Настройка справочников «СЭВ»

К группе «Справочники «СЭВ»» относятся следующие справочники:

  • Участники СЭВ;
  • Правила СЭВ;
  • Каналы передачи сообщений.

Ниже, в соответствующих подпунктах, настройка этих справочников описана более подробно.

Справочник «Участники СЭВ»

Данный линейный справочник содержит перечень организаций – участников «СЭВ». 

Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники СЭВ, Участники СЭВ. Откроется соответствующее окно.

Каждая организация-участник «СЭВ» должна зарегистрировать в данном справочнике всех других участников «СЭВ».

Добавление, редактирование, сортировка и удаление (восстановление) элементов справочника выполняется по правилам, изложенным в разделе «Общие правила ведения справочников» настоящего руководства.

Элементы справочника Участники «СЭВ»  имеют следующие реквизиты:

  • Организация – наименование организации – участника «СЭВ». Выбирается из справочника Список организаций. У выбранной организации обязательно должен быть задан индекс «СЭВ»;
  • Примечания – текст комментария;
  • Канал передачи сообщений – канал связи с участником «СЭВ». Выбирается из перечня элементов справочника Каналы передачи сообщений. В настоящей версии подсистемы это только «E-MAIL»;
  • Адрес– электронный адрес участника «СЭВ»;
  • Используемые правила – правила взаимодействия с данным участником «СЭВ». Выбираются из справочника Правила СЭВ, возможен выбор нескольких значений.

 

Внимание.  Все поля, кроме поля Примечание, являются обязательными для заполнения.

Справочник «Правила СЭВ»

Данный линейный справочник содержит перечень правил взаимодействия между участниками «СЭВ».

Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники СЭВ, Правила СЭВ. Откроется окно справочника 

Добавление, редактирование, сортировка и удаление (восстановление) элементов справочника выполняется по правилам, изложенным в разделе «Общие правила ведения справочников» настоящего руководства.

Элементы справочника Правила «СЭВ» имеют следующие реквизиты:

  • Наименование – наименование правила, вводится с клавиатуры;
  • Примечание – текст комментария;
  • Вид правила – вид операции, к которой относится правило (отправка документа, прием доклада, и т.п.);
  • Группа документов – группа документов, к которой данное правило относится. Выбирается из справочника «Группы документов» (возможен множественный выбор). Для правил отправки это группа документов отправляемого документа, а для приема – группа документов, в которой создается новая РК. Для правил «Отправка документа» и «Отправка докладов» из справочника «Группы документов» можно выбрать как лист, так и вершину справочника. Для правила «Прием документа», можно выбрать только лист справочника.

 

Замечание.  Поля Наименование, Примечание, Группа документов являются обязательными для заполнения.

  • Параметры обработки – набор параметров отправки и приема информации. Набор параметров различается в зависимости от правила, выбранного в поле Вид правила. 

Рассмотрим параметров отдельно для разных видов правил.

Параметры отправки документа

Эти параметры  определяют, какая информация о документе подлежит отправке по «СЭВ» корреспондентом. Кроме этого параметры формируют подписку корреспондента на уведомления и доклады от адресата. 

Секция «Реквизиты РК»

  • Связки РК – установленный флажок обеспечивает отправку информации о связках РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает отправку информации обо всех связках;
    • С типом – обеспечивает отправку информации о связках определенного типа, выбранного в поле, расположенном справа от переключателя (при данном положении переключателя выбор типа связки обязателен). Значения выбираются из справочника Типы связок, возможен множественный выбор;
  • Гриф доступа – установленный флажок обеспечивает отправку информации о грифе доступа РК;
  • Рубрики – установленный флажок обеспечивает отправку информации рубриках РК;
  • Адрес субъекта документа – установленный флажок обеспечивает отправку информации об адресе фигуранта документа. 
  • Регион субъекта документа - установленный флажок обеспечивает отправку информации о регионе фигуранта документа. Флажок активен только при установленном флажке Адрес субъекта документа;
  • Визы – установленный флажок обеспечивает отправку информации о визировании документа;
  • Адресаты – установленный флажок обеспечивает отправку информации об адресатах РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает отправку информации обо всех адресатах РК;
    • Адресаты сообщений – обеспечивает отправку информации только о тех адресатах, которые являются адресатами сообщения «СЭВ»;
  • Доп. Реквизиты - установленный флажок обеспечивает отправку информации о значениях доп. реквизитов РК;


Флажок, относящийся к секциям «Отправлять файлы РК» и «Отправлять поручения РК»

  • Только доступные пользователю файлы и поручения - установленный флажок обеспечивает ограничение отправки информации о файлах и поручениях только теми из них, которые доступны для просмотра пользователю, инициирующему сообщение «СЭВ»;


