Добавление элемента

Порядок действий:

  1. В верхней части окна справочника выделите название подразделения, при котором создается новый кабинет.
  2. Выберите из меню Управление команду Добавить или щелкните кнопку  на панели инструментов. Откроется соответствующее окно (первоначально окно пустое). 

Окно элемента справочника содержит три закладки:

  • Списки должностных лиц. На данной закладке формируется список владельцев кабинета (закладка активна при открытии окна и содержит собственную панель инструментов);
  • Списки пользователей. Закладка содержит список пользователей, имеющих доступ к кабинету. Данный список формируется в модуле «Пользователи» и в справочнике Кабинеты доступен только для просмотра. При создании нового кабинета закладка остается пустой;
  • Доступ к папкам. На данной закладке определяется, какие папки кабинета будут открыты для поступления документов.

В поле Подразделение автоматически устанавливается название выбранного подразделения.

  1. В поле Кабинет введите с клавиатуры название кабинета. Заполнение данного поля является обязательным.
  2. Сформируйте список владельцев кабинета. Для этого, находясь на закладке Списки должностных лиц:
  • Щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов. Откроется окно выбора значений из справочника Подразделения;
  • Выберите из справочника должностных лиц – владельцев кабинета. Владельцев кабинета можно выбирать как из текущего подразделения, так и из любого другого, работающего с той же картотекой. Должностные лица остальных подразделений организации и владельцы других кабинетов не могут быть владельцами создаваемого кабинета. Сформированный список отобразится на закладке;
  • При необходимости полученный список владельцев кабинета можно отсортировать с помощью кнопок , , расположенных на панели инструментов;
  • Если какое-либо должностное лицо было занесено в список ошибочно, его можно удалить. Для этого отметьте его строку с помощью указателя  и щелкните на кнопке , расположенной на панели инструментов.
  1. Перейдите на закладку Доступ к папкам и укажите на ней, какие папки данного кабинета будут открыты для поступления документов. Для этого установите флажки, соответствующие открытым папкам. Если требуется открыть все папки сразу, щелкните на кнопке Открыть все. 

    В дальнейшем, если будет нужно закрыть какую-либо папку, снимите соответствующий флажок. Если же требуется закрыть весь кабинет щелкните на кнопке Закрыть все. В закрытые папки документы не поступают.

 

Замечание.  В последствии, если на момент закрытия в папке находились какие-либо записи, они будут обрабатываться по стандартным правилам вплоть до ухода из папки последнего документа. Таким образом, возможность закрытия папок может быть использована в период реорганизации предприятия, когда закрытие папок Поступившие и На исполнении ликвидируемого кабинета приводит к изменению направлений потока документов (вновь поступившие документы не попадают в кабинет), а оставшиеся в кабинете документы исполняются в прежнем порядке.

  1. Завершите формирование нового элемента, щелкнув на кнопке Записать, чтобы подтвердить ввод информации.