Общая схема функционирования «СЭВ»

Организации, образовавшие между собой систему обмена информацией «СЭВ», называются «Участники «СЭВ»». «СЭВ» позволяет организации - корреспонденту, отправившей документ из своей системы «ДЕЛО», получать от организации адресата сообщения-доклады о текущих этапах обработки этого документа в системе «ДЕЛО» адресата. Доклады посылаются из системы «ДЕЛО» адресата автоматически. В системе «ДЕЛО» корреспондента полученные доклады автоматически прикрепляются к РК документа, к которому относится доклад. Корреспондент может просматривать эти доклады, открывая их из РК.

Корреспондент имеет возможность определить перечень событий обработки документа, о которых он хочет получать доклады. Адресат, в свою очередь, может так же определить перечень событий обработки, о которых он не хочет сообщать корреспонденту. В результате корреспондент будет получать доклады о событиях, информация о которых была им заказана, и при этом не запрещена адресатом. Перечень заказываемых / запрещаемых событий определяется отдельно для каждой группы документов.

Замечание. Каждый участник «СЭВ» может одновременно выступать в роли как корреспондента, так и адресата. Чтобы избежать путаницы в понятиях, мы жестко закрепим название «корреспондент» за участником «СЭВ», пославшим инициативную РК, и получающим доклады о событиях ее обработки. Соответственно, название «адресат» мы жестко закрепим за участником «СЭВ», получившим инициативную РК и отправляющим доклады о ее обработке.

Внимание. В настоящей версии подсистемы «СЭВ» корреспондентом является головная организация, а адресатами – подведомственные организации.

Обмен информацией между участниками «СЭВ» осуществляется по каналам «СЭВ». В настоящей версии подсистемы это каналы e-mail, но пользователи «СЭВ» не используют непосредственно интерфейс электронной почты. Работа с сообщениями «СЭВ» осуществляется исключительно с помощью интерфейса системы «ДЕЛО».

Общая схема функционирования «СЭВ»

Корреспондент по каналам «СЭВ» отправляет адресату инициативную РК документа. Данные РК содержатся в ее паспорте.
У адресата инициативная РК попадает в папку входящих документов «СЭВ».
«СЭВ» адресата забирает сообщение из папки входящих документов «СЭВ» и пытается его автоматически зарегистрировать.
Если документ не корректен (например, значения ключевых реквизитов в паспорте РК документа не совпадают со значениями справочников системы «ДЕЛО» адресата), он перемещается в папку для ручной регистрации документов. Такой документ исключается из дальнейшей обработки подсистемой «СЭВ». Из папки для ручной регистрации пользователи могут регистрировать документы вручную.
Если документ корректен, он автоматически регистрируется в системе «ДЕЛО» адресата, удаляясь при этом из папки входящих документов «СЭВ».
Автоматически зарегистрированный документ обрабатывается в системе «ДЕЛО» адресата.
О событиях обработки документа адресатом корреспонденту автоматически отправляются доклады по каналам «СЭВ». Доклады отправляются только о тех событиях, информацию по которым корреспондент заказал в своих настройках, а адресат не запретил в своих настройках.
Доклады, автоматически отправляемые адресатом, у корреспондента попадают в папку входящих докладов «СЭВ».
«СЭВ» корреспондента забирает доклады из папки входящих докладов и пытается автоматически прикрепить их в системе «ДЕЛО» к соответвующей им РК.
Если доклад некорректен (например, не определяется его соответствие ни одной РК в системе «ДЕЛО» корреспондента), то он перемещается в папку для ручной регистрации докладов. Такой доклад исключается из дальнейшей обработки подсистемой «СЭВ». Войдя в эту папку из файловой системы (без использования системы «ДЕЛО») можно просмотреть содержащиеся в ней доклады.
Если доклад корректен, то он автоматически прикрепляется к соответсвующей инициативной РК в системе «ДЕЛО» корреспондента. Доклад пррикрепляется в разделе «Адресаты» РК к записи адресата, от которого он пришел. Если адресат значится еще и внешним исполнителем поручения РК, доклад прикрепляется еще и к записи этого исполнителя в разделе «Поручение». Корреспондент может открыть доклад для просмотра из РК документа.

Приведем частный случай передачи информации через доклад. Адресат в своей системе «ДЕЛО» вводит в РК отчет исполнителя. При получении доклада об этом событии в системе «ДЕЛО» корреспондента в соответствующую инициативную РК этот отчет будет введен автоматически в виде отчета исполнителя поручения. Это возможно при соответствующих настройках приема доклада в «СЭВ» корреспондента.