Секция «Отправлять файлы РК»

  • Файлы – установленный флажок обеспечивает отправку файлов РК. Можно ограничить отправку файлов следующими условиями (если условия не заданы, отправляются все файлы с учетом значения флажка Только доступные пользователю файлы и поручения):
    • С расширением – перечень расширений файлов, которые могут быть включены в сообщение;
    • Гриф доступа – перечень грифов доступа файлов, которые могут быть включены в сообщение;
    • Мах размер - максимальная величина файлов, которые могут быть включены в сообщение; Может быть задано любое положительное целое число, определяющее размер файла в Мегабайтах;


Секция «Отправлять поручения РК»

  • Пункты – установленный флажок обеспечивает отправку пунктов РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Весь документ – обеспечивает отправку всех пунктов РК;
    • Выписку – обеспечивает отправку только тех пунктов РК, среди фигурантов которых есть адресаты сообщения (организация - участник «СЭВ» или ее представители);
  • Резолюции – установленный флажок обеспечивает отправку резолюций РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает отправку всех резолюций РК, за исключением конфиденциальных резолюций, не входящих в множество «своих» резолюций адресата. При этом в сообщение включаются «родительские» пункты отправляемых резолюций, вне зависимости от значения параметра Пункты;

 

Замечание.  «Своими» для адресата считаются резолюции среди фигурантов которых есть адресаты сообщения (организация - участник «СЭВ» или ее представители).

    • «Свои» + родительские - обеспечивает отправку «своих» резолюций адресата. При этом для каждой такой «своей» резолюции в сообщение включаются все ее не конфиденциальные родительские поручения, включая пункты;
    • Только свои - обеспечивает отправку только «своих» резолюций адресата;
  • Категория поручения – установленный флажок обеспечивает отправку информации о категории отправляемых поручений;
  • Контролер поручения – установленный флажок обеспечивает отправку информации о контролерах отправляемых поручений;
  • Примечание - установленный флажок обеспечивает отправку информации о примечаниях отправляемых поручений;


Секция «Подписка на уведомления и доклады»

  • Уведомление о приеме – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом уведомления об успешной доставке отправленного им сообщения до подсистемы «СЭВ» адресата; 
  • Доклад о регистрации – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о результате попытки автоматической регистрации его инициативной РК в системе «ДЕЛО» адресата;
  • Доклад о направлениях документа – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о фактах пересылки инициативной РК внутри системы «ДЕЛО» адресата (то есть о появлении новых записей в Журнале пересылки РК);
  • Доклад о работе с документом (ввод резолюций) – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о фактах ввода резолюций (кроме конфиденциальных) в инициативную РК в системе «ДЕЛО» адресата;
  • Доклад об исполнении поручения – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о фактах ввода отчетов об исполнении присланных поручений в инициативную РК в системе «ДЕЛО» адресата;
  • Доклад об отправке документа – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о фактах любого вида отправки инициативной РК из системы «ДЕЛО» адресата каким-либо внешним адресатам;
  • Доклад об отправке документа – ответа – установленный флажок обеспечивает получение корреспондентом доклада о создании в системе «ДЕЛО» адресата исходящего документа, связанного с инициативной РК. У этого связанного исходящего документа в разделе Адресаты должен быть указан корреспондент и проставлена дата отправки (любым способом, не обязательно «СЭВ»);
  • Доклады направлять в течении … суток – количество суток, в течении которого корреспонденту должны присылаться доклады об обработке инициативной РК адресатом. Задать можно любое целое число от 1 до 999. По умолчанию значение параметра «30».


Параметры приема доклада

Эти параметры  определяют порядок обработки пришедших от адресата уведомлений и докладов. 

  • Рег. № в «Адресат» - установленный флажок обеспечивает автоматический ввод полученной из доклада информации о регистрации инициативной РК адресатом в соответствующие поля инициативной РК в системе «ДЕЛО» корреспондента. При неустановленном флажке эта информация может быть просмотрена только в прикрепленном к РК докладе.
  • Отчет об исполнении в «Поручение» - установленный флажок обеспечивает автоматический ввод полученной из доклада информации об отчете исполнителя поручения в соответствующие поля поручения инициативной РК в системе «ДЕЛО» корреспондента. Иными словами, в РК автоматически создается отчет внешнего исполнителя поручения.
  • Организации создавать – вершина справочника «Список организаций», в которую должны автоматически добавляться новые организации. Если значение не задано, новые организации будут добавляться в корневую вершину справочника. Флажок активен только при установленном флажке Отчет об исполнении в «Поручение».
  • Адрес субъекта документа – установленный флажок обеспечивает автоматический ввод информации об адресе участника «СЭВ», приславшего доклад, в справочник «Список организаций» в системе «ДЕЛО» корреспондента. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Всегда – обеспечивает замещение всех реквизитов адреса в справочнике поступившими из доклада реквизитами (имеющими не «пустое» значение);
    • Если пуст - обеспечивает заполнение не заданных (пустых) реквизитов адреса в справочнике поступившими из доклада реквизитами; 
  • Регион субъекта документа – установленный флажок обеспечивает автоматический ввод информации о регионе участника «СЭВ», приславшего доклад, в справочник «Список организаций» в системе «ДЕЛО» корреспондента. Флажок активен только при установленном флажке Адрес субъекта документа. Ввод информации осуществляется по правилам, определяемым положением переключателя Всегда / Если пуст.


