Особенности реорганизации справочника «Группы документов»

Редактирование признака формирования номера

Если в системе зарегистрированы документы какой-либо группы, то установка или снятие флажка Номерообразование для этой группы может привести к возникновению двух документов с одинаковым регистрационным номером. Например, если группа документов с единой нумерацией разделена на две подгруппы, в одной из которых, в свою очередь, задана самостоятельная нумерация, может возникнуть следующая ситуация:

  • документы первой подгруппы, формирование номеров которой определяется родительской группой, имеют текущий порядковый номер 200;
  • документы второй подгруппы с собственной нумерацией документов имеют текущий порядковый номер 500 (больше, чем у первой подгруппы).

Если для второй подгруппы в результате редактирования признак формирования номера будет снят, то очередной порядковый номер при регистрации документа в данной подгруппе будет определяться родительской группой, т. е. системой будет предложен номер 201. А такой номер для второй подгруппы уже есть.

Система позволяет редактировать признак формирования номера, но предварительно делает запрос:

Прежде чем подтвердить изменение признака номерообразование, убедитесь, что его переустановка не приведет к конфликтным ситуациям.

Внимание.  Рекомендации по изменению признака номерообразования относятся только к группам документов, шаблон регистрационного номера которых включает в себя элемент {2} – порядковый номер.


Редактирование шаблона регистрационного номера документов

Внимание.  Менять шаблон регистрационного номера не рекомендуется.

Если Вы решили изменить шаблон регистрационного номера документов, следует учитывать, что при этом старые документы сохранят свой регистрационный номер, а вновь регистрируемые документы будут иметь новый шаблон.


Редактирование начального порядкового номера регистрации

Если шаблон регистрационного номера группы документов включает в себя элемент {2} – порядковый номер, то при необходимости можно изменить начальный порядковый номер регистрации для этой группы документов, даже если в системе есть зарегистрированные документы этой группы. На экран будет выведен запрос.

При щелчке на кнопке Да начальный порядковый номер будет изменен и если система хранит ранее высвобожденные порядковые номера (например, в результате удаления РК), то они в формировании номеров участия принимать не будут (при регистрации нового документа системой будет предложен установленный номер).

Если вы щелкнете на кнопке Нет, порядковый номер будет изменен, но ранее высвобожденные номера, будут использоваться при формировании номеров. При этом в процессе регистрации нового документа системой может быть предложен номер, меньший, чем установленный в окне Счетчик номерообразования.

При изменении счетчика номеров в меньшую сторону, проводится проверка на наличие в БД зарегистрированных документов, регистрационные номера которых находятся в диапазоне между текущим и устанавливаемым порядковыми номерами. Если такие документы есть, открывается окно с указанием причин отказа в изменении номеров и счетчик номеров сохраняется в прежнем состоянии.