Особенности реорганизации справочника «Подразделения»

Основные затруднения, которые могут возникнуть при реорганизации данного справочника, связаны с его следующими особенностями:

вершины справочника, соответствующие подразделениям организации, могут являться картотекообразующими (для каждой вершины может быть создана своя картотека, которой будут принадлежать РК, зарегистрированные в соответствующем подразделении или направленные в это подразделение из других подразделений);
при картотекообразующем подразделении могут быть созданы кабинеты, владельцами которых являются должностные лица, задаваемые листьями справочника Подразделения.

Удаление подразделения

При удалении вершины справочника, соответствующей подразделению организации, следует учитывать следующее:

Если данное подразделение является картотекообразующим и при картотеке создан кабинет, подразделение может быть удалено только логически.
Если в состав подразделения входят должностные лица, являющиеся владельцами какого-либо кабинета, то при логическом удалении подразделения они не удаляются из списка владельцев кабинета. Из списков владельцев кабинета должностные лица могут быть удалены только в справочнике Кабинеты.

Добавление картотеки

Добавляя картотеку для какого-либо подразделения, следует учитывать, что если в картотеке вышестоящего по иерархии подразделения (родительского подразделения) существуют документы, то при создании картотеки в дочернем подразделении они будут перераспределены между этими картотеками.

В результате такого перераспределения в старой (родительской) картотеке останутся все РК, которые были там до реорганизации, а в новую картотеку будут помещены документы, которые:

пересылались в дочернее подразделение, или должностным лицам этого подразделения;
имеют поручения, автором, контролером или исполнителями которых являются должностные лица данного подразделения;
внутренним адресатом (с отметкой об отправке) является либо само подразделение, либо должностные лица, относящиеся к нему.

При добавлении картотеки следует принимать во внимание, что создание новой картотеки будет прервано, если по отношению к подразделению, которое в результате редактирования должно стать картотекообразующим, выполняется одно из следующих условий:

существует вышестоящее по иерархии картотекообразующее подразделение, при котором создан кабинет, среди владельцев которого существуют должностные лица, входящие в состав редактируемого подразделения;
при подразделении, которое в результате редактирования станет картотекообразующим, создан кабинет, среди владельцев которого существуют должностные лица, входящие в состав вышестоящего по иерархии подразделения.

В этих случаях формируется следующее сообщение:

Чтобы продолжить создание новой картотеки, откройте справочник Кабинеты, найдите кабинеты, указанные в сообщении, и удалите из списка владельцев этих кабинетов должностных лиц, перечисленных в сообщении.

Добавление картотеки:

Откройте в режиме редактирования окно вершины, соответствующей нужному подразделению.
Установите флажок Картотека.
В поле Наименование введите с клавиатуры название картотеки.
Щелкните на кнопке Записать, чтобы сохранить сделанные изменения.

Если при текущем подразделении нет кабинетов, на экране появится запрос, выполните п. 6.

Если же при данном подразделении были созданы кабинеты, то на экран будет выведено сообщение.

Ознакомившись с данной информацией, щелкните на кнопке Выход. Система выведет на экран запрос.
Нажмите Да, чтобы начать перераспределение документов в картотеках. На экране появится окно, в котором отслеживается ход процесса реорганизации.

Если в картотеке вышестоящего по иерархии подразделения находятся какие-либо документы, то в списке личных папок пользователя, проводящего реорганизацию, будет автоматически создана специальная папка Реорганизация картотеки дд/мм/ггг. В эту папку перед началом перераспределения помещаются все документы родительской картотеки, что предотвращает их потерю в случае возникновения сбоев во время реорганизации.

При большом количестве документов процесс реорганизации картотек может занять несколько часов. При необходимости, его можно прервать, щелкнув кнопку Прервать в нижней части окна. При этом в личной папке пользователя останутся все необработанные к моменту прерывания документы. То же самое происходит и при прерывании процесса в результате возможного сбоя.

Продолжить прерванное перераспределение документов можно в режиме работы с личными папками. Для этого следует выделить в списке личных папок пользователя папку Реорганизация картотеки дд/мм/гггг и нажать клавишу F9. Откроется окно, и процесс реорганизации будет продолжен.

Удаление картотеки

При удалении картотеки соблюдаются следующие правила:

Если при удаляемой картотеке был создан кабинет, он прикрепляется к картотеке подразделения, находящегося на более высоком уровне иерархии по отношению к редактируемому подразделению (к родительской картотеке). В системе всегда есть такая картотека (например, Центральная картотека предприятия, создаваемая при создании БД).
Если в удаляемой картотеке содержатся документы, происходит перенос документов в картотеку более высокого уровня иерархии.
Для всех документов, зарегистрированных в удаленной картотеке, картотека регистрации будет заменена родительской картотекой (будет считаться, что регистрация таких документов производилась в родительской картотеке).
Все записи журналов передачи документов, ранее относившиеся к удаленной картотеке, будут переведены в родительскую картотеку.
Все протоколы пересылки РК из удаленной картотеки будут переведены в родительскую картотеку.
У всех пользователей, имеющих права доступа к удаленной картотеке, эти права изымаются, включая права работы в кабинетах удаленной картотеки (хотя эти кабинеты и продолжают существовать в родительской картотеке).

Удаление картотеки:

Откройте в режиме редактирования окно вершины, соответствующей нужному подразделению.
Снимите флажок Картотека.
Выполните действия, описанные в пп. 4-6 пункта "Добавление картотеки" (см. выше).

Переименование центральной картотеки

Центральная картотека предприятия, создаваемая при создании БД, по умолчанию имеет название «Центральная картотека». При необходимости она может быть переименована.

Переименование центральной картотеки:

В окне справочника Подразделения выберите из меню Управление команду Переименовать центральную картотеку. Откроется соответствующее окно.
Отредактируйте название картотеки и щелкните на кнопке Сохранить. Окно закроется, новое название центральной картотеки будет сохранено.