Параметры приема документа

Эти параметры  определяют правила регистрации инициативной РК, полученной по «СЭВ», а также, какая информация из этой РК, должна быть использована при регистрации в системе «ДЕЛО» адресата. 

  • Для групп документов – группы документов, разрешенных для автоматической регистрации из «СЭВ» в текущей системе «ДЕЛО». Названия групп документов вводятся вручную в окне , открываемом при щелчке на кнопке, расположенной справа от поля. Названия должны быть согласованы между участниками «СЭВ»;
  • Картотека автомата – картотека, от имени которой должна выполняться автоматическая регистрация; 
  • Кабинет автомата – кабинет, от имени которого должна выполняться автоматическая регистрация;
  • Корр. РК сформировать – правило формирования данных о корреспонденте в регистрируемой РК - от Автора документа или Корреспондента сообщения;
  • Организации создавать – вершина справочника «Список организаций», в которую должны автоматически добавляться новые организации. Если значение не задано, новые организации будут добавляться в корневую вершину справочника;


Секция «Принимать реквизиты РК»

  • Связки РК – установленный флажок обеспечивает прием информации о связках РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает прием информации обо всех связках;
    • С типом – обеспечивает прием информации о связках определенного типа, выбранного в поле, расположенном справа от переключателя (при данном положении переключателя выбор типа связки обязателен). Значения выбираются из справочника Типы связок, возможен множественный выбор;
  • Гриф доступа – установленный флажок обеспечивает прием информации о грифе доступа РК;
  • Рубрики – установленный флажок обеспечивает прием информации рубриках РК;
  • Адрес субъекта документа – установленный флажок обеспечивает автоматический ввод информации об адресе в справочник «Список организаций» в системе «ДЕЛО» адресата. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Всегда – обеспечивает замещение всех реквизитов адреса в справочнике поступившими из РК реквизитами (имеющими не «пустое» значение);
    • Если пуст - обеспечивает заполнение не заданных (пустых) реквизитов адреса в справочнике поступившими из РК реквизитами; 
  • Регион субъекта документа – установленный флажок обеспечивает автоматический ввод информации о регионе в справочник «Список организаций» в системе «ДЕЛО» адресата. Флажок активен только при установленном флажке Адрес субъекта документа. Ввод информации осуществляется по правилам, определяемым положением переключателя Всегда / Если пуст.
  • Доп. Реквизиты - установленный флажок обеспечивает использование информации о значениях доп. реквизитов РК при регистрации;


Секция «Принимать файлы РК»

  • Файлы – установленный флажок обеспечивает прием файлов РК. Можно ограничить прием файлов следующими условиями:
    • С расширением – перечень расширений файлов, которые должны приниматься при регистрации;
    • Мах размер - максимальная величина файлов, которые могут быть приняты; Может быть задано любое положительное целое число, определяющее размер файла в Мегабайтах;


Секция «Принимать поручения РК»

  • Поручения – установленный флажок обеспечивает прием поручений РК. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает прием всех поручений РК;
    • Только свои - обеспечивает прием только «своих» поручений адресата;

 

Замечание.  «Своими» для адресата считаются поручения среди фигурантов которых есть этот адресат (организация - участник «СЭВ» или ее представители).

  • Категория поручения – установленный флажок обеспечивает использование информации о категории поручения при его создании у регистрируемой РК;
  • Примечание - установленный флажок обеспечивает использование информации о примечании поручения при его создании у регистрируемой РК;


Параметры отправки доклада

Эти параметры  определяют объем информации уведомлений и докладов о работе с присланным документом, который адресат готов отправлять корреспонденту инициативной РК.

