключу текущей организации, и щелкните на кнопке Выбрать. Произойдет возврат к окну элемента, в поле Шифрование будет автоматически установлен флажок;

Внимание.  «ЭЦП и шифрование» является дополнительно закупаемой опцией и не входит в стандартный комплект поставки системы «ДЕЛО».

  • Представители – список должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты. 
  • Примечание – текст комментария.

На закладке Дополнительные реквизиты указываются следующие реквизиты организации:

  • Тип – тип организации. Поле заполняется выбором нужного значения из справочника Типы организаций (если данный справочник был предварительно сформирован);
  • Сертификат – реквизиты сертификата, выданного организации;
  • Юрид. адрес – юридический адрес организации;
  • ИНН, ОКПО, ОКОНХ – значения ИНН организации и кодов классификации организации по ОКПО и ОКОНХ;
  • Код орг-ции – четырехзначный код организации. Если на закладке Основные реквизиты для организации задан регион, а в поле Код орг-ции значение не введено, то при сохранении информации в это поле автоматически устанавливается значение, состоящее из двух первых цифр кода заданного региона и двух нулей после них. Это происходит только в том случае, если для региона в справочнике Регионы задан код. Автоматически заданное значение можно изменить вводом с клавиатуры.
  • Банковские Реквизиты – реквизиты банковских счетов организации. 


Заполнение секции «Представители»

Секция Представители содержит список должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты. Список оформлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному представителю организации. В графах таблицы содержится информация о контактных лицах (ФИО, должность, подразделение, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.). 

Секция Представители имеет собственную панель инструментов, на которой находятся следующие кнопки: 

Вид кнопки

Выполняемая команда

Добавить запись в таблицу (F2);

Удалить запись о выделенном контактном лице (Ctrl + D); при невозможности физического удаления – запись удаляется логически; если выделен логически удаленный представитель, то щелчок на кнопке восстанавливает запись о представителе; логически удаленный представитель помечается иконкой, перечеркнутой красным крестом; показ/скрытие логически удаленных представителей зависит от того, отображаются или нет логически удаленные элементы справочника Список организаций;

Вырезать представителя – запись о представителе удаляется из секции и помещается в буфер обмена;

Объединить представителя с – помещенная в буфер запись объединяется с выделенной записью.

При выполнении объединения выдается запрос на подтверждение выполнения действия:

В результате помещенная в буфер запись будет удалена, а все существовавшие в системе ссылки на нее будут автоматически переназначены на ту запись, с которой произошло объединение. Другими словами, если корреспондентом РК являлся «поглощенный» представитель организации, то после объединения корреспондентом автоматически станет представитель, с которым произошло объединение;

Переместить выбранную запись на одну позицию вверх по списку;

Переместить выбранную запись на одну позицию вниз по списку (Ctrl + Alt + ↑ или Ctrl + Alt +);

Открыть окно, содержащее сведения о выделенном в таблице представителе организации.

Развернуть – увеличивает размер секции Представители. При этом вид кнопки меняется на  (при щелчке на этой кнопке происходит сворачивание секции Представители до первоначального размера).

Чтобы внести информацию о контактном лице, щелкните кнопку . В таблице появится новая строка. Сведения о представителе организации можно вносить как непосредственно в ячейки таблицы, перемещаясь по ним с помощью клавиши Тав, так и в специальном окне. 

Чтобы открыть окно, соответствующее конкретному представителю организации, дважды щелкните мышью на его записи в таблице или установите курсор в строке этого представителя и щелкните на кнопке . Откроется окно Сведения о представителе организации. 

Внесите необходимую информацию.

В поле E-mail укажите электронный адрес представителя.

Установкой переключателя В формате укажите, в каком формате должны отправляться документы в электронных сообщениях на E-mail адрес представителя.

Флажки ЭЦП и Шифрование устанавливаются в том случае, если документы, отправляемые по электронной почте в адрес данного лица, требуется защищать электронной цифровой подписью и/или шифрованием. 

Если в поле Фамилия введено соответствующее значение, то для того, чтобы заполнить поле ФИО, дательный падеж, щелкните кнопку  справа от этого поля. В поле автоматически запишется фамилия представителя организации в дательном падеже. При необходимости установленное значение можно отредактировать вводом с клавиатуры.

Завершив ввод данных, щелкните кнопку Записать в нижней части окна. Окно закроется, сведения о контактном лице скопируются в таблицу Представители.

При необходимости сведения о том или ином представителе организации можно удалить из списка контактов. Для этого выделите в таблице запись этого лица и щелкните кнопку  на панели инструментов секции Представители. На экран будет выведен запрос на подтверждение удаления. Щелкните кнопку Да.


Заполнение секции «Банковские реквизиты»

Секция Банковские реквизиты содержит записи о реквизитах банковских счетов организации:

  • Название – название отделения банка;
  • Банк – название банка, в котором открыт счет организации;
  • Счет №, Корр. счет №, БИК – банковские реквизиты счета;
  • Город – город, в котором находится отделение банка;
  • Примечание – текст комментария.

Секция имеет собственную панель инструментов, на которой находятся кнопки  (Добавить запись) и  (Удалить запись).

Рядом с названием секции в скобках указывается номер текущей записи и общее количество записей, находящихся в данной секции (например, «2 из 3»).

Если в секции находится две и более записи, то в верхнем правом углу секции становятся активными кнопки , позволяющие последовательно переходить от одной записи к другой.

Если организация имеет 2 и более счета, то указав сведения о первом счете, щелкните на кнопке . Откроется новый набор полей, предназначенных для ввода информации о следующем банковском счете. 

При необходимости запись о счете можно удалить. Для этого установите ее в качестве текущего значения секции (т.е. перейдите к этой записи, используя кнопки ) и щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов (или нажмите одновременно клавиши Ctrl + Delete). Текущая запись будет удалена.