Элементы справочника Типы связок используются для фиксации логических связей между документами, вовлеченными в документооборот предприятия.
Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники Делопроизводства, Типы связок. Откроется соответствующее окно.
Перечень элементов, находящийся в окне справочника, представлен в виде таблицы, в графах которой указываются типы прямой и обратной связок для каждого из элементов. Для трех (или менее) элементов справочника, помимо этого, указывается категория связки.
При связывании двух документов выбор прямой связки для первого документа приводит к автоматической установке соответствующей обратной связки для второго документа.
Первоначально справочник содержит следующие элементы:
- Зарегистрирован – Проект. По умолчанию данная связка имеет категорию «Проекты» и используется для связывания документа, созданного на основе утвержденного проекта, с этим проектом. Устанавливается автоматически при регистрации документа;
- Исполнен – Во исполнение. По умолчанию эта связка имеет категорию «Исполнение» и используется для связывания проекта документа с тем инициативным документом, в соответствии с которым данный проект был создан. Связка устанавливается автоматически при создании РКПД из РК обычного документа;
- Первичный – Повторный. По умолчанию связка имеет категорию «Повторность» и используется для связывания первичного и повторного документов. Устанавливается автоматически при регистрации повторного документа.
Как правило, именно для этих связок в таблице указывается категория, к которой относится данная связка.
Окно элемента справочника разделено на несколько секций. Если для элемента не указана категория, к которой относится связка, – это секции Прямая связка и Обратная связка.
Обе секции содержат реквизиты:
- Индекс – индексы прямой и обратной связок. Эти индексы могут быть использованы при формировании регистрационного номера документов;
- Связка – типы прямой и обратной связок. Данные поля обязательны для заполнения.
Из значений, указанных в этих полях, формируется список, из которого при работе с РК и РКПД пользователь выбирает нужный ему тип связки для установки связки между документами.
Если в секции Обратная связка поле Связка останется незаполненным, то такому элементу справочника будет соответствовать запись, в которой и прямая, и обратная связки имеют одно и то же наименование;
|
|
Замечание. Рекомендуется заполнять оба поля Связка. В противном случае при редактировании такой записи будут доступны только поля раздела Прямая связка. |
- Примечание – текст комментария.
- Категория – название категории, к которой относится данная связка. Значение задается выбором из раскрывающегося списка, содержащего 3 вида категорий: «Проекты», «Исполнение» и «Повторность».
По умолчанию категории установлены для следующих связок:
- «Проекты» – для связки Зарегистрирован – Проект;
- «Исполнение» – для связки Исполнен – Во исполнение;
- «Повторность» – для связки Первичный – Повторный.
В нижней части окна отображается схема связки документов. Направление связок, установленное по умолчанию в этой схеме, можно изменить, щелкнув на кнопке Изменить.
|
|
Внимание. Категория связки может быть установлена только для трех элементов справочника. Если для трех элементов категория уже определена, то при попытке установить категорию связки для какого-либо четвертого элемента справочника, указанная категория будет переустановлена с элемента, который ее уже имеет на новый элемент. |
При переустановке категории на другой элемент справочника следует помнить, что каждая из категорий жестко закреплена за определенной парой документов: РКПД – РК, РК – РКПД и Первичный – Повторный (см. описание типов связок в начале текущего раздела). При связывании таких документов автоматически устанавливается тот тип связки, который имеет соответствующую категорию.
Таким образом, если переустановить, например, категорию «Повторность» со связки Первичный – Повторный на другой элемент справочника, то при связывании первичных и повторных документов автоматически будет использоваться та связка, которой присвоена категория «Повторность».
|
|
Внимание. Элементы Исполнен – Во исполнение и Первичный – Повторный защищены от удаления, но их можно отредактировать. |