Секция «Отправлять уведомления и доклады»

  • Уведомление о приеме – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата уведомления корреспонденту о получении его сообщения; 
  • Доклад о регистрации – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о результате попытки автоматической регистрации его инициативной РК в системе «ДЕЛО» адресата;
  • Доклад о направлениях документа – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о фактах пересылки инициативной РК внутри системы «ДЕЛО» адресата (то есть о появлении новых записей в Журнале пересылки РК). При установке флажка активизируется переключатель:
    • Всех – обеспечивает отправку доклада обо всех пересылках РК;
    • Первого - отправку доклада о первой пересылке РК;
  • Доклад о работе с документом (ввод резолюций) – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о фактах ввода резолюций в РК в системе «ДЕЛО» адресата;
    • Все – обеспечивает отправку докладов обо всех резолюциях, введенных в РК;
    • Первые - обеспечивает отправку докладов о вводе резолюций первого уровня + резолюций непосредственно подчиненных присланным поручениям; 
    • Последние - обеспечивает отправку докладов о вводе в РК всех резолюций последнего уровня не зависимо от их подчиненности;


Перечень реквизитов резолюций, отправляемых в докладе:

  • Текст резолюции – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о тексте резолюции;
  • Категория резолюции – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о категории резолюции;
  • Примечание – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о примечании резолюции;
  • Контрольность резолюции – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о контрольности резолюции;
  • План. дата – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о плановой дате резолюции;
  • Контролер поручения – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о контролере резолюции;
  • Ход исполнения – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о ходе исполнения резолюции;
  • Дата снятия с контроля – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о дате снятия резолюции с контроля; 
  • Состояние исполнения – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации о состоянии исполнения резолюции;
  • Основание для снятия с контроля – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации об основании для снятия резолюции с контроля;
  • Исполнители резолюции – установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации об исполнителях резолюции. При установке флажка активизируется переключатель:
    • Все – обеспечивает информацию обо всех исполнителях;
    • Ответственные - обеспечивает информацию только об ответственных исполнителях; 
  • Отчеты исполнителей - установленный флажок обеспечивает наличие в составе доклада информации об отчетах исполнителей поручений. В настоящей версии системы параметр не обрабатывается;
  • Доклад об исполнении поручения – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о фактах ввода в РК отчетов об исполнении присланных поручений;
  • Доклад об отправке документов – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о фактах любого вида отправки РК из системы «ДЕЛО» адресата каким-либо внешним получателям;
  • Доклад об отправке документа – ответа – установленный флажок обеспечивает отправку из «СЭВ» адресата доклада корреспонденту о создании в системе «ДЕЛО» адресата исходящего документа, связанного с инициативной РК. У этого связанного исходящего документа в разделе Адресаты должен быть указан корреспондент и проставлена дата отправки (любым способом, не обязательно «СЭВ»);
  • Адрес субъекта документа – установленный флажок обеспечивает ввод в доклад информации об адресе фигуранта документа; 
  • Регион субъекта документа – установленный флажок обеспечивает ввод в доклад информации о регионе фигуранта документа. Флажок активен только при установленном флажке Адрес субъекта документа; 
  • Доклады направлять в течении … суток – количество суток, в течении которого из «СЭВ» адресата должны отправляться доклады корреспонденту. Задать можно любое целое число от 1 до 999. По умолчанию значение параметра «30».


Справочник «Каналы передачи сообщений»

Данный линейный справочник содержит перечень каналов передачи сообщений «СЭВ».

Чтобы перейти к работе с данным справочником, в окне Ведение справочников выберите из меню Справочники команды Справочники СЭВ, Каналы передачи сообщений. Откроется окно справочника.

Добавление, редактирование, сортировка и удаление (восстановление) элементов справочника выполняется по правилам, изложенным в разделе «Общие правила ведения справочников» настоящего руководства.

Элементы справочника Каналы передачи сообщений  имеют следующие реквизиты:

  • Наименование – наименование канала передачи сообщений «СЭВ»;
  • Примечания – текст комментария;
  • Тип канала – тип канала передачи сообщений «СЭВ». В настоящей версии подсистемы это только «E-MAIL»;


Секция «Исходящая почта» - настройка канала отправки сообщений

  • E-mail отправителя – электронный адрес, с которого будут отправляться сообщения «СЭВ»;
  • SMTP сервер – адрес SMTP сервера;
  • SMTP порт;
  • Метод аутентификации – выбирается из списка;
  • SMTP логин (если аутентификация не требуется, поле неактивно);
  • SMTP пароль (если аутентификация не требуется, поле неактивно);
  • Задержка, мин. – интервал, через который сообщения, накопившиеся в папке входящих сообщений, будут отправляться по каналу «СЭВ»;


Секция «Входящая почта» - настройка канала получения сообщений

  • POP3 сервер – адрес POP3 сервера;
  • POP3;
  • POP3 логин;
  • POP3 пароль.

 

Внимание.  Все поля, кроме поля Примечание, являются обязательными для заполнения.